Quelles sont les fonctions d'un bureau de gestion de projets ?

Pour les entreprises menant un certain volume de projets, la création d'un bureau de gestion de projets (PMO) ou autre entité organisationnelle similaire dédiée à l'activité projets est une pratique de plus en plus répandue. Cependant, au stade de la préparation ou du lancement d'un PMO, il peut parfois être ardu de déterminer quelles fonctions doivent être assignées à ce bureau de gestion de projets naissant. En effet, un PMO peut revêtir d’innombrables casquettes. Il serait d’ailleurs virtuellement impossible d’énumérer l’ensemble des rôles et responsabilités qu'un PMO peut potentiellement assumer. Voici toutefois un aperçu des fonctions essentielles que les bureaux de gestion de projets remplissent dans les organisations.

Fonction du PMO n° 1 : Suivre et contrôler l’efficacité de l'exécution des projets

Sans grande surprise, le suivi et le contrôle des projets sont au premier rang des fonctions d’un bureau de gestion des projets. Il est d’ailleurs fréquent que la création d'un PMO soit motivée par la nécessité d'améliorer la rapidité, la qualité et la fiabilité de l'exécution des projets. Pour agir sur l’efficacité de l'exécution, un PMO va superviser le cycle de de vie des projets pour s'assurer qu’ils respectent leurs délais et leurs budgets, et qu'ils restent dans le périmètre imparti. Dans le cadre du contrôle de l'activité projets assuré par le PMO, il va également s’assurer de la satisfaction des parties prenantes, qu’elles soient primaires ou secondaires, et du respect de toute autre exigence conditionnant la réussite du projet.

Pour ce faire, les PMO consolident et manipulent de grandes masses de données liées aux projets, suivant leur avancement et rendant compte de leur progression tout au long du cycle de vie des projets afin de rendre l'activité et le travail plus fiables. Certains PMO s'impliqueront activement dans le suivi de l'exécution et de la livraison, tandis que d'autres s’attacheront plutôt à accompagner les chefs de projet afin de les aider à garantir la fluidité et la réussite des projets menés.

En outre, un bureau de gestion de projets peut améliorer l’efficacité des projets en apportant son soutien aux autres collaborateurs impliqués dans la gestion des projets. Recevoir des conseils généraux ou spécialisés de la part d'un spécialiste de la gestion de projets peut être très utile aux équipes, car il n'est pas rare de voir des projets gérés par des profils techniques ou opérationnels ne disposant pas de formation ou d’expérience spécifique en matière de gestion de projets. Un PMO peut offrir des conseils sur la planification, la programmation, les achats, et toutes les activités liées à l'exécution et au suivi. Les équipes projets peuvent tirer parti de sa connaissance des normes et pratiques de gestion de portefeuille de projets et de son expertise pour éviter les pièges pouvant faire dériver l'exécution et pour s'assurer que les projets restent sur la bonne voie. Même pour les professionnels de la gestion de projets, les conseils, les éclairages et le soutien d'un PMO peuvent représenter une source précieuse d’informations, favorisant l'amélioration continue. Enfin, les PMO peuvent soutenir directement les chefs de projets en exécutant pour eux des opérations avancées ou spécialisées.

Fonction du PMO n° 2 : Développer des méthodologies de gestion de projets

La création d'un bureau de gestion de projets constitue généralement le point de départ d'un processus de structuration de la gestion de portefeuilles de projets dans une organisation. Les PMO définissent et mettent en œuvre des méthodologies visant à harmoniser les activités et les méthodes de gestion de projets au sein de l'entreprise. Ils formulent des directives régissant la manière dont un projet doit être géré tout au long de son cycle de vie - de la création des études d’opportunités initiales à la logistique de livraison.

Les bonnes pratiques, les indicateurs standard et les procédés reproductibles mis en œuvre par le PMO permettront de renforcer la cohérence entre les équipes de gestion de projets, de rendre comparables différents projets dans divers domaines, et d'améliorer les résultats globaux des projets. Lorsque cela s’avère possible, le bureau de gestion de projets harmonise ces méthodes dans toutes les branches et tous les services à l’échelle de l'organisation.

