Quels sont les avantages d'un bureau de gestion de projets ?

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En synthèse :

  • La création d'un bureau de gestion de projets est un excellent moyen de résoudre les problèmes ciblés qui peuvent entraver votre entreprise.
  • Un bureau de gestion de projets structure les activités, ce qui permet de mieux maîtriser et contrôler les projets.
  • Les PMO aident à obtenir les données de qualité qui permettront une planification plus précise, des activités plus prévisibles, et des décisions plus éclairées. Ils contribuent également à améliorer la rentabilité et à optimiser la planification budgétaire.
  • Enfin, le fait de disposer d'un bureau de gestion de projets permettra d'améliorer la sélection des projets afin d’assurer à l’entreprise des avantages concurrentiels à long terme.

 

Les 1001 avantages d'un PMO

« En quoi mon organisation pourrait-elle bénéficier de la mise en place d'un bureau de gestion de projets ? » Du point de vue d'un décideur, la question est valable. Si vous vous la posez, c’est probablement que vous savez déjà que les PMO sont conçus pour rationaliser et améliorer les activités projets à l’échelle d'une organisation. Mais connecter cela à un ROI visible et mesurable ou à une amélioration des résultats et de la compétitivité de l’entreprise n'est pas forcément si évident. Alors que c’est précisément ce type de bénéfices stratégiques que vous espérez atteindre en créant un PMO. Voici, pour alimenter votre réflexion, un aperçu des principaux avantages d'un bureau de gestion de projets.

1- Un PMO pour résoudre les principaux problèmes et difficultés

Un bureau de gestion de projets est souvent créé en réponse à la nécessité de résoudre un ensemble de problèmes, de blocages ou de lacunes spécifiques auquel l'organisation souhaite et doit trouver solution.

Par exemple, de nombreuses organisations sont confrontées à un problème de valeur ajoutée du travail : les collaborateurs gaspillent un temps considérable sur des tâches dépourvues de valeur ajoutée. Ces dernières représentent jusqu'à 90 % de l'ensemble du travail sur les projets. Cela signifie qu'il existe une énorme marge de progression potentielle en terme de productivité dans l'exécution des projets. Ce problème d’efforts dilapidés pour accomplir des tâches sans valeur ajoutée dans le cadre de la gestion des projets peut provenir de l'absence d'un référentiel pour centraliser et partager les informations. Il est alors possible de le résoudre en consolidant toutes les données relatives à vos projets en une base unique, garantissant la qualité et l’intégrité des données, et assurant leur visibilité. Avec un référentiel unique pour toutes les données relatives aux projets, plus de temps perdu à rechercher des informations, plus de multiplication de feuilles Excel à réconcilier : tout ce dont l'entreprise a besoin pour suivre et gérer les projets est là, accessible en un clic, et constamment à jour. En tout, un PMO équipé des bons outils peut réduire de 25 % le temps passé par les chefs de projets à effectuer manuellement des tâches sans valeur ajoutée. Votre équipe peut alors consacrer plus de temps à des missions plus stratégiques.

Au nombre des autres problèmes répandus dans le monde de l’entreprise, on peut citer un taux trop élevé de projets qui ne parviennent pas à produire la valeur attendue. Cela peut découler de processus de sélection ou d’exécution sub-optimaux, ou encore de cycles de vie des projets excessifs, qui mobilisent des ressources clés sur des périodes prolongées et retardent la commercialisation des nouveaux produits et services.

Un bureau de gestion de projets apporte une solution à ces problèmes qui ont, de longue date, entravé les entreprises. En s’assurant de la qualité des méthodes de travail, en les optimisant si nécessaire, en institutionnalisant une démarche de travail plus structurée et des outils plus efficaces ainsi que des bonnes pratiques, les PMO ont la capacité de résoudre les difficultés spécifiques qui freinent l’organisation et pèsent sur ses résultats.

2- Un PMO pour une meilleure maîtrise des activités

Les bureaux de gestion de projets cherchent à développer et à appliquer des méthodes normalisées sur leur périmètre afin de renforcer la cohérence et l’homogénéité entre les équipes projets. Ces normes et standards peuvent concerner tout l’éventail des activités et des tâches liées aux projets : recueil de données, génération de rapports, suivi des projets, communication entre les équipes, etc. Un bon exemple est le phasage des projets : livrés à eux-mêmes, les chefs de projets utiliseront probablement différents types de méthodes et divers découpages pour planifier, suivre et gérer leurs divers projets. Ils peuvent également utiliser des termes différents, ou attribuer des significations différentes à un même mot, ce qui risque de donner lieu à des malentendus et d’affecter les projets.

