Qu'est-ce que l'agilité organisationnelle dans un contexte de gestion de projets?

Définir l’agilité business en management de projet

En synthèse :

  • L’adoption d’un modèle organisationnel agile peut considérablement améliorer l’efficacité des activités de gestion de projets et de portefeuilles.
  • Dans un contexte de gestion de projets, l’agilité organisationnelle implique et requiert une attitude et un état d’esprit favorables au changement ainsi qu’une disposition à accepter l’incertitude.
  • Des outils technologiques solides et puissants ainsi qu’une robuste méthode de gestion de portefeuilles de projets sont par ailleurs essentiels pour favoriser l’agilité organisationnelle dans un contexte de gestion de projets.

Tout professionnel de la gestion de projets qui se respecte connaît, ne serait-ce que superficiellement, les approches Agile à la réalisation des projets. Cependant, au-delà du fameux cadre Agile pour le développement de logiciels, la discipline de gestion de projets peut également impliquer une autre forme d’agilité : l’agilité organisationnelle. Définie comme « une agilité dans la culture, la direction, la stratégie et la gouvernance d’une organisation qui crée de la valeur pour toutes les parties prenantes qui évoluent dans des environnements incertains, complexes et ambigus », l’agilité organisationnelle peut significativement aider les professionnels de la gestion de projets à réduire la durée des cycle d’exécution et à commercialiser plus rapidement de meilleurs produits ou services.

Voici quelques-uns des principaux leviers de l’agilité organisationnelle dans un contexte de gestion de projets.

Accepter l'incertitude et le changement

Tout commence par le bon état d’esprit. Le monde est plus volatile et imprévisible que jamais au cours de l’histoire. Le changement est partout, et il ne cesse d’accélérer. Les entreprises et les organisations doivent s’adapter à l’évolution rapide des attentes des consommateurs, à des révolutions technologiques de plus en plus fréquentes et qui bouleversent complètement les équilibres concurrentiels, ainsi qu’à la complexité accrue qu’implique l’inflation réglementaire et législative.

Ces tendances ont naturellement un impact sur le travail quotidien des professionnels de la gestion de projets. Un projet de développement de nouveau produit peut se voir interrompu au beau milieu de la phase d’exécution parce qu’un concurrent a devancé votre entreprise en commercialisant plus tôt un produit similaire. Des revirements soudains dans les mesures étatiques de soutien aux entreprises peuvent entraîner une réduction drastique du budget de certains projets. Avec la volatilité que connaît actuellement le marché de l’emploi, il n’est jamais exclu que certaines des ressources qualifiées essentielles à la réussite de votre projet démissionnent soudainement. En un mot, il est de plus en plus improbable que les hypothèses initiales sur lesquelles les projets ont été planifiés coïncident avec le cours réel des événements.

Cela signifie que les chefs de projets et les PMO qui tirent leur épingle du jeu sont ceux qui sont prêts à faire face à virtuellement tout. Ils savent réagir avec rapidité et intelligence à des événements et problèmes inattendus. En d’autres termes, ils pensent et agissent de manière agile.

De l’importance de la technologie

Un état d’esprit et une approche favorables au changement sont donc d’une importance capitale pour relever les défis de l’époque. Cependant, pour être compétitif sur les marchés d’aujourd’hui, il est également essentiel de pouvoir s’appuyer sur de solides solutions technologiques. Les outils d’automatisation du travail et de productivité peuvent décharger les équipes projets des tâches à faible valeur ajoutée et réduire la charge administrative globale, permettant ainsi à l’organisation de consacrer plus d’énergie à la prise de décisions, à l’innovation ou à l’identification de nouvelles idées. La consolidation des données en un référentiel central avec des fonctionnalités de mise à jour en temps réel améliore la visibilité de l’activité projets au niveau de l’entreprise pour faciliter la compréhension et la prise de décisions. Des outils d’analyse et de simulation mus par l’IA permettent aux décideurs d’explorer divers scénarios hypothétiques et d’évaluer l’efficacité de divers plans d’action potentiels. Toutes ces briques technologiques permettent en substance aux professionnels et aux décideurs de la gestion de projets de s’adapter mieux et plus rapidement à des circonstances imprévues.

Une méthode et un cadre propice à l’agilité

Si vous pensez que l’agilité organisationnelle est une sorte de « joker » qui vous épargnera la nécessité de mettre en place et de gérer un cadre méthodologique pour la gestion de vos portefeuilles de projets, détrompez-vous. L’agilité n’est pas une manière fleurie de désigner la désorganisation. La discipline organisationnelle est l’une des principales raisons pour lesquelles les organisations projets agiles parviennent à réagir rapidement à l’inattendu, à changer de cap lorsque nécessaire, à identifier et à faire évoluer ou à supprimer ce qui ne fonctionne plus. Sans un cadre méthodologique solide régissant la manière dont les projets sont gérés ainsi que les interactions entre les équipes et les collaborateurs, il est pratiquement impossible pour une organisation de se repositionner efficacement. Il est toutefois extrêmement important de vous assurer que les méthodes que vous définissez et mettez en œuvre pour structurer vos activités projets ne sont pas trop lourdes. Idéalement, une organisation projets agile doit opter pour des méthodologies qui favorisent la montée en compétences et l’autonomisation des équipes, renforcent la collaboration et le partage des idées et bonnes pratiques, minimisent la charge administrative et favorisent l’innovation ascendante.

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Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles.