Vous souvenez-vous du bon vieux temps où il suffisait d’envoyer un e-mail à quelques collègues pour lancer un projet ? Vous ne considériez d’ailleurs peut-être même pas ces activités comme des projets. Il s’agissait simplement de tâches à accomplir pour faire marcher votre entreprise. Il fallait les mener à bien, un point c’est tout. Les choses sont bien différentes aujourd’hui. Vous jonglez avec une multitude de projets et vous pouvez même vous offrir le luxe d’en mettre certains en attente. Cela peut certes refléter une complexification de votre activité, ce qui ne rime pas nécessairement avec chaos. Définir, appliquer et perfectionner dans la durée des méthodes de gestion de portefeuilles de projets à l’échelle de l’entreprise aidera votre organisation à rester agile. Elle sera également plus efficace, et se concentrera sur les projets servant vos objectifs à long terme.
Définition de la gestion de portefeuilles de projets traditionnelle
La gestion de portefeuilles de projets (project portfolio management, PPM) fournit aux bureaux de gestion de projets (project management office, PMO) une vision d’ensemble de l’impact de chaque projet sur un service ou une entité de taille restreinte. La discipline et les logiciels de PPM aident les membres du PMO à sélectionner, à déployer et à analyser plusieurs projets en parallèle. Ils assurent également la disponibilité des ressources, du temps et des fonctionnalités collaboratives dont ont besoin les chefs de projets et de services pour réaliser des projets profitables pour l’entreprise.
La gestion de portefeuilles de projets à l’échelle de l’entreprise
À mesure qu’une entreprise se développe et s’élargit, elle tend à créer des services dédiés à l’efficacité opérationnelle. L’intégration des fonctions des différents services présente certes des avantages. Mais ces silos se développent souvent naturellement. Et ils peuvent également renforcer l’organisation en créant des synergies.
La croissance de l’activité et l’ajout de nouvelles divisions posent à la plupart des entreprises un même défi : préserver les performances des projets tout en assurant leur cohérence avec les objectifs de l’entreprise. Dès lors, il ne suffit pas de disposer d’équipes de gestion de portefeuilles de projets. Il vous faut un gestionnaire de portefeuille pour l’ensemble des portefeuilles de projets. Plus précisément, vous avez besoin d’un système de gestion de portefeuilles de projets d’entreprise. Ce système assure la qualité des analyses et de la collaboration autour des projets. Ce qui permet de garantir que chaque projet garde le bon cap.
Les différences entre PPM à l’échelle de l’entreprise et PPM pour petites équipes
L’une des principales différences entre la gestion de portefeuilles de projets à l’échelle de l’entreprise et la gestion pour petites équipes réside dans leurs besoins respectifs en matière de technologie. Par exemple, l’analyse des ressources requises pour un projet donné peut nécessiter moins de communication si le projet n’implique qu’un seul service. Dans ce cas, un logiciel de PPM demeure important, mais il devient vital lorsque plusieurs services et directeurs sont impliqués. Faute d’outil adapté, il devient difficile de communiquer de manière claire et concise et de récupérer les données.
Dans le même ordre d’idées, il est important de définir clairement les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Les chefs de projets ont besoin d’éclairages lorsqu’ils doivent commencer à interagir avec les gestionnaires de portefeuilles de projets. Qui ont eux-mêmes besoin d’éclairages sur les attentes des responsables PPM à l’échelle de l’entreprise. Vous devez ventiler judicieusement les responsabilités en les attribuant aux employés et services les mieux à même de les endosser. Faute de quoi vous risquez d’alourdir la charge d’un employé et de ne pas donner suffisamment de travail à un autre. En outre, cela peut créer des redondances fonctionnelles, qui ne sont pas synonymes d’efficacité.
Des objectifs communs mais des différences dans l’exécution
Si votre entreprise dispose déjà d’un bureau de gestion de portefeuilles de projets, vous êtes bien parti. Et arriverez à mettre en place un bureau de gestion de portefeuilles de projets à l’échelle de l’entreprise. Vous avez probablement acquis des compétences en matière de sélection des projets pertinents pour votre entreprise, de priorisation des projets les plus urgents, d’allocation efficace des ressources et de recueil des données requises pour éclairer les décisions.
Le passage au niveau supérieur nécessite les outils et l’approche appropriés. Conservez les méthodes qui ont fait leurs preuves. Mais assurez-vous qu’elles resteront pertinentes à l’échelle supérieure. Discutez avec vos responsables PPM et vos chefs de service pour assurer le bon partage des informations importantes en toute transparence. Avant tout, vous devez contribuer à donner le ton pour orienter l’avenir de l’entreprise. La culture s’acquiert.
Sciforma pose le socle de la gestion de portefeuilles de projets à l’échelle de l’entreprise
Vous n’avez pas ménagé vos efforts pour développer un PMO et une stratégie PPM procurant un retour sur investissement important à votre entreprise. Le moment est à nouveau venu de passer à l’échelle supérieure, et vous avez besoin d’un logiciel à la mesure de vos exigences. Le logiciel de gestion de portefeuilles de projets à l’échelle de l’entreprise de Sciforma vous permet de préserver vos bonnes pratiques. Cela tout en intégrant les objectifs organisationnels au sein chaque portefeuille de projets.
Notre logiciel est simple à déployer et fonctionnel d’emblée. Il ne vous reste plus qu’à l’utiliser de manière à répondre à vos besoins. Programmez sans attendre une démonstration avec nous ! Pour approfondir ce que les solutions logicielles de Sciforma peuvent faire pour vous.
Pour en savoir plus sur la gestion de portefeuilles de projets d’entreprise (PPM) et les bureaux de gestion de projets (PMO) :
