Comment évaluer les outils de gestion de portefeuilles de projets et choisir le bon ?

Pour un bureau de gestion de projets ou autre structure dédiée aux projets, disposer des bons outils peut être déterminant. Un puissant logiciel de gestion de portefeuilles de projets peut considérablement améliorer la manière dont les projets et les ressources sont planifiés, suivis et optimisés à l’échelle du portefeuille. Mais vous devez vous assurer que la solution de gestion de portefeuilles de projets que vous choisissez est adaptée à votre organisation. Investir dans un outil qui ne correspond pas à votre niveau de maturité en matière de gestion de projets, qui n'est pas équipé pour répondre à vos besoins, ou qui ne sera pas accepté par vos équipes vous causera plus de problèmes qu’autre chose. Voici quelques conseils et considérations pour vous aider à identifier et à déployer l’outil de PPM qui comblera vos attentes.

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Mettre en place un outil logiciel dédié à la gestion de portefeuilles de projets comporte de nombreux avantages :

  • Les plateformes de PPM fournissent un référentiel central pour consolider les données liées aux projets et les maintenir à jour en temps réel. Cela garantit l'exactitude, la fiabilité et la qualité globale des informations dans la durée.
  • En digitalisant la gestion des projets et des portefeuilles, les outils automatisent les tâches répétitives et font ainsi gagner un temps précieux aux équipes, accroissant la productivité du travail.
  • L'exploitation et l'analyse des données renforcent la compréhension des forces et faiblesses respectives des projets et des études d’opportunité, et notamment de leur retour sur investissement prévisionnel. Cela va vous aider à déterminer quels projets doivent être lancés maintenant ou plus tard.
  • Les enseignements tirés de projets antérieurs peuvent être utilisés pour améliorer les prévisions et guider la planification des projets.
  • Les modules de gestion des ressources contribuent à la prévention et à la gestion des conflits d’affectation.
  • Des fonctionnalités dédiées vous aident à limiter et à atténuer les risques liés aux projets.
  • Enfin, des tableaux de bord types facilitent le traitement des données et l'établissement de rapports qui permettront aux dirigeants de fonder leurs décisions sur des informations fiables.

Ces quelques bénéfices généraux ne font qu'effleurer la surface de ce qu'un outil de PPM peut faire pour un PMO ou pour une entreprise. L’immense variété des outils disponibles empêche malheureusement d’en dresser une liste plus complète et plus détaillée. Les nombreuses solutions disponibles sur le marché offrent chacune des fonctionnalités spécifiques, avec différents degrés de sophistication.

Pour une entreprise aux équipes de taille réduite et à faible niveau de maturité, cherchant à résoudre une poignée de problèmes spécifiques, un outil « élémentaire » avec quelques fonctionnalités ciblées sera parfait. Tandis que des entreprises de plus grande envergure auront plutôt intérêt à se tourner vers des logiciels avancés offrant un éventail complet de fonctionnalités pointues - pour autant qu'elles puissent absorber le surcoût et la complexité associés.

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Vous trouverez ci-dessous les différentes options qui s'offrent aux organisations cherchant à digitaliser leurs pratiques et méthodes de gestion de portefeuilles de projets afin de résoudre leurs problèmes et leurs difficultés.

 

Extension de plate-forme technologique

Certaines plateformes logicielles d'entreprise (comme les ERP ou les outils de gestion de services informatiques) proposent également, en option, des modules dédiés à la gestion de projets. Ceux-ci fournissent des fonctionnalités correctes pour la gestion des projets et peuvent rapidement apporter solution à des problèmes ciblés. Bien qu'ils soient intéressants pour les entreprises qui ne peuvent pas se permettre de consacrer un budget spécifique à l'achat d’un système de gestion de portefeuilles de projets, ils ne vous permettront pas de développer de compétences socles en matière de PPM et ne sauront pas accompagner la montée en maturité de vos équipes et méthodes.

