Sind auch Sie mit diesen Herausforderungen konfrontiert?

Ein formelles Repository bzw. zentraler Ablageort fehlt

Mitglieder von Projektteams berichten häufig, dass sie mehr als einen Tag pro Woche damit verbringen, nach Informationen zu suchen. Infolgedessen gaben 35 % der Unternehmen in einer kürzlich durchgeführten Umfrage an, dass das Fehlen einer „zentralen Quelle für Projektinformationen“ eine der größten geschäftlichen Herausforderungen war, die zum Kauf einer Projektmanagement-Software führte.

Offline-Berichterstattung

Offline-Prozesse zur Berichterstattung (einschließlich der manuellen Erfassung, Abstimmung und Formatierung von Daten für verschiedene Berichte und Projektüberprüfungen) sind zeitaufwändig. Mitglieder von Projektteams berichten, dass sie im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Erstellung von Berichten für Status- und Projektbesprechungen verbringen.

Fehlende Automatisierung einer einfachen, arbeitsaufwändigen Aufgabe

Es ist sinnvoller, einfache, umfangreiche Aufgaben zu automatisieren, z. B. die Verwaltung von Zeitrückmeldungen, die Kommunikation von Verantwortlichkeiten und die Nachverfolgung von Projektaktivitäten. 62 % der befragten Unternehmen nannten die „Zeit-/Kostenerfassung von Projekten“ als die größte Herausforderung, die zum Kauf von Projektmanagement-Software führte.

Unzuverlässige Berichterstattung

Roll-ups von Informationen aus geteilten Excel- und anderen Desktop-Dateien erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Daten ungenau, redundant, fehlend, nicht verfügbar, unbekannt und/oder veraltet sind. Diese grundlegenden Probleme bei der Transparenz und Integrität von Projektdaten werden von den meisten Organisationen immer noch als große Herausforderung genannt. Tatsächlich nannten 45 % der befragten Unternehmen die „wiederholte Eingabe verlorener Daten“ als einen der Top 3 Gründe für die Anschaffung einer Projektmanagement-Software.

Rahmenwerk zur Abfallbeseitigung im Projekt

Data center

Zentralisierte Daten- und Wissensdatenbank

Hierbei handelt es sich um ein zentrales Repository bzw. einen Ablageort und die sprichwörtlich „einzige Version der Wahrheit“ sowie ein Aufzeichnungssystem für Projektdaten und -dokumente (einschließlich Best Practices, Vorlagen und Berichte). Dies ersetzt geteilte Excel-Tabellen und andere Desktop-Anwendungen, um eine konsistente Datentransparenz und -integrität zu gewährleisten. Und da alle Informationen an einem einzigen Ort gespeichert sind, wird der mit der Suche nach Informationen verbundene Projektaufwand praktisch eliminiert.
Reports

Zentralisierte Berichte und Dashboards

Sobald Sie Ihre Daten zentralisiert haben, ist es relativ einfach, Standardberichte und Dashboards zu definieren und zu erstellen und sicher an die entsprechenden Stakeholder weiterzugeben. Den Berichten kann man vertrauen, da der Zugriff auf das System kontrolliert wird, die Informationen direkt eingegeben werden und Daten-Rollups/Aggregationen vom System berechnet werden. Berichte entsprechen einem standardisierten Format, sodass sie leichter verständlich sind und für die Entscheidungsfindung genutzt werden können.

Workflow

Einfache Aufgaben-/Workflow-Automatisierung

Die grundlegenden Nachverfolgungsfunktionen der meisten Tools automatisieren gängige Aufgaben ohne Wertschöpfung wie die Verwaltung von Zeitrückmeldungen, die Kommunikation von Verantwortlichkeiten, die Nachverfolgung und Genehmigungen von Projekten sowie die damit verbundenen Warnungen und Benachrichtigungen.

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