Avec un PMO pour uniformiser les méthodes et pratiques à tous les niveaux et pour fédérer l’ensemble des équipes projets autour de terminologies communes, ce type d’incompréhensions ne risque plus d’entraver la gestion des projets. Votre bureau de gestion de projets supervisera et surveillera dans tous les cas le déroulement de l'exécution des projets et des activités liées pour s'assurer que tout reste parfaitement sous contrôle, que chaque collaborateur fasse ce qu'il est censé faire au moment opportun et livre dans les délais, que les bonnes pratiques soient appliquées et reproduites, et que tous les projets restent en bonne santé.

Les bureaux de gestion de projets mettent également en place une gouvernance pour les activités de gestion de projets, définissant clairement les responsabilités respectives et déterminant qui doit répondre de quoi. Ainsi, en cas de problèmes ou d’imprévus, une chaîne de commande claire accélère la résolution des difficultés. En somme, avec un PMO, vous pouvez être sûr que l’activité projets de l'entreprise fonctionne de manière fluide, que chacun sait systématiquement ce qu’il ou elle a à faire, comment le faire, comment résoudre ou signaler des problèmes ou des contretemps, qui prend les décisions, etc.

3- Un PMO pour mieux gérer les données

Une visibilité accrue

De nombreuses organisations et de nombreux décideurs souffrent d'une visibilité insuffisante sur les données et de rapports peu fiables. Sans les bonnes méthodes et les bons outils, la préparation, la production et le partage de rapports peuvent être fastidieux et chronophages pour les chefs de projets. De plus, des rapports produits manuellement ne sont pas nécessairement à jour ou toujours précis, et ils peuvent varier significativement de l’un à l’autre car chaque chef de projets utilisera les outils et les visualisations de son choix, et pourra choisir de mettre l’accent sur différents types d’informations. Par conséquent, les rapports édités par différents chefs de projet peuvent ne pas être comparables.

Un bureau de gestion de projets s'assurera d’ouvrir une vue globale et complète sur les projets et les portefeuilles de l'organisation. Il centralisera et consolidera toutes les données en un référentiel unique, avec des mises à jour automatiques en temps réel. Grâce à cette visibilité, les PMO sont en mesure d’aider les décideurs en leur fournissant des informations exhaustives et claires sur tout ce qui concerne les projets. L'automatisation de la génération de rapports, produits et exportés directement depuis le référentiel, libère un temps précieux pour les chefs de projets. Les dirigeants bénéficient alors de rapports cohérents, avec des visualisation de données attrayantes et claires pour faciliter la lecture et la compréhension.

 

Des éclairages précieux

Le PMO est, en quelque sorte, le garant des données. Avec l'appui d'outils professionnels, les bureaux de gestion de projets garantissent la qualité, l'exactitude et la fraîcheur des informations qu'ils utilisent et communiquent. Les outils numériques utilisés par les PMO consolident les données, s’assurent de leur cohérence et de leur qualité, et les stockent en toute sécurité pour en garantir l'intégrité. Une précision accrue des données relatives à la planification, aux ressources, aux calendriers et aux budgets, avec la possibilité d’entrer dans les détails, améliore la capacité de l'organisation à prendre des décisions optimales. Ces données précises peuvent être traitées automatiquement et faire l'objet d'analyses croisées afin de fournir des informations qui amélioreront encore les capacités de prise de décision.

 

De meilleures prévisions

La possibilité d'effectuer des simulations sur la base de ces données de qualité se traduit par une meilleure prévisibilité et une plus forte précision de la planification. Le bureau de gestion de projets s'appuiera sur ses outils professionnels pour simuler de multiples scénarios explorant l'impact des décisions sur les calendriers, les ressources, le budget, les phases des projets, etc. Cela améliore la capacité à fixer le meilleur cap pour le projet et à le réajuster si nécessaire durant la phase d'exécution. En définitive, cela contribue à accroître le taux de réussite des projets, et notamment la probabilité qu’ils répondent bien à toutes les attentes.

 

4- Un PMO pour une meilleure rentabilité

Au nombre des principaux avantages d'un bureau de gestion de projets figure un impact positif sur les finances de votre entreprise.

 

D’importantes économies

Parce que le PMO automatise les activités et tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, telles que la création de tableaux de bord et de rapports, le suivi des temps, le contrôle de l'exécution, etc., vous constaterez des gains de productivité importants, ce qui vous permettra de rentabiliser vos investissements dans vos ressources productives. D'autant plus que la plupart des PMO s’occupent également du problème de l'allocation des ressources. Un bureau de gestion de projets uniformise les méthodes ou les outils utilisés pour gérer les ressources et la capacité afin de mieux prévoir les besoins au travers de l'organisation et de prévenir les conflits d'utilisation de ressources clés.