 

Solutions de gestion du travail collaboratif

Les organisations qui ne recherchent pas nécessairement un cadre très structuré ou des perspectives de montée en compétences en matière de gestion de portefeuilles de projets peuvent également opter pour une solution axée sur la facilitation du travail collaboratif des équipes projets. Ces solutions offrent des fonctionnalités faciles à prendre en main pour la gestion de projets simples et la collaboration inter-équipe.

 

Plateformes d'entreprise évolutives pour PMO

Les solutions pour PMO offrent l’équilibre idéal entre puissance et ergonomie. Elles s’adressent essentiellement aux entreprises dans lesquelles un PMO, ou une direction assimilée, a été mis sur pied afin de coordonner le travail de plusieurs équipes projets. Ces outils combinent des fonctionnalités de planification stratégiques du portefeuille pour le PMO et les décideurs, et des outils intelligents facilitant l'exécution et la collaboration pour les équipes. Ils peuvent accompagner la montée en maturité de l’organisation, et sont souvent considérés comme l’option offrant le meilleur rapport risques-bénéfices.

 

Solutions informatiques sophistiquées

Les grandes entreprises ayant des enjeux complexes et une maturité élevée en matière de gestion de portefeuilles de projets souhaitent souvent bénéficier du raffinement de plateformes informatiques de haut niveau offrant une gamme complète de fonctionnalités pointues. Il convient cependant de noter que leur prix est généralement bien plus élevé et que, étant plus difficiles à prendre en main, l'adoption par les utilisateurs et le retour sur investissement requièrent plus de temps et d'efforts.

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Afin de déterminer quel type de solution est le mieux adapté à votre organisation, vous devez commencer par vous assurer que vous comprenez bien votre situation actuelle, vos défis et vos enjeux en matière de gestion de portefeuilles de projets.

 

Où en êtes-vous ?

Il est naturellement beaucoup plus sensé de choisir un outil adapté à votre mode de fonctionnement et à votre situation actuelle plutôt que de devoir tordre votre organisation pour qu'elle se plie à un nouvel outil. Pour déterminer ce qui vous convient le mieux, vous devez d'abord comprendre les moteurs et ressorts de votre gestion de portefeuilles de projets : les méthodes dont vous disposez et que vous suivez, le type de données qui peuvent être maniées et exploitées, et le degré de maîtrise et de compétence de vos équipes en matière de PPM.

De plus, vous pouvez analyser des projets passés comme en cours afin de comprendre comment les projets sont conçus, sélectionnés, admis au sein d’un portefeuille, lancés, exécutés et livrés. Essayez d'identifier ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré.

La réalisation de cet audit vous aidera à déterminer ce pour quoi au juste vous avez besoin d'un outil. En comparant votre situation actuelle et celle que vous souhaiteriez atteindre à l'avenir, vous pouvez détailler une liste d'exigences et d’attentes.

Outre vos propres observations, évaluations et analyses, il peut être intéressant de consulter les différentes parties prenantes impliquées dans l'activité de gestion de portefeuilles de projets au sein de l'entreprise afin de recueillir leurs impressions. Sur la base de leurs commentaires, vous pourrez vous faire une idée de leurs problèmes et attentes respectifs.

La conjonction de ces informations et de vos propres idées vous permettra de faire émerger les besoins réels de votre organisation et d'identifier les fonctionnalités qu'un logiciel de gestion de portefeuilles de projets doit offrir pour servir votre entreprise.

Dès lors, vous devriez être en mesure de bien cerner ce que vous cherchez à atteindre. Vous pouvez ensuite associer aux objectifs que vous avez identifiés des indicateurs spécifiques, tant quantitatifs que qualitatifs, qui vous permettront de mesurer et d'évaluer votre progression.

