S2E : comment l’adoption de Sciforma renforce le rôle de chef d’orchestre du PMO
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S2E (Services Epargne Entreprise) est la première plateforme française de services de tenue de compte d’épargne salariale. L’entreprise opère par délégation pour le compte de grands teneurs de comptes (banques et assurances) dans le traitement et la gestion administrative de tous les produits d’épargne salariale pour le compte de 70 000 entreprises de toutes tailles et de tous profils, et près de 3 millions de salariés.

Secteur : Services financiers
Fondée : 2006
Siège : Nantes
Chiffre d’affaires : 53,7 millions d'euros
Employés : 350
Site Internet : www.s2e-services-epargne-entreprise.com

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Le processus d’implémentation s’est globalement révélé simple. Nous avons surtout été impressionnés par la facilité et la rapidité avec laquelle l’expert Sciforma effectuait les personnalisations requises, ce qui illustre bien la flexibilité de la solution

Pascal Lenois
Responsable Pilotage du Portefeuille de Projets
LE CONTEXTE

Fin 2018, S2E a identifié des besoins accrus pour une gestion plus fine de son portefeuille de projets. La décision a été prise de chercher une solution d’outillage permettant de répondre à ces besoins. L’équipe de Pilotage du Portefeuille de Projets (à savoir le PMO) de S2E a entrepris de restructurer ses méthodes de travail autour du logiciel de gestion de portefeuilles de projets Sciforma, en commençant par déployer le nouveau système sur le périmètre de la DSI, cœur et moteur de l’activité projets.

ATTENTES ET OBJECTIFS DE S2E
Harmoniser la gestion de projets très divers

Dotée d’un budget annuel de 8 millions d’euros et de plus de 130 collaborateurs, sans compter de nombreux intervenants externes, la DSI de S2E mène des projets de natures très variées. Certains sont pilotés directement par les équipes de la DSI, tandis que des projets plus transverses font intervenir plusieurs gouvernances distinctes. Certains projets portent sur l’amélioration et l’évolution de processus internes, d’autres visent à développer ou renforcer les services et interfaces mis à destination des entreprises et salariés que sert S2E.

S2E s’est mis à la recherche d’un système de suivi permettant la cohérence requise pour gérer efficacement un tel camaïeu de projets. Trois outils étaient utilisés pour la mesure des temps passés sur chaque projet, la gestion budgétaire et d’autres types d’opérations. Tout ceci devant être consolidé manuellement, et ne permettant pas l’application d’une méthodologie commune de gestion et de suivi du travail lié aux projets. S2E avait donc besoin d’un référentiel unique pour harmoniser les méthodes de gestion, de formalisation et de restitution des projets afin de mieux les maîtriser.

 

Favoriser le partage et la consolidation de données fiables

Le suivi du reste à faire sur les projets, qui devait être décrémenté manuellement sous Excel équipe par équipe, s’avérait particulièrement complexe et chronophage pour les chefs de projets. En conséquence de quoi la consolidation d’un rapport synthétique de l’avancement de l’ensemble des projets prenait une vingtaine de jours à effectuer, et les données étaient déjà périmées au moment de leur restitution.

Se doter d’un système unifié devait aussi permettre à l’entreprise d’améliorer la coordination et la collaboration entre les chefs de projets et les responsables de ressources, et d’obtenir une visibilité consolidée de la capacité à faire des équipes.

Par ailleurs, l’entreprise souhaitait établir un lien plus direct entre la gestion des projets et le contrôle de gestion afin de combler les écarts entre la vision opérationnelle de ce qui est consommé, et la vision budgétaire de ce qui est facturé.

Accompagner la montée en puissance du PMO

Auparavant rattachée à la DSI, la structure PMO de S2E a migré dans le giron de la Direction des relations clients & transformations (qui accompagne directement les teneurs de compte) afin de bénéficier d’une vision plus globale de l’activité de l’entreprise et d’être mieux en mesure de jouer un rôle moteur dans sa transformation.

Pour franchir ce cap et donner une portée plus centrale, plus stratégique à son action, le PMO devait notamment affiner ses capacités de pilotage du portefeuille de projets (constitution, validation, suivi et restitution, évolutions, arbitrages…). Il lui fallait un référentiel évolutif, automatiquement mis à jour en temps réel, fournissant les données fraîches et fiables requises pour intervenir aussi en amont que possible, pour anticiper plutôt que de constater, et pour réagir rapidement en cas de changement ou de risque de dérive sur un projet. Enfin, le PMO souhaitait pouvoir s’appuyer sur une plateforme collaborative afin de mieux assurer son indispensable rôle de liant entre les différentes équipes et parties prenantes.

 

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LA SOLUTION SCIFORMA
Fonctionnalités clés

Sciforma a été choisi après une consultation des offres du marché et la validation de l’ensemble des parties prenantes. Le choix s’est basé sur la facilité d’utilisation et l’ergonomie de l’interface de la solution. S2E a mis l’outil en service à l’échelle de la DSI au 1er janvier 2021, après une phase pilote d’un mois et demi impliquant une vingtaine d’utilisateurs.

