Questions fréquemment posées
PPM-PMO-Gestion des ressources
La discipline de PPM a pour objet la gestion centralisée des modes de travail, méthodologies et outils utilisés pour gérer collectivement un groupe de projets existants ou potentiels. C’est un moyen d’assurer la cohérence avec les objectifs d’une organisation et d’optimiser l’utilisation des ressources.
La gestion de projets traditionnelle tend à se concentrer sur des projets individuels, de leur planification à leur réalisation et à leur livraison. La gestion de portefeuilles de projets adopte quant à elle une approche plus globale en gérant un portefeuille de projets dans l’ambition de les mettre tous au service des priorités stratégiques.
La gestion de portefeuilles de projets permet aux organisations de prioriser leurs projets, d’allouer leurs ressources et de suivre leurs performances de manière efficace. Grâce aux méthodes de PPM, elles peuvent synchroniser leurs projets avec les objectifs stratégiques pour, en définitive, obtenir de meilleurs résultats d’un point de vue organisationnel.
La gestion de portefeuilles de projets permet de prendre de meilleures décisions, étayées par des données fiables, ainsi qu’une optimisation de l’allocation des ressources et de la gestion des risques. Une stratégie de PPM bien menée devrait également améliorer la visibilité sur les projets et renforcer leur cohérence avec les objectifs globaux de l’entreprise.
La mise en œuvre de pratiques de PPM implique toujours de synchroniser les projets avec les objectifs stratégiques, c’est-à-dire de veiller à ce que l’ensemble du portefeuille de projets servent les objectifs de l’entreprise.
Les indicateurs clés de performance (ICP) aident les entreprises à mesurer les résultats des projets ainsi que la santé du portefeuille. Au nombre des indicateurs les plus courants figurent les écarts budgétaires, l’utilisation des ressources ou encore le respect des calendriers.
La gestion des ressources est cruciale pour toute entreprise et l’est donc également dans la gestion de portefeuilles de projets. Elle garantit l’allocation efficace des équipes, budgets et autres ressources aux différents projets, en veillant à ce que ces ressources ne soient pas sur-sollicitées.
Un PMO est un bureau de gestion de projets. Il s’agit d’une équipe centralisée chargée de mettre en place et de faire évoluer les capacités de gestion de projets au sein d’une organisation. Le PMO accompagne l’exécution des projets, améliore leur efficacité et garantit leur cohérence avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Pour l’essentiel, les PMO sont chargés de la gouvernance des projets, de la gestion des ressources et de l’uniformisation des modes de travail. Dans le cadre de leurs fonctions de gestion de projets, ils vont également gérer les risques et générer des rapports de performance. Ils jouent ainsi un rôle de centre névralgique coordonnant tous les aspects des projets.
En uniformisant les modes de travail, en garantissant l’application des bonnes pratiques et en assurant un suivi, un PMO veille à ce que les projets soient menés à bien, dans le respect des délais et du budget.
Comme c’est le cas dans le cadre de tout nouvel ajout à une organisation, les défis typiquement rencontrés sont la résistance au changement, un manque de soutien de la part de la direction et éventuellement des objectifs manquant de clarté. Il peut également s’avérer difficile d’uniformiser les modes de travail s’ils sont déjà différents d’une équipe et/ou d’un service à l’autre.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuilles de projets permet aux organisations de rationaliser leur prise de décision, de suivre les performances de leurs projets et d’allouer efficacement leurs ressources. Les principaux apports d’un logiciel de PPM de qualité sont une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des projets, une amélioration de la cohérence avec les objectifs de l’entreprise et une meilleure gestion des risques et des ressources.
Vous devez prendre en compte divers facteurs, allant de la simplicité d’utilisation et de l’accessibilité à l’intégration avec votre écosystème existant. L’évolutivité, les fonctionnalités de reporting, et celles liées à la gestion des ressources figurent également en bonne place sur la liste des critères. Cependant, chaque entreprise est différente et vos priorités pourront différer de celles de beaucoup d’autres.
La cohérence avec la stratégie est le principal facteur de différenciation entre gestion de projets et gestion de portefeuilles de projets. Il s’agit de mettre votre portefeuille de projets au service des objectifs plus généraux de l’organisation. Les systèmes de PPM utilisent des modèles de notation et des méthodes de gouvernance afin d’évaluer les projets proposés en tenant compte de leurs contributions à la réalisation des principaux objectifs de l’organisation.
Essentiellement, la gestion de portefeuilles de projets va améliorer le retour sur investissement en permettant aux organisations d’investir dans les projets les plus rentables et les mieux adaptés à leur stratégie. Les entreprises minimisent le gaspillage de ressources en évitant les projets à faible portée, en améliorant les projections et en veillant à ce que les projets livrés apportent une valeur tangible à l’entreprise.
Comme pour beaucoup d’autres disciplines organisationnelles, un manque de soutien de la part de la direction, des données cloisonnées et une faible visibilité sur les ressources représentent les défis les plus courants en matière de gestion de portefeuilles de projets.
Dans ce contexte, le travail opérationnel est généralement considéré comme l’ensemble des tâches récurrentes qui assurent le fonctionnement de l’entreprise, tandis que le travail projet consiste plutôt en interventions ponctuelles visant à obtenir des résultats spécifiques. La gestion de portefeuilles de projets aide les organisations à mieux équilibrer ces deux types d’activités, en veillant à ce que le travail sur les projets serve les initiatives stratégiques à long terme sans pour autant entraver les affaires courantes.
La gestion de portefeuilles de projets peut représenter un axe clé de la transformation numérique d’une organisation, en lui permettant de prioriser les initiatives à fort quotient technologique, tout en veillant à ce que ses ressources soient allouées de manière à servir ses objectifs stratégiques et à garantir son bon fonctionnement.
Comme dans la plupart des disciplines de gestion de projets, la livraison dans le respect des calendriers et budgets ainsi que l’utilisation des ressources représentent les principaux indicateurs de réussite des portefeuilles de projets. La création de valeur et la cohérence stratégique sont également cruciales. Les organisations peuvent et doivent évaluer l’efficacité de leur portefeuille à l’aide de ces indicateurs.
Oui, les cadres hybrides de PPM permettent la coexistence de projets agiles et traditionnels (en cascade). Les gestionnaires de portefeuilles peuvent évaluer les résultats et la valeur ajoutée des différentes méthodologies en utilisant des indicateurs clés de performance, des tableaux de bord et des pratiques de gouvernance adaptés à chaque style d’exécution.
La visibilité sur les données garantit aux parties prenantes un accès en temps réel à des informations sur les projets et les portefeuilles, leur permettant de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Le partage transparent des données entre les équipes améliore la collaboration, aide à gérer les risques et garantit la cohérence avec les priorités de l’organisation.
Services d’eLearning de Sciforma
Notre programme d’apprentissage en ligne comprend des vidéos pratiques, des ressources dédiées aux formateurs, des leçons interactives et des simulations permettant aux utilisateurs de s’exercer en conditions réelles, en toute sécurité. L’intégralité du contenu est disponible via la Sciforma University, notre système propriétaire de gestion de l’apprentissage (learning management system, LMS).
Oui. Nous proposons des formules de personnalisation standard pour répondre aux besoins les plus courants, et nous pouvons également développer des formations au contenu sur mesure, adapté à votre configuration et à vos modes de travail internes.
Nous mettons régulièrement à jour notre contenu pour l’adapter aux nouvelles fonctionnalités de notre produit, à l’évolution des bonnes pratiques et aux retours d’expérience de nos clients. Ainsi, les apprenants ont toujours accès aux formations les plus pertinentes et les plus récentes.
Oui. Nous proposons un programme d’apprentissage mixte combinant un eLearning au rythme de chacun avec des formations facultatives avec instructeur. Ce format encourage l’implication et répond aux besoins des organisations souhaitant bénéficier de formations en face à face ou virtuelles en plus des contenus numériques.
Notre système d’authentification unique (single sign-on, SSO) rationalise les accès utilisateurs. En outre, nous proposons une solution d’« Administration as a Service » pour gérer à votre place l’inscription des utilisateurs, le suivi de leur progression et l’établissement de rapports.
Bien que le cœur de notre contenu ait été conçu pour être aussi largement applicable que possible, nous proposons des formules de personnalisation standard comme personnalisées. Elles vous permettront de supprimer ce qui n’est pas pertinent pour vous, de restructurer les cours ou d’ajouter du contenu spécifique à votre organisation.
La Sciforma University a été conçue dans un souci de facilité d’utilisation. Elle est intuitive et accessible, et nous offrons une assistance à la prise en main pour garantir à tous les utilisateurs une expérience fluide.
Les clients observent systématiquement une accélération de la prise en main, une meilleure adoption par les utilisateurs et une réduction de la quantité de ressources internes nécessaires à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs. De nombreux clients ont également réduit leurs effectifs administratifs grâce à l’efficacité de notre modèle de formations à la demande.
Produit Sciforma Vantage
Sciforma peut s’intégrer en toute fluidité à n’importe quelle application dotée d’une API au sein de votre écosystème d’entreprise. Vous pouvez importer des données dans Sciforma (par exemple, à partir de Jira) ou exporter des données issues de Sciforma vers des systèmes tels que votre ERP. Nombre de nos clients utilisent un modèle intégré autour de Sciforma en tant que référentiel unique pour la gestion des projets et des portefeuilles de l’ensemble de leur organisation.
Pour assurer la transparence et le contrôle, Sciforma fournit également des tableaux de bord indiquant les calendriers d’intégration et les journaux d’exécution, facilitant le suivi des activités ainsi que l’identification et la résolution rapides de tout problème.
- eLearning (apprentissage en ligne) : La Sciforma University héberge un éventail de contenus en ligne : démonstrations pédagogiques, simulations de la plateforme et de ses fonctionnalités, et guides pratiques, disponibles à tout moment et adaptés à différents profils. Notre plateforme d’eLearning vous donne également accès à un vaste corpus de vidéos, de formations dispensées par des experts, de webinaires et d’autres supports de formation, disponibles sur abonnement annuel.
- Formations sur mesure : Des formations sur mesure, en face à face ou virtuelles, pour initier de nouveaux utilisateurs à la plateforme ou pour approfondir les connaissances des utilisateurs existants dans des domaines spécifiques.
- Formations en classe ouverte : Des formations régulièrement programmées, en personne ou virtuelles, ouvertes à tous nos clients et offrant l’opportunité d’apprendre aux côtés de professionnels d’autres organisations.
- Pour plus d’informations : les services d’eLearning et de formation de Sciforma
- Un hébergement dans des centres de données de premier plan avec plusieurs couches de protection, de vérifications et de protocoles pour garantir la sécurité des activités.
- Des certifications de sécurité des données telles que les normes ISO 27001 et SOC 1 Type II (l’obtention de SOC 2 Type II étant prévue pour 2025) offrant la tranquillité d’esprit dont ont besoin les organisations aux exigences strictes en matière de conformité.
- Une équipe interne d’experts de la sécurité qui applique les bonnes pratiques en matière de sécurité dans l’ensemble de l’entreprise.
- L’authentification unique (SSO), qui simplifie la gestion des accès et renforce la sécurité de l’entreprise : un vrai plus pour les organisations comptant de nombreux utilisateurs.
Visualisez la vidéo de démonstration : Démo de Vantage PPM
Sciforma propose des modes de déploiement flexibles, dont des solutions sur site et des hébergements dans le cloud. Cela permet aux organisations de choisir la configuration qui correspond le mieux à leur architecture informatique et à leurs exigences en matière de sécurité.
Sciforma adhère aux principes réglementaires sur la protection des données et le traitement des données personnelles, qui exigent que les données soient traitées de manière licite, loyale et transparente. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour traiter toutes les données de manière sécurisée, en tenant compte des restrictions relatives à leur collecte, leur finalité et leur transfert.
Dans le cadre d’un abonnement à Sciforma, le client a la possibilité de choisir l’emplacement de son centre de données et, en fonction de son choix, les données au repos sont conservées dans le pays d’origine, garantissant ainsi le respect des lois sur la protection des données.
Sciforma a établi des documents contractuels spécifiant nos obligations en matière de protection des données ainsi que celles du client concernant le traitement licite des données.
L’accès aux données est limité aux collaborateurs basés dans l’UE, au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Inde, comme démontré dans les documents contractuels, qui identifient les modalités de transferts internationaux en l’absence d’adéquation. Il s’agit notamment des clauses contractuelles types (SCC) adoptées par la Commission européenne et le Royaume-Uni.
Sciforma se conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE tel qu’adopté par la Commission européenne ainsi qu’au GDPR du Royaume-Uni. Sciforma prendra également en compte d’autres réglementations et lois internationales, sous réserve de l’approbation des deux parties. Notre document contractuel standard peut être modifié pour refléter les obligations convenues avec les clients en matière de protection des données et fait partie des conditions de service.
Sciforma dispose de fonctionnalités intégrées de journaux d’audit et offre la possibilité d’exporter les données à jour dans le cadre d’un rapport d’audit en préparation d’un audit.
Nous nous conformons aux règlements sur la protection des données, notamment en honorant nos responsabilités en matière de traitement des données et en consignant nos activités en la matière au sein d’un registre. Nous sommes également certifiés ISO 27001 pour nos services dans le cloud dans toutes les zones géographiques où nous fournissons notre solution SaaS.
Oui, Sciforma dispose d’un large réseau de partenaires et d’intégrateurs à travers le monde.
Nous recrutons activement des revendeurs et des partenaires agréés ainsi que des Si’s dans des emplacements stratégiques en Europe, en Asie, en Amérique du Nord, en Amérique du Sud, en Afrique et au Moyen-Orient. Nous recherchons des partenaires disposant d’une solide expertise des modèles SaaS ainsi qu’une bonne expérience en matière de PPM, PMO, informatique, R&D, développement de produits ou services professionnels.
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