So schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Anwendung von PPM-Software

In nahezu jeder Branche können sich Mitarbeiter und Teams heutzutage auf Software verlassen, um die Erfüllung von Aufträgen, die Verteilung von Aufgaben und die Verfolgung von Fortschritten zu unterstützen.

Trotzdem können Projektmanagement-Tools nur erfolgreich sein, wenn Sie Mitarbeiter motivieren können, diese effektiv einzusetzen (haben Sie schon mal von GIGO gehört? „Garbage in, garbage out“ – wo Schlechtes hineingesteckt wird, kommt auch Schlechtes heraus? Wie sieht’s mit QIQO aus? „Quality in, quality out“ – wo Qualität hineingesteckt wird, kommt auch Qualität heraus… Das habe ich mir gerade ausgedacht, aber es stimmt tatsächlich!). Sobald Ihre Mitarbeiter verstehen, dass sie mit Projektmanagement-Tools Prozesse beschleunigen können und einen klaren Überblick über alle Aktivitäten bekommen (was sowohl Zeit spart und Stress reduziert), können Sie die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter weiter vorantreiben, indem sie diese an der gelegentlichen Aktenführung und notwendigen Dateneingabe ausrichten.

Welche wichtigen Maßnahmen werden Ihre Mitarbeiter ergreifen, wenn Sie Ihre neu installierte (oder noch nicht installierte) PPM-Software verwenden?

 

1. Zeiterfassung

Wenn es um Management geht, können Sie sich mit der Zeiterfassungssoftware für das Projektmanagement viel besser orientieren, um zu sehen, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Auf diese Weise können Sie Ihren Arbeitstag so organisieren, dass Ihre Teamkollegen nicht überfordert werden. (Dies kann entweder über Aktualisierungen des Projekts oder über Zeitrückmeldungen erfolgen).

Aber wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, ihre Arbeitszeit zu verfolgen?

Motivieren Sie Ihre Teammitglieder, damit sie verstehen, dass sie einen besseren Einblick in den Gesamtwert und die zukünftige Planung erhalten, wenn Sie wissen, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe/ein bestimmtes Projekt abzuschließen. Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Verbesserungen nachverfolgen, können sie daran arbeiten, ihre Zeiten zu verkürzen und gleichzeitig produktiv zu bleiben, insbesondere wenn dies visuell dargestellt wird.

 

2. Fortschrittsberichte

Fortschrittsberichte sind offensichtlich von entscheidender Bedeutung, wenn Sie Projekte abschließen und verwalten müssen; egal ob sie von kleinem, mittlerem oder großem Ausmaß sind.

Sie können Teammitglieder motivieren, indem Sie Meilensteine für diese Projekte erstellen und somit Anwendern nach jeder abgeschlossenen Aufgabe ein Erfolgsgefühl vermitteln.

Durch das Aufteilen von Aufgaben in kleinere Teile wirken größere Aufgaben weniger abschreckend und Teammitglieder sind somit viel engagierter, diese zu erledigen.

 

3. Ressourcenmanagement

Mitglieder von Projektteams sind in der Regel durch Effizienz motiviert, sodass die Funktion der Ressourcenverwaltung Anwender dazu anregt, optimale Lösungen zu finden. 

Indem Erwartungen übertroffen und neue Wege gefunden werden, effizienter zu arbeiten wird ein Erfolgserlebnis geschaffen.

 

4. Aufgabenmanagement

Hier können Ihre Mitarbeiter Aktivitäten abhaken und eine Aufgabe gegebenenfalls an eine/n andere/n Mitarbeiter/in delegieren. Auf diese Weise werden Engpässe sichtbar und es gibt keine Unklarheiten über Verantwortlichkeiten oder wer was tut.

Stellen Sie bei der Auswahl der Projektmanagement-Software sicher, dass Ihre Mitarbeiter angemessen dafür geschult werden. Die visuellen Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche von Sciforma machen das Projektmanagement für alle Beteiligten in Ihrem Team zu einem angenehmen Prozess. (Schamlose Produktplatzierung, das gestehe ich ein!)