En tant que garant des méthodes de gestion de portefeuilles de projets, le PMO formalise ce corpus méthodologique en une Charte de la gestion de projets cohérente, qui doit être mise à la disposition de toutes les collaborateurs impliqués dans l'activité projets et évoluer au fil du temps pour refléter les changements dans la conjoncture, les conditions du marché ou la stratégie organisationnelle. En fonction de la configuration, du secteur d'activité et de la culture de l'organisation, un PMO peut privilégier des méthodes de livraison linéaires telles que l'approche en cascade ou le cycle en V, ou préférer un cadre de travail plus Agile. Un nombre croissant de PMO essaient de bénéficier du meilleur des deux mondes en élaborant leur propre méthode hybride personnalisée.

Fonction du PMO n° 3 : Déployer des outils professionnels de gestion de portefeuilles de projets

À l'instigation du bureau de gestion de projets, l'organisation sélectionne, achète et déploie des outils logiciels professionnels pour accélérer et faciliter les activités de gestion de portefeuilles de projets.

Contrairement à un préjugé courant, les outils de PPM ne sont pas réservés aux grandes entreprises et aux méga-projets. Même les entreprises de taille plus modeste peuvent tirer grand profit du déploiement de tels outils, spécialement conçus pour consolider les données et automatiser les tâches. Aucune entreprise ne peut se permettre de négliger l’opportunité d'augmenter sa productivité, d'améliorer la qualité de ses données et d'optimiser l'utilisation de ses ressources !

Un logiciel de PPM décomposera les projets en une série de phases et de tâches afin d'améliorer leur gestion, de rendre leur suivi plus détaillé et d’analyser intelligemment les données. Un outil puissant offrira en outre un certain nombre de fonctionnalités de gestion et d'analyse, et notamment des fonctions de simulation et d'analyse de données avancée.

Grâce à son expertise en matière de gestion de portefeuilles de projets, votre PMO jouera un rôle déterminant dans le choix de l'outil le mieux adapté à votre organisation, dans l'évaluation des besoins de configuration, dans son déploiement et dans la conduite du changement auprès des utilisateurs. Parce que ces outils nécessitent généralement un minimum de formation - en particulier pour les chefs de projet non professionnels - le bureau de gestion de projets mènera également un travail de développement des compétences grâce à un ensemble de programmes de formation plus ou moins formels.

Fonction du PMO n° 4 : Piloter les programmes et portefeuilles

Un bureau de gestion de projets s'avère souvent extrêmement utile lorsqu'il s'agit de gérer de multiples projets. Certaines ressources, certains actifs et certains équipements étant partagés par plusieurs équipes ou entités, les différents projets menés au sein d'une entreprise présentent toujours un certain degré d’interdépendance. Grâce à sa vision transversale de l'activité projets, le bureau de gestion de projets est en mesure de veiller à ce que ces dépendances et ces contraintes soient anticipées, comprises et résolues à temps afin de favoriser la réussite de chaque projet et d’optimiser la valeur globale.

Les PMO sont également en position idéale pour améliorer la gestion des programmes - des ensembles de projets connexes qui sont regroupés afin d’en maximiser l'efficacité - et des portefeuilles de projets. Contrairement aux chefs de projets ordinaires, qui doivent généralement rester concentrés sur leurs responsabilités opérationnelles, les PMO bénéficient d’une vision élargie et peuvent prendre du recul pour évaluer l'équilibre et la santé des programmes et des portefeuilles de l'organisation, en apportant ou en recommandant des ajustements si nécessaire.

Piloter des programmes et des portefeuilles implique de prendre des décisions d'investissement. Il s'agit de s'assurer que les fonds disponibles sont utilisés de manière optimale, en tenant compte d'une multitude de paramètres tels que les risques, la probabilité de réussite, les objectifs stratégiques, les conditions de marché, les aspects liés à l’exécution, etc. Le PMO contribuera à ces décisions en recueillant, en tenant à jour et en analysant des données pertinentes dans de nombreux pans de l'entreprise. Forts de ces connaissances, les dirigeants du PMO sont en mesure de jouer le rôle de conseillers privilégiés de la direction de l’entreprise. Ils peuvent fournir des éclairages afin d'aider les dirigeants de l’organisation à prendre des décisions d'investissement judicieuses pour piloter les portefeuilles. C'est d’ailleurs l'un des moyens par lesquels votre bureau de gestion de projets pourra démontrer son utilité et sa valeur à la direction.

Fonction du PMO n° 5 : Piloter les projets de manière stratégique

Assurer la création de valeur pour l’organisation est l'une des fonctions les plus essentielles d'un bureau de gestion de projets. Votre PMO notera et classera les idées de projets sur la base de critères préétablis afin de rendre la sélection des projets potentiels plus stratégique. Il sera en mesure d'analyser les projets candidats afin d'identifier les idées les mieux en phase avec les objectifs stratégiques de l'organisation, de construire de solides études d’opportunités avec des indicateurs convaincants, puis de suivre la progression vers les résultats escomptés tout au long du cycle d'exécution des projets.

Afin de faciliter et d’harmoniser la sélection et la priorisation des projets, le bureau de gestion de projets mettra en place des méthodes et des systèmes de gouvernance dédiés. Il veillera à ce que les outils soient correctement utilisés pour recueillir les données et suivre l'avancement des projets, il définira des critères et un processus de sélection standard, ainsi que des mécanismes de collaboration et de prise de décisions afin de clarifier les responsabilités de gestion et de contrôle que doivent respectivement endosser les diverses parties prenantes.

Fonction du PMO n° 6 : Optimiser l'allocation des ressources

À moins que vous n'ayez la chance de travailler dans une organisation aux ressources sans bornes, l'optimisation de l'utilisation de collaborateurs, de fonds et de moyens de production limités est probablement un casse-tête quotidien pour votre entreprise. Les bureaux de gestion de projets permettent de gérer les ressources plus efficacement et d'améliorer les processus d’allocation et d'affectation des ressources sur l'ensemble des projets. Leur visibilité sur les calendriers, les budgets, les besoins des projets, la disponibilité des ressources et leur charge de travail permet aux PMO de définir des priorités afin de fournir les bonnes ressources aux bons projets, et ce au bon moment.

Cela s’avère particulièrement utile lorsqu'il s'agit de ressources critiques - qu'il s'agisse de collaborateurs, d'équipement ou de logiciels - qui doivent être partagées entre plusieurs projets. Le bureau de gestion de projets assure leur disponibilité et veille à ce que les critères de ressources soient respectés pour chaque projet.

Il est tout aussi important de veiller à ce que l’ensemble des ressources disponibles soient utilisées de manière optimale pour éviter les gaspillages financiers et préserver le moral des équipes. Des simulations et des analyses de scénarios automatisées permettront à votre bureau de gestion de projets de planifier en amont afin d’optimiser dans la durée l'allocation et l'utilisation des ressources.

Fonction du PMO n° 7 : Établir un cadre de travail propice à la collaboration

Outre l’amélioration de la répartition des ressources entre les activités, le PMO veillera à la qualité du cadre de travail et encouragera les interactions. Il favorisera la propagation d’une culture, de valeurs et d’un langage communs au sein de l'organisation afin de contribuer à l'harmonisation des pratiques de travail et de faciliter la collaboration. L’existence d’indicateurs partagés, d’outils collaboratifs, de méthodes et de bonnes pratiques communes pour la collaboration intra- et inter-projets améliorera la synchronisation et la productivité. L'intensification des interactions entre les diverses équipes stimule également leur créativité et leur polyvalence - les collaborateurs ayant ainsi la possibilité d'apprendre les uns des autres - et tend à améliorer la qualité de vie des employés. L’action du bureau de gestion de projets va ainsi contribuer à créer un cadre de travail propice à la collaboration, marqué par une culture de la confiance et par la volonté de grandir ensemble.

L'importance de la communication autour des activités projets est souvent sous-estimée. Pourtant, les entreprises menant généralement des projets similaires, les équipes peuvent bénéficier de l'expérience de leurs homologues dans d'autres secteurs de l'entreprise. Un bureau de gestion de projets contribuera grandement à renforcer et à améliorer la communication au sein de l’organisation en tirant parti d'un certain nombre d'outils et de canaux de communication : outils de gestion de projets avec des fonctionnalités de communication et de collaboration, forums, etc. Le PMO peut également jouer un rôle essentiel en dissipant les malentendus ou en clarifiant les échanges entre les équipes.

Enfin et surtout, le PMO peut contribuer à combler le fossé entre la direction et les opérations en relayant les décisions et orientations exécutives aux équipes de gestion de projets.

Fonction du PMO n° 8 : Informer et former pour aider l’organisation à rester compétitive dans la durée

Les bureaux de gestion de projets vont également communiquer en continu avec les équipes et les collaborateurs afin de les tenir informés des bonnes pratiques du secteur, de nouvelles méthodologies ou techniques de gestion. Le PMO a le devoir de se tenir au courant des innovations et des nouveautés en matière de gestion de projets. En participant à des salons, des conférences et des événements professionnels, il peut être amené à découvrir de nouvelles idées ou s'inspirer de l'expérience d'autres organisations. Il pourra ensuite transmettre ces connaissances et veiller à ce qu'elles soient assimilées et mises en pratique dans l'entreprise.

Les bureaux de gestion de projets fournissent également des services de formation aux chefs de projets et aux équipes projets afin de s'assurer que leurs compétences sont et restent à jour. Pour optimiser les capacités des ressources humaines, ils peuvent encourager des individus ciblés à suivre des programmes de certification en gestion de portefeuille de projets, comme ceux du Project Management Institute. Les PMO organisent régulièrement des ateliers, des conférences ou d'autres modules d'apprentissage, et fournissent un accompagnement et un encadrement permanents aux équipes. Ce travail de mentorat et de formation doit idéalement s’étendre au-delà des équipes projets et impliquer également les décideurs concernés par les projets, qui ne sont pas toujours nécessairement au fait des exigences des activités de gestion de projets.

De manière générale, un bureau de gestion de projets joue un rôle clé dans l'apprentissage institutionnel. Il va consolider les enseignements d’expériences antérieures, en archivant toute la documentation relative aux projets achevés dans un référentiel consultable par tous et en l'analysant afin d'en extraire des bonnes pratiques devant permettre de s'assurer que l'entreprise ne commette pas sans cesse les mêmes erreurs.

Les fonctions et les missions décrites ci-dessus constituent les activités principales d'une majorité de PMO. Toutefois, chaque bureau de gestion de projets est différent. La taille, la configuration et le secteur d'activité de votre entreprise, sa culture organisationnelle et son style de gestion sont quelques-uns des facteurs qui contribueront à définir la place et le rôle que votre PMO doit assumer afin de maximiser sa valeur pour votre entreprise.

 

En synthèse

  • Un bureau de gestion de projets est une entité polyvalente qui peut assumer divers rôles et fonctions au sein d'une organisation.
  • Au nombre des fonctions les plus courantes du PMO figurent : le suivi et le contrôle de l'efficacité de l’exécution des projets ; le développement de méthodologies de gestion de projets ; le déploiement d’outils professionnels de gestion de projets ; la coordination de la gestion des programmes et portefeuilles ; une gestion plus stratégique des projets ; l’optimisation de l'allocation et de l'utilisation des ressources ; la création de cadres de travail favorisant la collaboration ; et un travail d’information et de formation pour aider l’organisation à s’améliorer dans la durée.
  • Cette liste de fonctions clés ne doit pas être considérée comme exhaustive. Les fonctions effectives de votre PMO devront être adaptées aux besoins et aux capacités uniques de votre organisation.

 

Pour plus d’informations sur le rôle du PMO, nous vous invitons à consulter :

Camélia Docquin

Camélia gère le marketing de la zone Europe, ce qui lui permet de s’enrichir au contact de différents points de vue sur l’environnement des affaires actuel et sur les défis en matière de gestion de projets auxquels sont confrontés entreprises comme individus au quotidien. Au nombre de ses centres d’intérêt figurent : l'innovation, la transformation digitale, et  l'exécution des stratégies d’entreprise.