Welche Methoden werden am häufigsten genutzt, um Projekte zu managen?

Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse:

Standardisierung und Konsistenz spielen die entscheidende Rolle in der Projektbearbeitung. Deshalb ist es so wichtig für Projektmanagementbüros und andere Projekt- und Portfoliomanagement-Profis, eine geeignete Methodik für das Projektmanagement – oder auch eine Kombination verschiedener Methodiken – auszuwählen.

Zu den am weitesten verbreiteten PPM-Methoden zählen:

  • Wasserfall
  • Critical Chain Projektmanagement (CCPM)
  • Agil
  • Scrum
  • Kanban
  • Six Sigma
  • und weitere

Projektmanagement ist eine prozessorientierte Disziplin. Jeder PPM-Profi weiß, wie wichtig es ist, die richtige Methodik zu wählen, um Projekte so zu bearbeiten, dass sie die geforderten Lieferobjekte fristgerecht und im geplanten Budget erbringen. Für einige Branchen und Projekttypen eignen bestimmte Methodiken besser als andere. In unklaren Fällen liegt die Entscheidung beim Projektmanagementbüro oder bei Projektmanagern.

Wir fassen hier einige der populärsten Projektmanagementmethodiken zusammen und legen dar, wofür sie sich am besten eignen. Unser Überblick soll Ihnen die Auswahl der richtigen Methodik für Ihre Projekte erleichtern.

Die Wasserfall-Methodik ist der ursprüngliche möglicherweise auch der einfachste Ansatz für die Projektbearbeitung. Wie der Name sagt, folgt der Wasserfall-Prozess einem linear abwärts verlaufenden Strom bis zur Projektfertigstellung. Projekte werden in verschiedene, getrennte Phasen (meist Zusammenstellung der Anforderungen, Systemdesign, Implementierung, Tests/Verifikation und Wartung) unterteilt, die Schritt für Schritt bearbeitet werden. Veränderungen oder Korrekturen in bereits abgeschlossenen Phasen sind nicht möglich. Der Wasserfall-Ansatz wird oft als statisch betrachtet. Er bietet aber ein gut strukturiertes Framework, und da Planänderungen bei Gebäuden kaum praktikabel sind, wenn die Fundamente bereits gelegt wurden, eignet er sich gut beispielsweise für umfangreiche Bau- und Produktionsprojekte, die umfangreiche Investitionen in Material oder Hardware erfordern. Im Wasserfall-Prozess werden meist auch die berühmten Gantt-Diagramme für die Arbeits- und Zeitplanung verwendet.

Die Critical Chain Methode ist ein alternativer Ansatz für das Management von Risiken und Veränderungen, die jedes Projekt mit sich bringt. CCPM legt den Fokus auf die für die Fertigstellung des Projektes benötigten strategischen Ressourcen und versucht, sie optimal auszubalancieren. Anstatt wie die Wasserfall-Methode eine Reihenfolge für aufeinander folgende Projektphasen und Fertigstellungsdaten für jede einzelne Phase festzulegen, schätzt man im Critical Chain Projektmanagement die zu erwartende Bearbeitungszeit für die anstehenden Aufgaben und Aktivitäten im Projekt und legt dann fest, in welcher Reihenfolge sie mit der höchsten Effizienz bearbeitet werden können. Die “Critical Chain”, die man so erhält, berücksichtigt wechselseitige Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Ressourcen und hilft, diejenigen Ressourcen zu identifizieren, die in jeder Phase am meisten beansprucht werden. So lassen sich geeignete Maßnahmen zur Vermeidung oder Korrektur von Überlastungen ergreifen. Diese auf Beschränkungen basierende Methode kann die Performance kleiner und mittelgroßer Projekte hoch effektiv optimieren.

Agil ist vielleicht die derzeit verbreitetste PPM-Methode. Agile Praktiken stehen im Grunde den Wasserfall-Methoden diametral gegenüber, da sie den Hauptfokus auf Geschwindigkeit und Flexibilität legen, nicht wie die Wasserfall-Methode auf Berechenbarkeit und Wiederholbarkeit. Agil kann im Grunde als Möglichkeit zur Selbstorganisation kleiner, leistungsfähiger Projektteams beschrieben werden, um sich verändernden Anforderungen in Projekten gerecht zu werden. Einige der Leitprinzipien für agiles Arbeiten sind: anpassungsfähige Planung, Einbeziehung von Kunden und/oder Projekt-Ownern, Fähigkeit, sich an Änderungen des Projektumfangs anzupassen, Zusammenarbeit … und vieles mehr.

