プロジェクトの無駄:PPMプロセス改善のための反直感的だが急を要するアプローチ

Sciformaでは、「プロジェクトの無駄」に注目するようユーザー企業に呼び掛けています。その理由を説明する前に、プロジェクトの無駄とは何かを考えてみましょう。

プロジェクトの無駄とは、プロジェクトのライフサイクルの間に行われるすべての付加価値のない作業のことです。

より正確には、付加価値のないタスクを完了するのに実際に費やす時間とこれらのタスクの処理が自動化された場合に必要とされる時間との差を意味します。

プロジェクトの無駄と考えられるタスクの例をいくつかご紹介します。

  • さまざまなレポートとプロジェクトレビューのための情報収集、データの変換、データ書式の調整と自動化されていない品質チェック
  • プロジェクトのテンプレート、メトリック、財務データなどの検索。多くの企業では、プロジェクトマネージャとチームメンバーは、レポートの作成に必要な情報を検索するのに、週に1日を使っているということです。
  • タイムシートの入力も、時間はかかりますが、価値を生み出さない作業です。
  • スプレッドシートとMS Projectや他のシステム間の手動でのデータのやり取り(アップロード、変換など)
  • プロジェクトと作業の引継ぎの管理と調整

もちろん、こういった作業に必要な時間を短縮することは良いことですが、問題はなぜこういった作業分野に特別な注意が必要かということです。

多くのPMOやプロジェクト請負業者は、付加価値のない作業に費やす時間を過小評価しています。実際、Lean Office Innovationの調査では、オフィスワークの90%は種類を問わず付加価値のない作業で、10%だけが付加価値があることが分かっています。プロジェクト選択、リソース管理、キャパシティプランニング、プロジェクトとタスクの実行、ポートフォリオプランニング、リスク評価といった、付加価値のあるタスクのプロセスと結果を最適化するのはもちろん重要ですが、だからといって付加価値のないタスクを無視してよいことにはなりません。プロジェクトの無駄をなくすことは、PPMプロセスの改善ですぐに手に入る成果であり、PPM全体の生産性とプロジェクトサイクルタイムのようなキーメトリックを劇的に良化するものです。

下の図は、それぞれの作業の割合を50%改善することで得られる結果を表したものです。プロジェクト作業の90%が付加価値のない作業だとします。付加価値のある10%の作業に注目すると、一桁の生産性改善にしかつながらないことが分かります。

次の投稿では、プロジェクトの無駄を省く取り組みについて説明します。プロジェクトの無駄をなくす取り組みについては、eBook「付加価値のないタスクによるプロジェクトの無駄をなくす」でもご紹介しています。

Valerie Zeller

ValerieはSciformaの最高マーケティング責任者で、PPMソリューションがビジネスゴールの達成にどのように役立っているかをリサーチし、その情報を共有したいと願っています。
関心事:デジタルトランスフォーメーション、チェンジマネジメント、ストラテジーエグゼキューション
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