Comment Gérer Votre Portefeuille de Projets

En Synthèse :

  • Contrairement à la gestion de projets isolés, qui se concentre sur le respect des délais, du budget et du périmètre, la discipline de gestion de portefeuilles consiste à maximiser la valeur ajoutée par rapport aux objectifs stratégiques.
  • Cela requiert de pouvoir s’appuyer sur une solide méthode de gestion permettant d’évaluer avec précision la valeur et le risque liés aux projets, de suivre l’évolution du portefeuille dans la durée et de prendre des décisions d’arbitrage intelligentes fondées sur des faits et données objectifs.

La bonne gestion d’un portefeuille de projets requiert des compétences et des outils dépassant le périmètre de la gestion de projets traditionnelle. Après tout, un portefeuille de projets est plus que la somme des projets qui le composent : il s’agit d’un centre de valeur en soi, qui tire parti des synergies existant au sein d’un groupe de projets connexes pour contribuer à atteindre des objectifs stratégiques spécifiques. Par conséquent, la discipline de gestion de portefeuilles vise à maximiser la valeur et les bénéfices organisationnels globaux. Bien que les méthodes de gestion de portefeuilles de projets puissent différer d’une entreprise à l’autre – pour tenir compte de la configuration, des priorités et de la culture de l’organisation – cet article livre un aperçu des standards et des bonnes pratiques en matière de gestion de portefeuilles de projets.

La Raison d’Être de la Gestion de Portefeuilles de Projets

La discipline de gestion de portefeuilles de projets a été créée pour aider les entreprises à maximiser la valeur qu’elles créent via leurs activités projets. Le principe est assez simple : regrouper des projets isolés en portefeuilles pour exploiter leurs synergies et en faciliter la gestion améliore considérablement l’efficacité organisationnelle. 

Les portefeuilles sont créés pour aider à atteindre des objectifs stratégiques ciblés, et ils doivent être suivis et gérés dans la durée afin que l’organisation puisse s’assurer qu’ils produisent les résultats et la valeur attendus. 

La mise en application de pratiques et de méthodes de gestion de portefeuilles de projets se traduit généralement par une diminution des inerties dues aux conflits ou aux interdépendances entre les projets, par une amélioration du taux de réussite des projets individuels, par une meilleure allocation et une meilleure utilisation des ressources critiques et du budget, ainsi que par une cohérence renforcée entre les projets et la stratégie de l’entreprise. 

Toutefois, les organisations et leurs PMO doivent formaliser et mettre en œuvre une méthodologie de gestion de portefeuilles de projets bien cadrée afin de réaliser ces bénéfices.

Gérer un Portefeuille de Projets

1: Construire Son Portefeuille de Projets

Tout commence par la sélection des projets à inclure dans votre portefeuille – et c’est peut-être l’étape la plus critique du processus de gestion de portefeuilles de projets. 

Vous devez établir des critères et des méthodes d’évaluation objectifs qui vous permettront d’évaluer les forces, faiblesses, défis et opportunités respectifs des différentes idées de projets que votre entreprise a la possibilité de lancer, d’identifier les plus prometteuses, et de les regrouper en fonction de leur impact stratégique et de leur profil de risque. 

À ce stade, il est essentiel d’avoir une compréhension claire des objectifs et des stratégies de votre entreprise, mais aussi d’exploiter les fonctionnalités de consolidation et d’analyse de données fournies par les outils de PPM professionnels afin d’obtenir une visibilité complète sur les projets candidats. Les potentiels bénéfices stratégiques, le retour sur investissement financier, les besoins en ressources et les niveaux de risques des différents projets examinés ne sont que quelques-uns des facteurs à prendre en compte.

2: Contrôler l’Équilibre Valeur-Risques dans la Durée

Après avoir constitué des portefeuilles de projets solides et cohérents, les PMO et les gestionnaires de portefeuilles doivent les réexaminer régulièrement afin de s’assurer qu’ils sont correctement gérés et qu’ils gardent leur cap initial. La gestion de portefeuilles de projets est un processus continu qui exige un suivi en temps réel du risque et de la valeur du portefeuille au fil du temps.

Des obstacles, des défis imprévus ou des changements contextuels peuvent modifier l’équilibre de votre portefeuille et son profil valeur/risque, vous contraignant à revoir les hypothèses sur la base desquelles vous l’aviez initialement bâti. Il est essentiel de pouvoir détecter de tels glissements en amont afin de procéder en temps voulu aux ajustements requis et de préserver la capacité de votre portefeuille à produire les bénéfices escomptés. Des outils professionnels de PPM dotés de fonctionnalités d’alertes et de notifications automatiques peuvent considérablement améliorer l’efficacité et la productivité du suivi du portefeuille et vous aider à anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent. 

3: Optimiser la Composition et la Gestion de Son Portefeuille

Sur la base de ce travail de veille et de suivi, les gestionnaires de portefeuilles de projets sont à même de piloter le portefeuille tout au long de son cycle de vie et d’effectuer les ajustements nécessaires pour s’assurer qu’il reste compétitif d’un point de vue économique et pertinent eu égard aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

La gestion de portefeuilles de projets peut être définie comme une chaîne continue de décisions visant à maximiser le rendement tout en gérant les attentes et les risques. Cela implique de réexaminer régulièrement l’allocation des ressources et des budgets entre les projets pour s’assurer qu’ils soient répartis et utilisés de manière optimale (en fonction des attributs des ressources et de la valeur ajoutée des tâches) et d’analyser la valeur et le risque globaux tout au long du cycle de vie du portefeuille. 

Cette analyse continue vous fournira les éclairages dont vous avez besoin pour prendre la décision de réaffecter vos ressources, de redéfinir les priorités au sein de votre portefeuille, et, si nécessaire, d’en modifier la composition (par exemple en transférant certains projets vers un autre portefeuille ou en les clôturant, en ajoutant de nouveaux projets au portefeuille, etc.). Il est également possible d’agir au niveau des projets individuels afin de les remettre sur le droit chemin. Dans tous les cas, il est important de ne pas oublier que les différents projets d’un portefeuille sont généralement interdépendants et que toute modification apportée au périmètre ou au calendrier d’une initiative aura probablement un impact sur le reste du portefeuille. C’est là une autre raison pour laquelle les PMO ont besoin de plateformes de gestion de portefeuilles de projets professionnelles : leurs capacités d’analyse de données (par exemple en matière de modélisation prédictive) s’avèrent incomparablement utiles lorsqu’il s’agit de prendre des décisions d’une telle complexité à l’échelle d’un portefeuille.

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Valerie Zeller

Valérie Zeller est Chief Marketing Officer de Sciforma. Ses intérêts :  la transformation digitale, la gestion du changement, l'exécution des stratégies d’entreprise. Partagez et commentez sur twitter: @valeriezeller