前回の投稿では、多くのPMOやプロジェクト実行業者は、レポート用のデータの収集、調整、変換や情報の検索、タイムシートの入力といった付加価値のない作業に費やす時間を過小評価していることを説明しました。実際、Lean Office Innovationの調査では、オフィスワークの90%は種類を問わず付加価値のない作業で、10%だけが付加価値があることが分かっています。
つまり、付加価値のない作業の生産性を一定の割合あげる方が、10%しかない付加価値のある作業の生産性を同程度あげることよりも組織全体の生産性にとっては大きな影響があります。10%をいくら改善しても、全体で見れば1桁の生産性しか改善できないということです。
現状の把握
どうのようにプロセスを改善することがでベストなのかを知るには、現状はどうなっているのか、どうしてそうなったのかを知ることが一番です。ほとんどの企業では、次の3つの原因で無駄の改善に迫られています。
プロジェクトのテンプレート、メトリック、財務データなどの検索を簡単に合理的にできるプロジェクト関連情報の一元化されたリポジトリがないため、プロジェクトのチームメンバーは、必要な情報を検索するのに週に1日以上を費やしています。
さまざまなレポートとプロジェクトレビューのための情報収集、データの変換、データ書式の調整を含むオフラインのレポート作成作業のため、プロジェクトのチームメンバーは、プロジェクトの進捗会議用のレポート準備に平均で週に1日を費やしています。
タイムシート管理、プロジェクトとタスクの引継ぎ、データの手動入力など、単純だが量の多い作業が自動化されていないことから、多くの企業でプロジェクト管理ソフトウェアの導入が検討されています。
付加価値のないあるいは付加価値が低い基本的なプロジェクト作業とタスクの実行に必要な基本ツールがないため、生産性のロス、信頼の置けないレポート、プロジェクトチームの欲求不満といった現象が起きています。
ソリューション要件
プロジェクトの無駄を最小化するには、新しいプロセスとツールが必要です。 3つのキーコンポーネントがあります。
- 集中管理されたデータとナレッジベース：一元化されたリポジトリ、“唯一の真実”、プロジェクトデータとドキュメントの記録システムです。すべての情報が1か所に保管されているため、情報を探すのに費やす無駄な時間が実質的になくなります。
- 一元化されたレポートとダッシュボード：データを集中管理すると、標準レポートとダッシュボードを定義して生成できます。システムのアクセスが制御され、情報が直接入力され、データの集計もシステムが行うため、レポートが信頼できるものになります。
- 単純なタスク/ワークフローの自動化：ツールの基本的なプロジェクト進捗管理機能でタイムシート管理、タスク割り当ての連絡、完了確認と承認、関連する警報と通知といった付加価値のない作業を自動化します。
成功例
プロジェクトマネージャとチームメンバーは、付加価値のある作業に使える時間が最大で40%も増えます。ステークホルダーとPMOリーダーは、信頼性のあるデータを基に、プロジェクト関連の決定をより自信を持って下すことができます。プロジェクトチームはプロセスとツールにサポートされていると感じるため、不満が減り、士気は常に高く保たれます。
次のステップ
これらのコンポーネントは自社開発するか、一元化されたデータとナレッジリポジトリ、標準化されたレポート、(付加価値のあるタスクとないタスクの)タスク自動化を統合したすぐに使える市販のツールを利用するかを選ぶことができます。プロジェクトの無駄をなくす取り組みについては、eBook「付加価値のないタスクによるプロジェクトの無駄をなくす」でもご紹介しています。
Valerie Zeller
ValerieはSciformaの最高マーケティング責任者で、PPMソリューションがビジネスゴールの達成にどのように役立っているかをリサーチし、その情報を共有したいと願っています。 関心事：デジタルトランスフォーメーション、チェンジマネジメント、ストラテジーエグゼキューション コメントは@valeriezellerへ