In unserem letzten Beitrag haben wir beschrieben, dass die meisten PMOs oder Unternehmen mit Projektgeschäft die Menge der Arbeit unterschätzen, die auf Aufgaben ohne Mehrwert zurückzuführen ist. Dazu gehören u.a. die Erfassung, Abstimmung und Formatierung von Daten für Berichte, die Suche nach Informationen und das Ausfüllen von Stundenzetteln für die Zeiterfassung. Laut einer Studie, die in Lean Office Innovation veröffentlicht wurde, liefern jedoch nur 10% der Arbeiten tatsächlichen einen Mehrwert und 90% aller Büroarbeiten bieten keinerlei Mehrwert für Organisationen.
Das bedeutet, dass eine bestimmte prozentuale Produktivitätssteigerung bei Aufgaben ohne Mehrwert einen weitaus größeren Einfluss auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens haben kann als dieselbe prozentuale Verbesserung bei wertschöpfenden Aufgaben. Einfache Mathematik zeigt, dass Sie auf einstellige Produktivitätssteigerungen beschränkt sind, wenn Sie sich lediglich auf die 10% der wertschöpfenden Arbeiten konzentrieren.
Was steckt dahinter?
Bevor wir uns anschauen, wie eine mögliche Prozessverbesserung am besten angegangen werden kann, sollten wir kurz die Faktoren untersuchen, die dies überhaupt erst nötig machen. Die Hauptursachen für Herausforderungen bei der Reduzierung des Projektballasts sind für die meisten Unternehmen durch drei Faktoren historisch bedingt:
- Ohne ein formales/zentralisiertes Repository für projektbezogene Informationen, das die Suche nach Informationen wie Projektvorlagen, Metriken und Finanzdaten vereinfacht und rationalisiert, beschäftigen sich Mitglieder des Projektteams häufig mehr als einen Tag in der Woche mit der Suche nach Informationen.
- Offline-Berichtsprozesse, einschließlich der manuellen Erfassung, Abstimmung und Formatierung von Daten für verschiedene Berichte und Projektprüfungen, führen dazu, dass Mitglieder des Projektteams durchschnittlich einen Tag pro Woche mit der Vorbereitung von Berichten für Status- und Projektmeetings verbringen.
- Die mangelnde Automatisierung einfacher, hochvolumiger Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung von Stundenzetteln, die Projekt- und Aufgabenübergabe sowie die manuelle Dateneingabe, sind zentrale Herausforderungen, mit denen sich Projektteams ständig konfrontiert sehen.
Infolgedessen durchleben Unternehmen häufig Produktivitätsverlust, eine unzuverlässige Berichterstellung und eine allgemeine Frustration der Projektteams – alles bedingt durch ein fehlendes Werkzeug zur Durchführung grundlegender Projektaktivitäten und -aufgaben.
Anforderungen an eine Lösung
Um den Projektballast zu reduzieren, benötigen Sie einige neue Prozesse und/oder Werkzeuge. Hierfür gibt es drei Schlüsselkomponenten:
- Zentralisierte Daten- und Wissensdatenbank. Dies bezieht sich auf ein zentrales Repository als sprichwörtliche “Single Source of Truth” sowie ein Protokollsystem für Projektdaten und -dokumente. Da alle Informationen an einem einzigen Ort gespeichert werden, wird Projektballast im Zusammenhang mit der Suche nach Informationen praktisch eliminiert.
- Zentralisierte Berichte und Dashboards. Sobald Sie Ihre Daten zentralisiert haben, ist es relativ einfach, Standardberichte und Dashboards zu definieren und zu generieren. Berichte sind vertrauenswürdig, da der Zugriff auf das System kontrolliert wird, Informationen direkt eingegeben werden und Datenrollups/-aggregationen vom System berechnet werden.
- Einfache Aufgaben-/Workflow-Automatisierung. Die grundlegende Projektverfolgungsfunktion der meisten Werkzeuge automatisiert häufige Aufgaben, die keinen Mehrwert bringen, wie z. B. die Verwaltung von Stundenzetteln, die Kommunikation von Aufgabenzuweisungen, Abschlussverfolgung und Genehmigungen sowie zugehörige Warnungen und Benachrichtigungen.
Wie sieht Erfolg aus?
Wenn Sie eine solche Lösung implementieren, können Sie davon ausgehen, dass PMs und Teammitglieder bis zu 40% mehr Zeit haben, um Arbeiten mit Mehrwert abzuschließen. Sie werden feststellen, dass Stakeholder und PMO-Verantwortliche projektbezogene Entscheidungen mit deutlich erhöhtem Vertrauen durch eine konsistente Datenhaltung treffen. Außerdem können Sie erwarten, dass die Moral des Projektteams ein Allzeithoch erreichen wird, da sich die Teams mit diesen Prozessen und Tools unterstützt fühlen, die ihren Einfluss maximieren und ihnen Routinearbeiten erleichtern.
Die nächsten Schritte
Sie können diese Komponenten intern erstellen und integrieren oder ein Werkzeug einsetzen, das ein zentrales Daten- und Wissens-Repository, Standardberichte und eine Automatisierung von Aufgaben (mit und ohne Mehrwert) integriert. Schauen Sie sich das Sciforma E-Book zur Befreiung von Projektballast und und erhalten Sie eine detailliertere Beschreibung der Komponenten möglicher Lösungen und der Schritte zur Implementierung.
Valerie Zeller
Valerie Zeller ist Chief Marketing Officer bei Sciforma. Valeries Hauptinteressen sind Digitale Transformation, Change Management und Strategieumsetzung. Teilen Sie Ihre Meinung mit @valeriezeller