 

Une compétitivité renforcée

L'amélioration de la gestion des ressources permettra non seulement de renforcer la productivité globale en évitant les surcharges et les périodes d’oisiveté, mais aussi de réduire la durée des projets. Votre bureau de gestion de projets fera en sorte que les ressources appropriées, dotées des compétences adéquates, soient disponibles pour travailler sur les projets à plus forte valeur ajoutée, et que leur taux d’utilisation soit maximisé. Et cela permettra à votre entreprise de gagner en compétitivité : la réduction des délais de livraison des projets et l'accélération de la commercialisation améliorent non seulement les résultats financiers de l’organisation, mais aussi la satisfaction des clients et les parts de marché.

 

Un meilleur respect des budgets

L'amélioration de la visibilité, de la prévisibilité, et un contrôle plus strict de tous les aspects de l'exécution des projets se traduisent également par une meilleure maîtrise des budgets des projets. Les bureaux de gestion de projets mettent en place des méthodes et des outils dédiés pour estimer puis suivre les coûts, et pour allouer des budgets réalistes aux projets et aux portefeuilles. Lorsqu'ils anticipent des problèmes, ils identifient les modifications à apporter et prennent les mesures nécessaires en amont - ce qui s’avère beaucoup plus économique que de devoir trouver une solution de dernière minute à un problème détecté au dernier moment.

Si vous additionnez les économies et les gains de productivité, l'augmentation des recettes grâce à une compétitivité accrue, et un meilleur respect des budgets, l'entreprise réalise un vrai retour sur son investissement dans un PMO et dans des outils dédiés.

5- Le PMO, clé d’une compétitivité durable

Enfin, et surtout, un PMO favorise l’agilité organisationnelle et la cohérence des activités avec la stratégie, et il renforce la capacité de l’entreprise à saisir de nouvelles opportunités.

Un bureau de gestion de projets aidera à optimiser l’étape fondamentale qu’est la sélection des projets. Vos projets doivent être cohérents avec la stratégie de votre entreprise afin de générer de la valeur. Les problèmes d’adéquation sont généralement causés par un manque de visibilité sur les objectifs stratégiques au moment de la sélection. Or un problème de sélection des projets tend à se traduire par une productivité en berne ou par l'échec des plans de l’entreprise.

Les organisations soucieuses de faire plus avec moins peuvent compter sur leur PMO pour sélectionner soigneusement les projets à lancer afin que des ressources limitées soient allouées aux projets les plus rentables et les plus stratégiques. Les outils de gestion des demandes du PMO lui permettront ainsi de sélectionner et de prioriser les meilleurs projets, ce qui optimisera la valeur et augmentera la portée stratégique des activités liées aux projets. L'objectif étant d'améliorer de manière significative le pourcentage de projets qui créent de la valeur, et de réduire d’autant la proportion de projets considérés comme des échecs.

Parce que votre bureau de gestion de projets peut piloter et exécuter de grands plans stratégiques, il encourage le changement organisationnel et contribue à atteindre les grands objectifs stratégiques de l’entreprise, comme une croissance rentable et une compétitivité à long terme. Selon Gartner, 82% des PDG ont actuellement un plan de transformation opérationnelle ou numérique, contre 62% en 2018.

Et, parce qu’il favorise la prise de décisions plus intelligentes, le PMO est également le mieux placé pour aider à redresser le cap de la stratégie de l’entreprise en temps de crise.

Selon Statista, 83 % des organisations à travers le monde ont un bureau de gestion de projets ou plus. En outre, 71 % des professionnels de la gestion de projets s'attendent à ce que le périmètre des services de leur PMO s’élargisse, et 72 % d’entre eux pensent que son image va se renforcer.

Bien plus qu'un simple « contrôleur » de l’activité projets, un bureau de gestion de projets est un véritable générateur de valeur ajoutée pour l'entreprise. Les avantages qu’une entreprise peut tirer de la création d'un PMO couvrent un éventail d’une largeur impressionnante. Mais, pour réellement maximiser la valeur de votre PMO, vous devez vous assurer qu'il est adapté aux enjeux spécifiques qui caractérisent votre organisation. Les missions, les responsabilités, les méthodes de travail varient considérablement d’un bureau de gestion de projets à l’autre. Par conséquent, au moment de créer un PMO dans votre entreprise, vous devez vous assurer que vous évaluez soigneusement les besoins et les attentes de l'organisation afin de déterminer le type de PMO le mieux adapté pour la soutenir.

 

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Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles