La gestion de portefeuilles de projets (portfolio project management, PPM) représente un délicat exercice d’équilibriste. Les employés qui en sont responsables doivent avoir une bonne connaissance des valeurs et des objectifs long terme de leur entreprise, mais aussi une fine compréhension de l’ensemble des exigences liées à la réalisation de ses différents projets. Zoom sur les bonnes pratiques du PPM.
Pour de nombreuses entreprises, disposer d’un service de gestion de portefeuilles de projets est perçu comme un luxe. Pourtant, un mauvais usage de cette chance peut faire plus de mal que de bien à votre entreprise. Le respect des méthodes et normes élémentaires définies pour votre équipe de PPM est un bon début, mais voici par ailleurs quelques recettes d’experts qui peuvent vous aider à passer à la vitesse supérieure. Découvrez nos cinq bonnes pratiques en matière de gestion de portefeuilles de projets et préparez-vous à accélérer.
Définir la gestion de portefeuilles de projets : les fondamentaux
Les bureaux de gestion de projets (project management offices, PMO) ont pour responsabilités premières la priorisation, la sélection et le suivi des projets servant la mission de l’organisation. Plutôt que de travailler opérationnellement à la réalisation des différents projets de l’organisation ou de l’entreprise, les responsables PPM ont pour mission d’évaluer chaque projet existant ou potentiel dans un contexte élargi.
Un PMO doit répondre aux questions suivantes :
● Ce projet serait-il bon pour l’entreprise ?
● Est-ce qu’il est conforme à la mission, aux valeurs et aux objectifs long terme de notre organisation ?
● Disposons-nous de suffisamment d’employés et de ressources pour mener à bien ce projet ?
● Le projet est-il plus important que d’autres ?
● Sommes-nous suffisamment agiles pour nous adapter aux problèmes que nous anticipons ?
Ces questions sont loin d’être les seules auxquelles les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets sont confrontés. Ils doivent faire face à toutes les interdépendances qu’implique la conjonction entre une vision d’ensemble de l’organisation et une compréhension des projets qui la propulsent.
5 bonnes pratiques PPM à suivre impérativement
Un bon service de gestion de portefeuilles de projets le sait bien : tout ne se passe pas toujours comme prévu. Vous pouvez certes anticiper un certain nombre d’obstacles et d’entraves, mais il n’est pas possible de tout prévoir. Cependant, l’adoption des cinq pratiques suivantes peut maximiser les chances de réussite de votre équipe.
1. Faites de votre portefeuille un véritable portefeuille.
Aucun portefeuille n’est parfait. Même les conseillers en investissement les plus compétents et les plus expérimentés, par exemple, ne sont pas irréprochables en la matière. Valider le lancement d’un projet n’offrant pas un retour sur investissement élevé n’est pas nécessairement enthousiasmant. Mais vous le vivrez mieux si vous faites les choses « bien », en fondant votre décision sur des critères d’évaluation intelligents.
L’évaluation systématique des projets potentiels sur la base des critères appropriés devrait, au fil du temps, produire des effets positifs si vous diversifiez votre portefeuille de projets. N’oubliez pas d’évaluer vos critères clés si les choses continuent de patauger.
2. Restez fidèle aux objectifs de votre organisation.
La diversification de votre portefeuille ne doit pas s’effectuer au détriment des valeurs et des objectifs de votre organisation. L’équipe de direction a choisi ses objectifs en matière de PPM pour de bonnes raisons. Et vous ne devez pas tourner le dos à ces fils d’Ariane conçus pour vous guider. Ne vous laissez pas séduire par la dernière tendance en date simplement pour faire comme vos concurrents !
3. Mesurez tout ce que vous pouvez.
Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Cela vaut pour les calendriers des projets, les ressources consommées, les heures de travail, les instances de contrôle, le taux de réussite des projets et le retour sur investissement. Considérez les échecs comme des sources de données. Au lieu de déplorer ce qui n’a pas fonctionné, visualisez ces problèmes dans le cadre d’un graphique. Et réfléchissez à la manière de minimiser les inefficacités à l’avenir.
4. Faites confiance à vos collègues.
Ce conseil peut être utile à virtuellement tous les professionnels, mais il est particulièrement pertinent pour les bureaux de gestion de portefeuilles de projets. Par définition, les professionnels du secteur sont généralement tenus de prendre de la hauteur plutôt que de mettre les mains dans le cambouis.
Intervenir dans une étude peut conduire à des résultats faussés. Et les résultats faussés ne sont guère efficaces pour éclairer les décisions à venir. Laissez les chefs de projet et les équipes terrain faire leur travail sans trop interférer.
5. Gérez les attentes.
Difficile de concevoir un scénario dans lequel vous gagneriez à faire des promesses que vous ne pourrez pas tenir. Vous vous souvenez des problèmes anticipés (ou pas) que nous mentionnions ? Ils se manifesteront au moment où vous vous y attendrez le moins.
La gestion des attentes est encore plus importante si les projets affectent des parties prenantes externes. Par exemple, les projets impliquant des lancements de produits présentent souvent des délais très serrés. Une communication proactive est essentielle pour satisfaire tout le monde.
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