6 activités chronophages et sans valeur ajoutée sources de gaspillage dans vos projets

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Ce que l’on définit comme “temps perdu” ou “temps gaspillé” au sein de vos projets peut-être assimilé à la somme des tâches à faible valeur ajoutée effectuées par tous vos collaborateurs pendant le cycle de vie d’un projet. Ce gaspillage est omniprésent dans la plupart des entreprises. Quelles sont les raisons de ce gaspillage ? Et surtout comment améliorer la productivité du travail à faible valeur ajoutée ?

 

 

1 - La génération de rapports ou Reporting

Probablement l’une des tâches les plus importantes, le reporting peut également devenir très chronophage : recueil manuel des informations, réconciliation et formatage des données pour divers comptes rendus et comités de pilotage de projets. Par ailleurs, le cumul d’informations provenant de fichiers Excel et de fichiers locaux engendre la multiplication de données inexactes, redondantes, absentes, non disponibles, inconnues ou encore obsolètes et par conséquent un manque de fiabilité du reporting.

Les membres d’équipes de projets déclarent passer en moyenne un jour par semaine à préparer des comptes rendus pour des comités de pilotage ou suivis de projets. Il est indispensable d’uniformiser les processus de reporting et d’adopter un outil permettant de centraliser l’information.

 

2 - La gestion des temps ou Timesheet

Personne n’aime remplir les feuilles de temps, pourtant elles sont indispensables au suivi des projets. Les utilisateurs doivent dédier du temps à l'enregistrement de leurs feuilles de temps, tandis que les chefs de projet et responsables de ressources doivent passer du temps à les administrer.

Réaliser le suivi des temps est important pour garantir que tous les membres d’équipe des projets déclarent correctement leurs temps passés (sur le projet, hors-projet, en congés, etc.). L’automatisation des feuilles de temps vous fait gagner du temps et permet aux équipes de se consacrer davantage à des activités à valeur ajoutée.

 

3 - La recherche de documents projets

Les membres des équipes projets déclarent souvent passer plus d’une journée par semaine à rechercher des documents importants liés au projet, tels que modèles, indicateurs clés et informations financières. Une étude récente indique que pour 35% des entreprises, le fait de ne pas disposer d’un « système centralisé d’échange de documents » représente un enjeu commercial fondamental et aboutit souvent à l’achat d’un logiciel de gestion de projets.

La mise en place d’une base de données centralisée simplifie et accélère les recherches de documents.

 

4 - Une mauvaise communication ou une communication intempestive

A l’ère du digital et des réseaux sociaux, alors qu’il existe pléthore de moyens de communication, il est difficile de croire que les chefs de projets perdent du temps à chasser et transmettre l’information. Boîtes mail surchargées, coups de téléphone intempestifs, réunionites aigues… autant de moyens de communication qui ont la capacité d’absorber les heures de vos journées comme du papier buvard.

Tout comme pour les documents, la communication doit être centralisée pour être vraiment efficace.

 

5 - La multiplicité des outils

Aujourd’hui en entreprise, les outils de travail collaboratifs se multiplient pour nous simplifier la tâche… et terminent par nous en faire perdre ! Vos ressources renseignent leurs fiches de temps et absences sur votre ERP. Vous assignez les tâches sur un outil de planification qui ne les prend pas en compte. Vous partagez des documents sur l’outil de chat interne et validez des décisions par mail… Et bien sûr, aucun de ces outils n’est intégré avec les autres.

Comme pour les documents, il est important d’avoir un seul et même outil qui intègrent tous ces aspects logistiques, pour ne plus perdre de temps à retrouver le fil du projet.

 

6 - La gestion de tâches manuelles

Le manque d’automatisation d’un volume important de tâches simples et répétitives, comme la gestion des feuilles de temps, la communication des affectations de tâches aux collaborateurs et le suivi de réalisation des activités liées aux projets. Parmi les entreprises interrogées, 62 % d’entre elles ont cité « la saisie des temps / des coûts des projets » comme le problème principal entraînant l’achat d’un logiciel de gestion de projets.

Les outils logiciels de gestion de projets ont pour fonction de base d’automatiser les tâches courantes à faible valeur ajoutée, comme l’administration des feuilles de temps, la communication d’affectation des tâches, le suivi d’exécution et les validations ainsi que les alertes et notifications associées.

 

La solution ultime pour éliminer le gaspillage dans vos projets

Les tâches à faible valeur ajoutée effectuées par les équipes projets représentent une charge de travail beaucoup plus importante que les tâches à forte valeur ajoutée. Il vaut donc mieux faire porter ses efforts de productivité sur le travail à faible valeur ajoutée pour améliorer la productivité générale des projets.

Une solution simple pour résoudre l’ensemble de ces problèmes est d’adopter un logiciel de gestion de portefeuilles et de projets qui, comme Sciforma, intègre l’ensemble des fonctionnalités mentionnées ci-dessus comme la centralisation de l’information, des documents et des moyens de communication, l’automatisation des tâches simples.

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Camélia Docquin

Camélia gère le marketing de la zone Europe, ce qui lui permet de s’enrichir au contact de différents points de vue sur l’environnement des affaires actuel et sur les défis en matière de gestion de projets auxquels sont confrontés entreprises comme individus au quotidien. Au nombre de ses centres d’intérêt figurent : l'innovation, la transformation digitale, et  l'exécution des stratégies d’entreprise.