 

Concentrons-nous sur les problèmes

Les obstacles et les difficultés auxquels vos équipes de PPM sont confrontées méritent une attention toute particulière. L'une des erreurs les plus fréquentes dans la recherche d'un outil est de ne pas accorder assez d’importance aux problèmes qui pèsent sur les résultats de l'entreprise. Pour trouver un remède, vous devez d’abord mettre le doigt sur ce qui va mal. Vous devez identifier les symptômes des problèmes, comprendre et essayer de quantifier leur impact sur les objectifs clés de l'entreprise, et en identifier les causes profondes afin de déterminer comment les éradiquer pour de bon.

Examinons quelques exemples de problèmes courants en matière de gestion de portefeuilles de projets.

  • Faible productivité : les entreprises qui mènent leurs projets sans l’aide d’une plateforme professionnelle sont nombreuses à constater que leurs équipes perdent beaucoup trop d'énergie et d'efforts sur des tâches sans valeur ajoutée. Le travail dépourvu de valeur ajoutée représente généralement la majeure partie du temps consacré aux projets (jusqu'à 90 %). Cela implique que gagner en productivité dans ces activités aura une influence significative sur l'efficacité globale du travail sur les projets.
  • Durée excessive des projets : une productivité et une utilisation des ressources sous-optimales peuvent allonger les projets, retardant la mise sur le marché et pesant sur les résultats commerciaux, les parts de marché et la satisfaction des clients.
  • Manque de cohérence avec la stratégie : investir les ressources de votre organisation dans la poursuite des mauvais projets peut considérablement nuire à la rentabilité et à la viabilité de votre entreprise. Les PMO doivent s'assurer qu'ils sélectionnent les bons projets : ceux qui servent la stratégie et qui contribueront à atteindre les objectifs de l'entreprise.

 

Valider les attentes

La liste de besoins et d’attentes obtenue sur la base de cette analyse préliminaire doit être présentée à votre direction afin d'obtenir l’approbation de votre projet d'acquisition d’un outil ainsi que le financement nécessaire. Vous devez consolider vos conclusions sous la forme d'une analyse de rentabilité solide et convaincante afin de justifier la nécessité d'investir dans la plateforme de votre choix. Pour étayer votre argumentation, n'hésitez pas à mettre en évidence les problèmes actuels et à quantifier les écarts de performance qu'ils provoquent (par rapport à la concurrence par exemple). Vous devez également quantifier les bénéfices et le retour sur investissement attendus d'une solution, en mettant l'accent sur des domaines clés tels que la compétitivité à long terme et la croissance rentable.

Emporter l’adhésion de votre direction est non seulement essentiel pour obtenir le feu vert et les financements nécessaires, mais, par la suite, le soutien des dirigeants sera également précieux pour faciliter l'acceptation et l'adoption de l'outil par les utilisateurs.

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Une fois que vous disposez d'une liste détaillée, priorisée et validée de vos attentes, vous pouvez facilement la transformer en une « liste de courses » en faisant correspondre à chacune de ces exigences une ou plusieurs capacités logicielles. Pour illustrer ce point, revenons sur les exemples de problèmes et d’attentes que nous avons précédemment examinés :

Le temps perdu sur des tâches dépourvues de valeur ajoutée peut se traduire par le besoin :

  • D'un système centralisant les données relatives aux projets, éliminant ainsi la nécessité de rechercher les informations ;
  • De rapports et de tableaux de bord générés automatiquement, avec des synthèses et des calculs informatisés ;
  • De solutions d'automatisation du travail pour les tâches élémentaires de suivi des projets, comme l'administration des feuilles de temps, le suivi de l'achèvement, les communications relatives à l'attribution des tâches et autres notifications.

 

Des projets à la durée excessive nécessiteront généralement :

  • Des fonctions de gestion des ressources pour optimiser leur utilisation. Des modules logiciels vous permettront de gérer l'affectation des ressources afin de veiller à ce que les bonnes ressources, dotées des bonnes compétences, travaillent à pleine capacité sur les projets à plus forte valeur ajoutée. Ils vous aideront également à éviter que certaines ressources soient inutilisées. C’est tout particulièrement important pour les entreprises qui ont choisi d’externaliser ou de flexibiliser une partie de leurs effectifs dans un souci de maîtrise des coûts ;
  • Des solutions d'optimisation du travail, comme par exemple des processus rationalisés pour la sélection et la validation des projets, les arbitrages et les rapports, ainsi que des outils intégrés pour le partage d’informations et la communication afin d'améliorer l'efficacité et la productivité du travail d’équipe ;
  • Des fonctionnalités dédiées à la gestion des risques pour une meilleure évaluation de la faisabilité des projets au stade de la gestion et de la priorisation des demandes, car certains projets à forte valeur ajoutée présentent également des risques élevés qui doivent être pris en compte dès le départ.

Un manque de cohérence avec la stratégie va requérir :

  • Des fonctionnalités de gestion des idées et des demandes, avec une méthode rationalisée pour le recueil des idées et l'évaluation des projets candidats sur la base de critères personnalisés afin de garantir la qualité de la sélection des projets par rapport à la stratégie et aux objectifs de l'entreprise ;
  • Des fonctionnalités de gestion de portefeuilles pour optimiser la concordance des projets, programmes et portefeuilles à l’échelle de l'entreprise ;
  • Des rapports et des tableaux de bord intelligents pour aider les décideurs du PMO et de l’entreprise à prendre des décisions éclairées pour piloter le portefeuille.

Ce ne sont là que quelques exemples, inspirés des difficultés observées au sein de nombreuses entreprises. Vous pouvez parfaitement avoir des attentes différentes ou supplémentaires, que vous pouvez similairement associer à des fonctionnalités logicielles.

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Quels que soient les problèmes et les attentes spécifiques à votre organisation, voici quelques points importants à prendre en compte pour évaluer et comparer les différents outils de gestion de portefeuilles de projets.

L’évolutivité

Un bon outil doit comporter une base de données solide et puissante, avec des capacités de stockage extensibles. Il s'agit de s'assurer qu'elle pourra contenir l’ensemble des données relatives à vos projets et ressources, même lorsque le nombre d'utilisateurs et de projets dans le système augmentera.

La plupart des entreprises constatent, anticipent - ou espèrent - une croissance de leur activité. Au lieu d'investir dans un système à taille unique et à périmètre fixe, il est plus judicieux d'opter pour un service flexible et évolutif qui saura grandir avec vous.

La traçabilité

Pour améliorer votre gestion de portefeuilles de projets, vous devez pouvoir tirer des enseignements de vos expériences passées. C'est pourquoi votre système doit vous permettre de retracer vos actions. Il doit conserver un historique complet de l'activité projets et au fil du temps, avec des archives documentant les problèmes et les changements survenus au cours de l’exécution, et avec une piste de vérification permettant de voir rétrospectivement qui a effectué quels changements. Cet historique peut également servir de base à des simulations qui permettront de projeter vos projets et portefeuilles dans plusieurs avenirs hypothétiques.

La sécurité

Le fournisseur de l'outil de gestion de portefeuilles de projets que vous choisirez doit garantir la sécurité des informations et des données saisies dans le système. C’est particulièrement important si vous sélectionnez une solution SaaS, basée dans le cloud (un choix de plus en plus répandu car ces solutions offrent une expérience utilisateur simplifiée). Votre solution doit également comporter des protocoles permettant de faire appliquer votre politique interne en matière de partage des données, comme par exemple des accès différenciés aux informations en fonction des profils utilisateurs.

L’interopérabilité

La plupart des entreprises voudront pouvoir interfacer leur système et leur base de données PPM avec d'autres logiciels d'entreprise (par exemple leur outil de gestion des ressources humaines ou leur ERP). La plateforme doit également pouvoir récupérer automatiquement des données provenant d'autres systèmes.

