Optimiser l’efficacité des activités et opérations est une préoccupation de premier plan pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises ou d’organismes à but non lucratif. Dans un contexte et sur des marchés de plus en plus compétitifs, à l’heure où certaines ressources se raréfient, personne ne peut se permettre de gaspiller du temps et de l’énergie ou de donner des coups d’épée dans l’eau.

Pourtant, dans la pratique, il peut être malaisé de déterminer par où commencer pour renforcer et développer l’efficacité organisationnelle. Cela implique d’optimiser chaque aspect à chaque niveau de l’organisation, et de s’assurer que toutes les pièces s’imbriquent pour former un tout cohérent.

La nécessité d’une approche à la fois micro et macro requiert l’intervention d’une fonction polyvalente et transversale. Et c’est là précisément la définition d’un bureau de gestion de projets (PMO). Un PMO joue le rôle d’un centre névralgique pour toutes les activités liées aux projets et aux portefeuilles d’une organisation. À ce titre, il est à même d’optimiser un large éventail des facteurs qui déterminent l’efficacité globale d’une entreprise. Examinons les nombreuses raisons pour lesquelles un PMO est d’une aide inestimable aux entreprises de projets qui cherchent à améliorer leur efficacité organisationnelle.

Définissons l'efficacité organisationnelle

Efficacité organisationnelle : la notion est si large qu’elle en devient quelque peu insaisissable. Considérons une définition élémentaire : « L’efficacité organisationnelle est la mesure de l’efficacité d’une organisation à atteindre les résultats qu’elle entend produire ».

Cela peut signifier atteindre des objectifs ciblés, obtenir les résultats financiers souhaités, produire plus rapidement et avec plus d’efficience, limiter les gaspillages, mettre en œuvre la stratégie de l’organisation, prendre la concurrence de vitesse, assurer la survie de l’entreprise et la positionner pour l’avenir, encourager les activités qui créent de la valeur pour les clients et les actionnaires, etc. Pour prétendre à cette efficacité, il importe donc d’agir sur quantité de fronts différents.

Composantes de l’efficacité

Essayons de décomposer ce concept d’efficacité pour le rendre plus facile à saisir. Comment, en tant qu’organisation, pouvez-vous maximiser vos chances d’atteindre vos objectifs ?

  • Une organisation bien rodée est avant tout une affaire bien rangée, où tout est à sa place et dont les différents volets et facettes s’imbriquent harmonieusement. C’est ce que nous appellerons la cohérence organisationnelle.
  • Une organisation efficace réalise ses objectifs avec une performance élevée. Pour ce faire, un solide modèle d’exploitation doit se coupler de mécanismes permettant d’évaluer la qualité et les résultats du travail et de méthodes pour remédier à d’éventuelles lacunes.
  • L’efficience est un pré-requis à l’efficacité. Les organisations doivent utiliser au mieux des ressources financières, techniques et humaines limitées, en exploitant pleinement leurs potentialités. Comme nous le verrons, les données sont aujourd’hui devenues une autre des ressources stratégiques pour les entreprises et doivent également être exploitées au mieux.
  • Dans un monde où tout change de jour en jour, l’efficacité doit être considérée dans le temps. Une organisation doit être capable de croître, de se développer et de s’adapter avec agilité pour être durablement efficace. L’on parlera donc d’agilité organisationnelle.

Un PMO peut grandement contribuer à la cohérence, à la performance, à l’efficacité et à l’agilité organisationnelles. Et c’est pourquoi un bureau de gestion de projets peut et va maximiser l’efficacité organisationnelle sous tous les angles.

Un PMO renforce la cohérence organisationnelle

Normaliser et unifier pour une meilleure coordination

L’une des responsabilités du PMO est de structurer l’organisation pour la rendre plus efficace. Un bureau de gestion de projets va organiser le travail et les méthodes au travers de l’entreprise, en définissant comment, où et quand le travail sur les projets doit être effectué pour être optimal.