- Gestion et suivi de projets,

- Gestion des ressources et de la capacité,

- Gestion budgétaire,

- Gestion de portefeuilles/programmes

Accompagnement

L’implémentation de Sciforma a été réalisée de manière itérative avec l’intervention d’un expert Sciforma, qui a accompagné l’entreprise sur toutes les phases du déploiement et de la consolidation :

  • Formation à la gestion de projet sous Sciforma
  • Analyse des besoins et du contexte sous forme de cas d’usage
  • Propositions de solutions exploitant au maximum les possibilités de la solution standard et ajustements personnalisés
  • Accompagnement des utilisateurs en renfort du PMO
Partis pris techniques

S2E a adopté Sciforma 7.1 en SaaS, et, suivant les recommandations et la philosophie de l’éditeur de logiciels, a choisi de rester aussi proche que possible de la version standard du produit.

Notre expérience nous a appris que personnaliser à outrance un système le rend plus difficile à maintenir. Nous retrouvions dans le standard de Sciforma l’essentiel des fonctionnalités clés de gestion de projets que nous utilisons. Avec quelques légers ajustements et personnalisations, le logiciel s’est parfaitement aligné avec nos besoins et nos méthodes.

Pascal Lenois
Responsable Pilotage du Portefeuille de Projets
LES BÉNÉFICES POUR S2E
Une cohérence accrue dans la gestion et le suivi des projets

Les premiers pas de S2E avec Sciforma laissent déjà entrevoir des améliorations perceptibles. À présent que l’empilement de fichiers Excel, d’applications et de tableaux de suivi qu’utilisait l’entreprise est centralisé en un seul outil, la planification et le suivi se voient grandement améliorés. En particulier, les templates (ou modèles) de projets, qui proposent automatiquement un certain nombre de livrables prédéfinis, aident les chefs de projets à prendre en main, à suivre, à formaliser et à restituer leurs projets. Le référentiel unique, gage de traçabilité et de cohérence, améliore également le phasage des projets en aidant chacun à s’y retrouver et en permettant de s’assurer que les engagements pour le passage de chaque étape sont bien respectés.

Des gains et améliorations à tous les niveaux

L’outil Sciforma, qui permet désormais à S2E de travailler à plusieurs sur un même projet, a également permis de fluidifier et de renforcer la collaboration entre gestionnaires de ressources et chefs de projets, et d’améliorer les affectations de ressources. La capacité pour le chef de projets de faire une demande de ressources génériques, qui sont ensuite converties en ressources nominatives par le responsable d’équipe concerné, permet à ces deux acteurs complémentaires de travailler efficacement en tandem sur la base d’une vision claire de la capacité à faire.

Le suivi des transactions, et notamment des forfaits des prestataires externes, peut maintenant être centralisé dans Sciforma et uniformisé de manière à avoir une vision d’ensemble des montants prévus, engagés, et réels. Le contrôle de gestion, qui va pouvoir suivre de manière plus fine les allocations budgétaires et les coûts projet par projet, va ainsi gagner en visibilité sur les engagements budgétaires.

Un PMO à même de jouer pleinement son rôle pivot

Pour le PMO, le déploiement de l’outil est l’occasion de restructurer l’ensemble de la méthodologie. Sur la base d’une analyse des besoins des utilisateurs, il a défini un certain nombre de bonnes pratiques et de formats types pour faciliter la gestion et le suivi. Il a pu les formaliser par le biais du paramétrage de Sciforma et des templates, et, par ailleurs, il rédige et met à disposition de tous des modes opératoires contextualisés pour expliquer et pérenniser ces pratiques, et il contrôle leur bonne application. Par exemple, la mise en service de Sciforma offre l’opportunité idéale pour rappeler aux utilisateurs l’importance de procéder à l’ajustement et à la mise à jour du reste à faire - désormais grandement facilités par l’outil.

De manière générale, le PMO de S2E accompagne les utilisateurs pour les aider à s’approprier l’outil et les nouvelles procédures, et leur rappeler le rôle central qu’ils jouent, au travers de leurs actions de suivi, pour la qualité des données et la santé du portefeuille de projets. L’objectif est de mettre en place une véritable communauté autour de l’outil et de renforcer les interactions et les synergies entre les diverses parties prenantes de l’activité projets.

Enfin, une visibilité accrue sur un ensemble cohérent de données fiables renforce la capacité du PMO à suivre le portefeuille et à s’assurer de sa santé (notamment de la capacité des projets à respecter les délais, le budget et le périmètre prescrits). Il est désormais en mesure d’identifier les projets présentant des indicateurs dégradés, des difficultés ou des risques et de mener des analyses plus approfondies, de les restituer au comité exécutif, et de fournir des recommandations qui aideront à piloter l’activité de l’entreprise.

Prochaines étapes

Développer les indicateurs : Le PMO de S2E compte enrichir son corpus méthodologique en identifiant les indicateurs les plus pertinents pour suivre la qualité des projets.

S’appuyer sur des simulations : L’entreprise souhaite pouvoir ajuster facilement le périmètre de son portefeuille en cours de route pour y intégrer de nouveaux projets et éventuellement proposer des solutions d’arbitrages. Pour ce faire, elle va tirer parti des capacités de l’outil pour simuler, présenter et réaliser différents scénarios.

Intégrer l’agilité : S2E accroît la part de projets gérés en mode agile. L’entreprise souhaite accompagner et suivre de tels projets au sein du portefeuille et de Sciforma.

Impulser une dynamique d’amélioration continue : Le PMO a vocation à émettre des propositions visant à améliorer progressivement le système à mesure que les nouvelles bonnes pratiques deviendront des acquis et seront institutionnalisées.