Éliminer le gaspillage dans les projets lié aux tâches sans valeur ajoutée : les bénéfices d’une base d’informations centralisée

Dans notre article précédent, nous avons évoqué le fait que la plupart des PMOs et des équipes livrant des projets sous-estimaient la charge de travail que représentent les activités sans valeur ajoutée, comme rassembler, contrôler et formater des données pour des tableaux de bord, rechercher de l’information, ou encore remplir des feuilles de temps. En réalité, selon une étude publiée dans Lean Office Innovation, 90% de l’ensemble du travail d’entreprise n’a que peu de valeur ajoutée  et seuls 10% du travail en a véritablement.

Par conséquent,  augmenter la productivité des tâches sans valeur ajoutée peut avoir un impact bien plus important  sur la productivité globale de l’entreprise qu’une amélioration de la productivité des tâches à valeur ajoutée. Si vous vous concentrez uniquement sur ces 10%, les calculs démontrent que vous obtiendrez une amélioration de la productivité limitée à un seul chiffre.

Pourquoi tant de temps perdu?

Quels sont les différents facteurs à l’origine de cette situation?

Tout d’abord, les  membres d’équipes projets peuvent passer plus d’un journée par semaine à rechercher de l’information car ils ne bénéficient pas d’une base de données centralisée incluant les informations clés des projets et facilitant ainsi  la recherche d’informations telles que les modèles de projets, les indicateurs et les données financières.

Ensuite, si les processus de reporting sont déconnectés et manuels, comme le sont souvent la collecte, le contrôle et le formatage des données pour différents tableaux de bord et revues de projets, les membres d’équipes peuvent passer en moyenne une journée par semaine à rassembler l’information pour préparer des rapports pour les réunions de revues de projets.

Troisièmement, le défaut d’automatisation de tâches simples et volumineuses telles que l’administration des feuilles de temps, les transferts de projets et de tâches et les saisies manuelles de données, conduit  souvent à une perte de temps majeure - et représente souvent la première raison qui conduit les entreprises à s’équiper d’un logiciel de gestion de projets.

En raison de ces facteurs,  les entreprises connaissent une chute de productivité, un reporting incertain et une frustration des équipes projets due à l’absence  d’outils de base nécessaires à l'exécution des tâches et activités élémentaires des projets, c’est-à-dire celles qui apportent peu ou pas de valeur.

Étapes de mise en oeuvre d’un plan d’action

Afin de minimiser le gaspillage dans les projets, vous avez  besoin de nouveaux processus et/ou d’outils. Ils comprennent trois points clés.

  1. Une base de données et de connaissances centralisée. Il s’agit d’une base centralisée et d’un système d’enregistrement des données et des documents projets, qui constitue la référence unique. Dans la mesure où l’information est enregistrée à un seul endroit, le gaspillage lié à la recherche d’informations dans les projets est éliminé.

  2. Des tableaux de bords et reporting centralisés. Une fois vos données centralisées, il est relativement simple de définir et générer des tableaux de bord et des reporting standards. Le reporting est fiable puisque l’accès au système d’informations est maîtrisé, l’information est saisie directement et la consolidation des données est calculée par le système.

  3. L’automatisation des tâches simples et des processus. Les fonctionnalités de suivi de projets de la plupart des outils permettent d’automatiser les tâches sans valeur ajoutée ordinaires telles que l’administration des feuilles de temps passés, la communication des affectations des tâches, le suivi de l’avancement, les validations et les alertes et notifications associées.

A quoi ressemble le succès...

Si vous mettez en oeuvre une telle solution, vos chefs de projets et membres d’équipes peuvent gagner jusqu’à 40% de temps supplémentaire pour réaliser leur travail à valeur ajoutée. Vous constaterez également que les acteurs décisionnaires et les responsables de PMO prendront des décisions afférentes aux projets avec davantage de confiance du fait des progrès en matière de fiabilité des données. Enfin, attendez-vous à ce que le moral des équipes projets monte en flèche  grâce au soutien apporté par des processus et des outils qui maximisent leur impact et minimisent le travail fastidieux

Prochaines étapes

Vous pouvez développer  ces composants en interne ou bien adopter un outil qui intègre une base de données et de connaissances centralisée, des rapports standards et l’automatisation des tâches (tâches à valeur ajoutée et sans) comme standards. Consultez l’eBook Sciforma sur l’élimination du gaspillage dans les projets. Celui-ci propose une description détaillée des composants d’une solution ainsi que les étapes d’implémentation de cette dernière.

Valérie Zeller

Valérie Zeller est le CMO de Sciforma. Comptez sur elle pour rechercher et partager les dernières tendances en matière de gestion de projets et de portefeuilles de projets. Ses articles visent à vous aider à améliorer votre productivité et à atteindre vos objectifs stratégiques. Intéressée par la transformation digitale, la gestion du changement, l'exécution des stratégies d’entreprise.
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