À cette fin, les PMO mettent en place une structure de gouvernance et définissent les responsabilités des différentes parties prenantes. Ils rationalisent et normalisent les méthodes sur la base de bonnes pratiques. Ils établissent et diffusent des règles et protocoles que chaque équipe et chaque service se doit de suivre. Ils font également appliquer ces normes communes dans toute l’organisation tout en veillant à ce que les activités soient effectuées conformément à ce qui est prévu.

Une transparence accrue à l’échelle de l’organisation

Assurer la cohérence des nombreuses composantes interdépendantes qui forment une organisation exige que chaque équipe et chaque collaborateur soient pleinement conscients de leur rôle et de leur place dans le tableau d’ensemble.

Un PMO favorise la transparence, en évitant ou en faisant tomber les silos, en s’assurant que des équipes diverses aux profils variés travaillent de concert pour atteindre les objectifs communs. Parce qu’il peut montrer et expliquer à chaque équipe en quoi ses efforts contribuent à créer de la valeur pour l’organisation, le PMO stimule l’implication des équipes et aide les collaborateurs à se sentir utiles et valorisés.

Savoir quel travail est effectué, comment, par qui, favorise également la traçabilité et la responsabilisation, posant ainsi les conditions d’une amélioration continue des modèles, des méthodes et des activités de l’organisation.

Cohérence avec la stratégie

Revenons à notre définition de l’efficacité organisationnelle : « atteindre les résultats que l’organisation entend produire ». Cela signifie que même les meilleurs des systèmes et méthodes de travail ne serviront de rien s’il existe un décalage entre la stratégie et l’exécution.

Les bureaux de gestion de projets font en sorte de sélectionner et de prioriser les projets et programmes servant le mieux la stratégie de l’organisation, et ils s’assurent que les efforts de chacun soient employés à réaliser ces projets à forte valeur.

Ils peuvent donner à voir et à comprendre les orientations stratégiques de l’entreprise et servir de canal de communication et d’informations entre les décideurs et les opérations. Ils veillent à ce que les décisions soient répercutées rapidement au travers de l’organisation, et à ce que le « pourquoi », le « quoi » et le « comment » en soient bien communiqués et compris pour permettre l’excellence opérationnelle.

Un PMO pour une meilleure performance organisationnelle

Maximiser l’efficacité de l’exécution

Un bureau de gestion de projets est chargé de veiller à ce que tout se déroule comme prévu, à ce que les projets respectent les délais, les budgets et les périmètres impartis. Cela implique de procéder à des ajustements lorsque nécessaire afin de s’adapter à d’éventuels imprévus.

En particulier, un bureau de gestion de projets s’efforce d’améliorer la rapidité d’exécution et de livraison des projets. Les services ou produits que votre organisation développe ne créent de la valeur que lorsqu’ils atteignent le marché, les clients ou les utilisateurs auxquels ils sont destinés. Et, de plus en plus, le facteur temps est essentiel. À l’heure où tout s’accélère, les marchés attendent un flux constant de produits nouveaux, meilleurs, plus intelligents et plus sophistiqués. Ils les veulent maintenant, et non dans six mois. Les efforts du PMO pour clarifier et simplifier les méthodes d’exécution vont accélérer considérablement le travail, tandis que l’institutionnalisation d’indicateurs de réussite axés sur la vitesse contribuera à instaurer une culture propice.

Les PMO vont également suivre l’avancement du travail tout au long du cycle de vie des projets et s’efforceront d’améliorer la qualité des livrables. Par exemple, ils vont définir des garde-fous pour minimiser les risques d’erreurs, et vont s’assurer que chaque projet et chaque livrable répond bien à toutes les exigences.

En règle générale, un bureau de gestion de projets automatise les activités administratives via le déploiement d’outils professionnels de gestion de portefeuilles de projets. Ces derniers permettent d’accélérer le travail et la livraison des projets, et d’en accroître la cohérence et la qualité. Les outils de gestion de portefeuilles de projets fournissent également des modèles de projets permettant à l’organisation de réutiliser et de revaloriser le travail effectué dans le cadre de projets antérieurs, ce qui permettra aux équipes de gagner du temps et de l’énergie.

Une planification solide

La qualité de l’exécution et de la livraison des projets dépend fortement de la valeur de la planification initiale. Les exigences du projet ont-elles été correctement évaluées ? Les moyens et les ressources appropriés ont-ils été déployés pour mener à bien l’initiative ? Une bonne analyse des risques a-t-elle été effectuée ? Le budget alloué est-il réaliste ? Des interdépendances ou conflits menacent-ils la trajectoire du projet ? Les enseignements tirés des projets passés peuvent-ils aider à déterminer comment celui-ci va se dérouler ?

Ce sont là quelques-uns des points qu’un bureau de gestion de projets aidera à évaluer et à optimiser. Avec le soutien d’outils appropriés, votre PMO bénéficiera d’une parfaite visibilité sur tous les paramètres pouvant avoir un impact sur la vie des projets et pourra détecter les signaux faibles afin d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Un PMO pour une efficience organisationnelle accrue

Efficience des ressources

La plupart des organisations sont confrontées à la nécessité de faire plus avec moins. Cela implique d’allouer les ressources disponibles de manière à maximiser la création de valeur pour l’entreprise. Il s’agit de s’assurer que l’ensemble des ressources est utilisé au maximum de sa capacité. Des collaborateurs sous-utilisés voire inexploités ne représentent rien d’autre qu’un gaspillage d’argent ; en outre, le désœuvrement peut être de nature à décourager des ressources précieuses et à réduire leur implication. Inversement, surcharger des ressources critiques peut nuire à leur productivité et compromettre leur attachement à l’entreprise. Avec sa bonne compréhension de tous les facteurs et paramètres liés aux projets, un PMO est en mesure de résoudre l’équation en équilibrant la demande de travail et la capacité des ressources afin d’atteindre l’optimum.

L’efficience des ressources, c’est aussi la capacité à mobiliser les compétences les plus importantes sur les projets les plus prometteurs. Vous devez vous assurer que vos meilleurs développeurs ou analystes travaillent sur les initiatives les plus importantes, celles qui peuvent différencier votre entreprise et lui offrir des avantages stratégiques. Là encore, votre bureau de gestion de projets vous y aidera : en maintenant à jour une base de données centralisant toutes les informations relatives aux ressources, dont des données relatives à leurs fonctions et compétences, il aidera à affecter les ressources clés de manière plus précise et plus judicieuse.

Les PMO renforcent également l’efficience des ressources en facilitant le travail des équipes, en apportant soutien, idées et conseils aux communautés de gestion de projets. Les outils de gestion mis en place par le PMO s’avéreront inestimables pour stimuler la productivité des équipes. Enfin, votre bureau de gestion de projets améliorera l’efficacité du travail de groupe, en veillant à ce qu’une dynamique d’équipe positive permette à tous de bien travailler ensemble.

Efficience et rentabilité des investissements dans les projets

Le concept d’efficience est souvent assimilé à des indicateurs quantitatifs et financiers. Bien qu’ils ne soient pas auto-suffisants, les aspects financiers et budgétaires sont en effet des facettes essentielles de l’efficience organisationnelle.

Les bureaux de gestion de projets peuvent considérablement aider à réaliser des économies ou à éviter certains coûts. En stimulant la productivité du travail et en veillant à ce que toutes les ressources soient utilisées avec efficience, ils peuvent réduire le gaspillage financier lié aux projets de manière significative. Parce qu’ils effectuent des analyses approfondies des risques et des exigences des projets lors de la phase de planification, ils limitent le risque de voir des événements imprévus compromettre les projets et entraîner des coûts supplémentaires.

Et les avantages ne s’arrêtent pas là. En réduisant la durée du cycle des projets, les PMO accélèrent également la réalisation du rendement, avec un effet positif sur toute une série d’indicateurs financiers. En améliorant la fiabilité de la planification budgétaire, ils permettent à l’entreprise de mieux respecter ses engagements financiers et d’évaluer plus facilement la viabilité de ses portefeuilles. Pour résumer, lorsque l’on parle argent, un PMO n’est pas un centre de coûts, mais un centre de valeur.

Efficience des données

On entend souvent dire que « les données sont le nouveau pétrole ». La capacité à exploiter les données afin d’éclairer le présent et l’avenir est, de plus en plus, un facteur de différenciation pour les organisations. Malheureusement, les précieuses données de nombreuses entreprises sont aujourd’hui encore inexploitées. Disposant d’un accès privilégié à toutes sortes d’informations relatives aux projets et aux ressources, un PMO va faciliter la gestion et l’utilisation de ces données, les rendre plus facilement accessibles à toutes les parties prenantes concernées, et élaborera des instruments de mesure et d’analyse pour convertir ces données en connaissances.

L’exploitation des données permet également au bureau de gestion de projets d’évaluer l’efficacité et la pertinence des méthodes, et les performances des équipes et des systèmes. La capacité à mesurer et à analyser aide à identifier les tendances et à déterminer les points forts de l’entreprise, et les domaines dans lesquels elle pourrait s’améliorer. Car, comme le dit Gartner : « Un PMO efficace réexamine en permanence ses méthodes et ses outils pour s’assurer qu’ils sont en adéquation avec les besoins actuels de l’entreprise. »

Dans un monde en mutation rapide, l'efficacité organisationnelle exige l'agilité organisationnelle

Apprentissage et amélioration continus

Notre monde, et le contexte dans lequel nous travaillons, sont en constante évolution. Un PMO permettra à vos collaborateurs et à votre organisation de s’améliorer jour après jour afin de s’adapter à des enjeux changeants. Les bureaux de gestion de projets favorisent et facilitent l’apprentissage institutionnel en constituant des corpus de ressources et de connaissances consolidant des bonnes pratiques, des informations utiles et des modèles pour permettre aux collaborateurs de grandir professionnellement. Les PMO développent et proposent également diverses activités de formation et de perfectionnement des connaissances afin de diffuser une culture de la gestion de projets dans toute l’organisation. Ils s’assurent que les compétences de chacun restent à jour, ce qui permet aux équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes.

Adaptation organisationnelle

Les organisations qui tirent leur épingle du jeu dans un monde en mutation partagent une caractéristique commune : elles sont agiles et flexibles, elles font preuve d’une excellente capacité à se repositionner rapidement et à changer de cap face aux imprévus. Elles savent s’adapter à des facteurs tels que l’évolution des besoins des clients ou les nouvelles tendances du marché. Elles sont capables de surmonter tous les obstacles afin de s’assurer d’atteindre leurs objectifs stratégiques.

Votre PMO étant au cœur de tout ce qui concerne les projets, il possède la capacité essentielle à impulser les changements requis par les évolutions du contexte et du marché. La qualité de ses innombrables données et de ses outils d’analyse permet au bureau de gestion de projets d’identifier de nouvelles opportunités et des risques émergents et d’y répondre de manière appropriée. Il prendra ou facilitera des décisions rapides pour aider l’entreprise à s’adapter, et communiquera ces décisions dans l’ensemble de l’organisation afin de s’assurer qu’elles sont correctement mises en pratique. Ainsi, un PMO permet à une organisation d’atteindre une efficacité durable et de créer de la valeur à long terme.

 

En synthèse

  • Avec son rôle transversal, le PMO est le mieux placé pour renforcer et stimuler l’efficacité organisationnelle.
  • Un bureau de gestion de projets va favoriser la cohérence, la performance, l’efficience et l’agilité organisationnelles, ce qui se traduira par une efficacité organisationnelle accrue à court comme à long terme.

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Benoît Boitard

Benoît has been a member of Sciforma's marketing team since 2020. Previously, he had multiple professional experiences, working in particular as a digital strategy consultant, both in emerging start-ups and in large companies. These diverse experiences have imbued him with a global vision of project management in traditional and agile working environments.