Tremplin vers une culture commune de la gestion de projets

Il y a près de 10 ans déjà que Retraites Populaires, le spécialiste vaudois de l’assurance vie et de la prévoyance professionnelle, a adopté la solution de gestion de projets centralisée de Sciforma. Objectif premier : installer et ancrer une véritable culture de la gestion de projets dans toute l’entreprise.

Antoine Pouget, consultant en intégration ayant accompagné Retraites Populaires dans le déploiement de Sciforma, explique : « La mise en place d’un outil de gestion centralisée visait avant tout à uniformiser les bonnes pratiques et à conceptualiser la méthodologie commune de gestion de projets. Cela était important pour Retraites Populaires, où la population des chefs de projets est assez hétérogène. Certains sont des professionnels aguerris, mais pour d’autres, qui proviennent d’univers différents, les enjeux et méthodes de gestion de projets sont moins évidents. L’adoption d’une solution centralisée, commune à tous, a permis de mettre à plat les problématiques de gestion de projets dans l’organisation pour cadrer les pratiques et le langage communs ».

Nolwen Favé, PMO chez Retraites Populaires, renchérit : « L’enjeu était aussi d’automatiser pour limiter les risques et les dérives. Effectuer manuellement les tâches liées au suivi de projets et au reporting est non seulement très chronophage, mais comporte aussi une part de risque dans la mesure où il n’y a pas de garde-fous », poursuit la PMO. « Nous avons donc fait de Sciforma le passage obligé pour tout ce qui touche à la gestion de projets. Pour être retenue et obtenir un budget, une opportunité doit avant tout être saisie dans Sciforma et évaluée ; il en va de même lorsqu’il s’agit de faire évoluer un projet en cours. Pas de Sciforma, pas de projet ! »

Par conséquent, Sciforma est le moyen qui fédère et structure toutes les parties prenantes amenées à intervenir sur un projet, qu’il s’agisse de chefs de projets à part entière, ou d’autres collaborateurs ponctuellement impliqués dans un projet donné, tous pôles confondus. « Ce rôle de référentiel commun est très important. En connectant les divers projets de l’entreprise et en uniformisant la manière dont ils sont gérés, la solution nous permet d’aller de l’avant au même rythme, et de manière coordonnée », complète Nolwen Favé.

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Sciforma, pour quoi ?

L’idée était également de remplacer le précédent outil de gestion, rigide et obsolète d’un point de vue technologique, en acquérant une solution permettant de maîtriser et de suivre plus efficacement le portefeuille de projets de l’entreprise.

C’est le cas de Sciforma, qui centralise l’ensemble des données liées aux projets et les présente de manière uniforme et cohérente. « Depuis que l’intégralité du suivi est réalisée dans Sciforma, nous avons acquis une maturité et une visibilité sur les données qui nous permet de mieux maîtriser nos projets, d’analyser notre capacité humaine et financière à réaliser les projets, d’en suivre les risques, et d’assurer un vrai pilotage de notre portefeuille. », développe Nolwen Favé. « L’outil est convivial et très complet : il comporte toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion du portefeuille, du pilotage des ressources humaines à celui du budget. Toutes ces briques sont essentielles pour former une solution polyvalente, utile à toutes les étapes de notre processus ».

Antoine Pouget ajoute : « Au nombre des fonctionnalités les plus profitables de l’outil figurent bien sûr le reporting automatisé, avec les gains de temps considérables qu’il induit, mais aussi le plan de charges : avant Sciforma, Retraites Populaires n’avait pas forcément conscience de l’occupation de ses collaborateurs sur les projets. L’outil a apporté lisibilité et visibilité sur l’utilisation des ressources à l’échelle de l’entreprise ».

Un rôle d’encadrement et d’accompagnement du changement

Sciforma centralise donc l’ensemble des projets liés à l’activité de l’entreprise. Les projets menés chez Retraites Populaires concernent en bonne partie la digitalisation et l’évolution des systèmes d’information, qu’il s’agisse du développement interne d’une nouvelle application, ou de l’acquisition de progiciels externes dont le déploiement passe aussi par un projet. « Nous venons par exemple d’intégrer un progiciel complexe pour nous assister dans nos activités de gérance immobilière, et assurer son déploiement sécurisé a été pour nous un enjeu important », illustre Nolwen Favé.

Les projets peuvent également porter sur le développement de nouveaux produits, une évolution de l’organisation de l’entreprise, l’adaptation aux évolutions du contexte législatif, des conditions de marché… En somme, tout ce qui touche à la dynamique d’évolution de l’entreprise. « Les choses changent rapidement chez Retraites Populaires, et tout changement se fait par l’intermédiaire d’un projet. À ce titre, au PMO, nous offrons un cadre à la transformation de l’entreprise ! »

L’entreprise évolue, l’outil aussi : Retraites Populaires a migré sur la version 7.1 de Sciforma au mois de novembre 2018, sans heurt. « Nous avons fait de l’information plutôt que de la formation. L’outil est intuitif, et c’est pour moi une force que de ne pas avoir à m’encombrer de manuels d’utilisation à rallonge. Je peux ainsi me concentrer sur d’autres missions, par exemple prioriser le portefeuille, coacher les chefs de projet ou travailler à améliorer l’analyse ou le reporting. », éclaire la PMO.

« Cette migration n’a pas eu le même effet révolutionnaire sur la gestion de projets de Retraites Populaires que la mise en place initiale. Il s’agissait essentiellement d’améliorer la performance de l’outil, mais aussi son ergonomie, et notamment le graphisme des écrans, pour faciliter la prise en main par ceux qui ne sont pas spécialistes de la gestion de projets », pour Antoine Pouget.

Et qu’en est-il des spécialistes de la gestion de projets, d’ailleurs ? « Certains chefs de projets informatiques aguerris, qui faisaient déjà de l’agilité avant Sciforma, ont profité de la mise en place de l’outil pour y greffer leurs pratiques agiles. Cette capacité à coupler gestion de projets classique et brique agile pour ceux qui le souhaitent est une vraie plus-value de la solution, et il pourrait être intéressant d’essayer d’en élargir l’usage à l’avenir », livre le consultant.

Projecteurs sur le rôle de PMO chez Retraites Populaires

Outre la formation et l’accompagnement de la communauté de chefs de projets, Nolwen Favé gère et supervise l’ensemble du portefeuille de projets, et notamment le recensement des besoins, la planification du portefeuille et le suivi de l’avancement ; de manière ciblée, elle prend également une participation plus active dans les projets en tant que cheffe de projet ou business analyst.

Car orienter les décisions de l’organisation est une dimension importante de ce qui fait la valeur du PMO à l’échelle de l’entreprise. « Je participe activement au comité de portefeuille de projets, qui se réunit une fois par mois pour prendre les décisions de priorisation, de sélection et de pilotage du portefeuille. Je suis chargée d’y présenter les points d’attention et les informations qui permettront de faire les bons choix », explique Nolwen Favé. « Cet environnement de pilotage du portefeuille remplit une mission importante, ce n’est rien de moins que le système qui permet à l’entreprise mettre en oeuvre sa stratégie par l’intermédiaire des projets ».

Celle qui synthétise le rôle de la fonction de PMO comme « la coordination et le pilotage de la réalisation des projets de l’entreprise » s’est à présent fixé l’objectif de contribuer à faire évoluer la gestion vers davantage encore de performance en termes d’évaluation des ressources et des gains issus des projets, mais aussi vers de nouvelles méthodes de travail, avec notamment l’amorce de virage vers l’agilité que mentionnait Antoine Pouget.