L’intuitivité

Les décideurs attendent des rapports et des tableaux de bord clairs et visuels, leur permettant de se faire une idée de la santé des différents projets et portefeuilles en un coup d’œil. Un bon outil permettra de visualiser les données à l'aide de tableaux de bord et de rapports analytiques graphiques consolidant de manière claire et éloquente des données en provenance de sources multiples.

Vous devez également pouvoir personnaliser et adapter les modèles par défaut de votre outil de gestion de projets afin de les adapter aux habitudes et aux attentes de vos différentes parties prenantes.

La facilité d'utilisation

La facilité d'utilisation d'une solution est bien souvent ce qui conditionne son adoption. Afin d’emporter l’adhésion de vos équipes, votre plateforme doit permettre un accès facile, rapide et pratique aux informations pertinentes, avec différents niveaux de détail selon le rôle et les préférences de l'utilisateur. Elle doit également permettre aux utilisateurs d'effectuer des opérations complexes en un seul clic.

Les services

Si vous ne disposez pas des compétences requises en interne, ou si vous manquez de temps et de ressources, vous pourriez avoir besoin d'une assistance externe pour la mise en œuvre et le déploiement de votre solution. Dans ce cas, vous pouvez confier la mise en place du logiciel à votre fournisseur d'outils ou à des consultants tiers. Nombreux sont les fournisseurs d'outils qui peuvent s'occuper de tout à votre place.

Même si vous choisissez de vous impliquer dans le déploiement, vous pouvez toujours tirer parti de l'expertise du partenaire vous fournissant l’outil. Les éditeurs de logiciels expérimentés ont déjà accompagné de nombreuses autres entreprises dans leur démarche de digitalisation de leur gestion de projets. Ils savent ce qui fonctionne, et ce qui ne fonctionne pas. Ils peuvent vous guider dans le déploiement de la solution et la conduite du changement auprès des utilisateurs, et vous donner des conseils utiles pour vous aider à réussir.

C'est pourquoi il est toujours plus sûr de choisir un partenaire pouvant revendiquer un historique de collaborations fructueuses avec ses clients. Il est non moins important de sélectionner un fournisseur offrant une gamme de services à toutes les étapes et capable de vous accompagner dans la durée pour vous aider à résoudre les problèmes qui pourraient se présenter et répondre à toutes les questions et demandes que vous pourrez avoir.

Ces diverses considérations doivent vous permettre de vous lancer et de partir à la recherche de l’outil de gestion de portefeuilles de projets qu’il vous faut. Étudiez les diverses solutions disponibles pour identifier celles qui répondent à vos besoins spécifiques et offrent les garanties les plus solides.

Des services de comparaison de logiciels tels que Capterra ou g2 fournissent des analyses indépendantes et des avis clients qui vous aideront à identifier les fournisseurs d'outils de gestion de portefeuilles de projets les plus reconnus, et à évaluer leurs atouts respectifs. Vous pouvez également faire appel à des consultants externes pour faciliter votre décision.

Il est certes important de choisir la bonne solution du point de vue de la technologie et des fonctionnalités, mais il est peut-être tout aussi essentiel de choisir le partenaire avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise : celui qui vous convaincra par la qualité des interactions et la réactivité du service. Au moment de faire votre choix, n'hésitez pas à contacter les fournisseurs des outils qui vous intéressent pour demander une démonstration ou un essai - et faire connaissance avec l’équipe par la même occasion.

 

En synthèse

  • Les outils de gestion de portefeuilles de projets peuvent considérablement améliorer la manière dont votre entreprise mène ses projets. Mais il est essentiel de choisir le bon outil ;
  • Vous devez vous ménager une compréhension claire de vos attentes et exigences en matière de PPM afin de pouvoir choisir la solution qui y répondra ;
  • Outre les caractéristiques techniques et les fonctionnalités, prenez en compte des critères plus qualitatifs tels que les garanties de sécurité ou les services offerts par le fournisseur.

 

Pour plus d’informations sur l’évaluation des outils de gestion de portefeuilles de projets, nous vous invitons à consulter :

Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles