エンジニアリングコンサルタント会社のMechanical Solutionsは多くの企業のフィールドテストと振動トラブルシューティングを専門としています。全社で使うPMソリューションを求めていた彼らは、Sciformaを選択しました。

Mechanical Solutions, Inc.について

Mechanical Solutions, Inc. (MSI)は、世界各地の技術的な難問の解決、特に振動の原因を突き止め、それを解決する手段を見つけ出すことで高い実績を上げています。

米国の各地にオフィスを構え、30名を超えるエンジニアが世界中の政府機関や民営企業にサービスを提供しています。MSIは、エネルギー、石油、水処理、運輸などの業界の回転機器のフィールドテストと振動トラブルシューティングを専門にしています。こういった業界で、冠動脈ステントから原発設備までを手がげ、どんな時でも20から30のプロジェクトが進行しています。設計開発、分析、コンサルティング、プロトタイプ作成のサービスも提供しています。

幅広いエンジニアリングの専門知識が必要な複雑な業務で、振動トラブルシューティングにはシステムの自然周波数を特定するための実験モード解析(EMA)、稼働状態のシステムの動きを特定するための実稼働振動形状(ODS)解析、過渡現象に対する継続的なモニタリングが必要です。システム全体を調査し、有限要素解析(FEA)や数値流体力学(CFD)といった補助ツールを使い、MSIは他社ではできない難問を解決しています。

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プロジェクト管理の挑戦と要件

何年にもわたり、プロジェクトはMSIのエンジニアがそれぞれのツールとメソッドを使って管理していました。プロジェクト管理は、Excel、タイムシート、スプレッドシート、OpenGanttワークシート、メール、電話、会議で得た情報をつぎはぎして行っていました。2~3人のエンジニアだけが関わる小さなプロジェクトならば、この方法で十分でした。しかし大規模なプロジェクトやドキュメンテーションが大量に必要な政府関連の案件では、包括的なソリューションが必要でした。

「MSIは、マネージャとレポートで構成される典型的なエンジニアリングピラミッドの構造をしていない。」とプロジェクトエンジニアのVladimir Skidelskyは説明します。「よりフラットな組織で、どのエンジニアも複数のプロジェクトを実行、管理し、複数の役割をこなしています。我が社には、プロジェクト管理を合理化できるだけでなく、MSIの組織構造に合わせてカスタマイズできるツールが必要でした。ユーザーの多くはプロジェクト管理の専門家ではないので、使いやすいソリューション -- それこそがエンジニアが本当に使いたいと思っていたソリューションが必要でした。」

MSIの顧客は、個人、民間企業、政府機関と多種多様で、管理もプロジェクトによって異なるレートを適用する必要があります。つまり、プロジェクト管理ソリューションとQuickBooksでデータを交換する必要があるということです。

最後に、プロジェクト、ワークフロー、予算のトラッキングに優れた分析ツールを求めていました。分析ツールによって、ビジネスの向かう方向への理解も深まり、どこにリソースと工数を強化すればよいかもわかります。

解決策:Sciformaのアウトオブザボックスソリューションをカスタマイズする

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MSIは、"アウトオブザボックス"ソリューションであるSciformaを採用し、その構成に大幅に手を加えることを選択しました。タイムトラッキングから始めましたが、これがすぐに組織内に大きなインパクトを与えました。30枚以上のタイムシートをめくりながら数値を読み取る代わりに、マネージャ達はまず全体像を眺め、気になる個所をドリルダウンすることができるようになりました。

シニアスタッフも誰がどのプロジェクトの作業を行っているか、どこに時間が費やされているかがすぐにわかりようになりました。誰が何を提出したかを把握し、休暇と非稼働日を計画できるようになりました。すべてのプロジェクトでSciformaを標準のタイムトラッキングツールとすることで、「説明責任が向上し、コミュニケーションが改善しました。」とSkidelsky氏は言います。

しかし、エンジニアは組織全体でどれが最適かの確信が持てなかったため、長期にわたって、時には複雑なインプレメンテーションを繰り返し行いました。幸い、Sciformaのソリューションは構成の柔軟性についは折り紙付きですし、MSIのエンジニアとマネージャがニーズを明確にしたおかげで、ソリューション内で構成も進化していきました。

次に予算、スケジュール、リソース配置を実装しました。以前はプロジェクトに総工数だけを割り当てていましたが、Sciformaを使うことで粒度が上がり、タスクのトラッキングが可能になりました。「これは最大の驚きでした。誰が何をしているかが本当に明確になり、詳細にドリルダウンできるようなったのです。」

構成の柔軟性Win-Winの関係

タスクとサブタスクを定義できることは、大きな影響を与えました。エンジニアとマネージャの双方が、どのタスクに過大な時間が使われているかを知り、今後同様のタスクを行う際にはより多くの時間を計画する必要がある事を理解し合えました。

また、プロジェクトレベルではなく、サブタスクレベルでどのようにプロジェクトが実行されているかを見れるようになりました。小さなプロジェクトではいくつかのタスクしかありませんが、大プロジェクトには10、20あるいはそれ以上のタスクがあります。MSIのマネジメントは、Sciformaソリューションがどんな規模のエンジニアリングプロジェクトにも対応できるよう構成できることを評価しています。そのおかげで、リソースをダイナミックに配置できるようになりました。

Skidelsky氏は、強調します。「Sciformaの強みは、何と言ってもその構成能力です。すべてのデータが格納されているので、何でもできるのです。フィールドのセットアップとそれをきれいに見せ、情報を取得するためのプレゼンテーションだけの問題です。」例えばMSIでは、運用ベースで予算を追跡するのではなく、ロックされたフィールドに計画予算を追加しました。これはトラッキングだけでなく、プロジェクト終了後のレビューにも役立っています。

タスク追跡の粒度が上がったことのもう一つの大きな利点は、エンジニア自身のアカウンタビリティです。時間単位のリソース配置が計画されるると、エンジニアは何をすればいいのかが一目で分かります。どのように時間を使えば良いのかがはっきり分かるのです。単にプロジェクトに時間を割くのではなく、特定のタスクを実行することで、プロジェクトの流れをタスクの完了という視点で見ることができます。プロジェクトのステータスを知ることで、彼らのアプローチも静的なものから動的なものに変わります。これにより、時間が節約され、管理の実践も改善されました。

予定通りに予算内で完成するプロジェクトはいつもwin-winの関係をもたらします。Sciformaを使って時間とプロジェクトを管理することで、エンジアリングとマネジメントの双方の期待に応えることができる結果となっています。ビジネスの現状をより良く理解できるようになった今、マネジメントにとっての次のステップは分析ツールを使ってSciformaソリューションに記録されたデータを分析し、今後に活かすことです。プロジェクト管理ツールとMSIの難問に対する実績から考え、このチャレンジも成し遂げる準備が整っていると言えるでしょう。

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