Die agile Methode entstand in der Welt der Softwareentwicklung und trat von dort ihren Siegeszug durch eine breite Palette von Branchen und Anwendungsbereichen an, von der theoretischen Forschung bis zur Konsumgütern. Insgesamt ist Agil die Methode der Wahl für Unternehmen und Projekte, die schnell aufeinander folgende Arbeitsschritte planen, schnell auf geänderte Anforderungen reagieren und jederzeit in der Lage sein müssen, ihre Planung anzupassen.

Scrum wurde in den 1980er Jahren eingeführt und ist einer der bekanntesten Agile-Ableger. Scrum zerlegt Projektarbeit in von einem sogenannten Scrum-Master geführte, iterative « Sprints » (meist zweiwöchige Arbeitszyklen mit « täglichen Scrum-Meetings »). Scrum funktioniert am besten in kleinen, funktionsübergreifenden Teams (mit höchstens einem Dutzend Mitgliedern) und bildet in gewisser Weise einen Gegenentwurf zum traditionellen Ressourcenmanagement, da die Teammitglieder in einem Scrum-Framework sich selbst Aufgaben ihrer Wahl zuordnen können. Wie andere Agile-Methodiken stammt Scrum ursprünglich aus dem Softwareentwicklungskosmos, hat mit der Zeit aber immer mehr Anhänger und Unterstützung in verschiedensten Branchen gefunden. Das charakteristische Werkzeug von Scrum-Teams ist das Kanban-Board.

Das Kanban Managementsystem trägt einen japanischen Namen, der aus den Karten abgeleitet wurde, die zur Produktionsüberwachung in Fabriken eingesetzt wurden. Im Projektmanagement-Kontext bezeichnet Kanban einen visuellen Ansatz, der das Management von Workflows in Projekten mit Darstellungen von Aufgaben und ihrem Status auf einem für alle Beteiligten zugänglichen Board unterstützt. Vermutlich haben Sie solche Wände mit zahlreichen, bunten Post-it Notizen schon gesehen: das ist Kanban. Mit der für alle Beteiligten leicht verständlichen Darstellung des erzielten Projektfortschritts verbessert Kanban die Zusammenarbeit und die Kommunikation, vor allem in Scrum-Teams. Im Zuge der Digitalisierung wurden die physischen Pinnwände durch « virtuelle » Wände ersetzt. Auf sie können Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen und an verschiedenen Standorten zugreifen.

Die ursprünglich in der verarbeitenden Industrie entstandenen “lean”, das heißt “schlanken” Methoden stellen die Schlüsselprozesse in den Mittelpunkt, um die Arbeitsergebnisse immer weiter zu optimieren. Lean bewertet verschiedene Technologien und Prozesse mit besonderem Augenmerk auf Möglichkeiten, unnötige Prozessschritte, Verluste und Ineffizienzen zu eliminieren, um Produktionsströme zu optimieren und letztlich den Nutzen für Anwender oder Kunden zu maximieren. Als grundsätzlich an diesem Nutzen orientierter Ansatz wird Lean vor allem von Startups bevorzugt.

Auf ähnliche Weise nutzt auch Six Sigma Qualitätskontroll- und Managementtechniken und Kompetenzen für das Projektmanagement. Dahinter steht die Idee, Ineffizienzen und Fehler zu erkennen, um Projektmanagementprozesse durch Minimierung von Variabilitäten zu verbessern. Six Sigma beruht maßgeblich auf statistischer Modellierung – wie das schon der Name vermuten lässt. Der griechische Buchstabe Sigma wird normalerweise in der Mathematik als Symbol für die Standardabweichung verwendet. Six Sigma ist eine geschützte Marke von Motorola und wird meist in großen Unternehmen verwendet. Die Anwendung setzt ein Zertifikat voraus.

Andere, weniger verbreitete (aber keinesfalls weniger nützliche) Projektmanagementmethodiken sind:

  • die Event-Chain-Methodik (ECM), eine Variante des Critical-Chain-Projektmanagements, die sich auf Identifikation und das Management sämtlicher Ereignisse konzentriert, die Projektpläne beeinflussen;
  • das Framework des adaptiven Projektmanagements, eine pragmatischere Interpretation der Agile-Methoden, die Veränderungen in Projekten nicht als notwendiges Übel sondern als Antrieb zur Optimierung begreift;
  • Extreme Programming (XP), eine Form von Agile-Softwareentwicklung, die Anforderungen der Kunden sehr aktiv in den Entwicklungszyklus und den Release-Prozess einbindet;
  • PRINCE2. Das Akronym steht für “Projects IN Controlled Environments”, also Projekte in kontrollierten Umgebungen. PRINCE2 kann auf den Bedarf spezifischer Projekte zugeschnitten werden und ist daher flexibler und anpassungsfähiger als Wasserfall.
  • Und schließlich wenden sich heute immer mehr Unternehmen hybriden Projektmangementmodellen zu, die verschiedene der oben genannten Methoden kombinieren.

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Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.