Localisation
Canada
Secteur d’activité
Automobile
CARTE D’IDENTITÉ DE L’ORGANISATION
Numéro un mondial de la réparation et du remplacement de vitres automobiles, Belron est présent dans plus de 35 pays sur six continents. Sa division canadienne, qui opère plus de 350 centres de services dans les 10 provinces du pays, offre à ses clients un service de proximité et des technologies d’avant garde, dans le respect des normes de sécurité les plus strictes.
C’est sur fond de transformation organisationnelle et numérique que Belron Canada a adopté Sciforma. L’entreprise était alors engagée dans un processus de diversification de ses canaux de vente, avec la création d’une plateforme de réservation en ligne conçue pour rendre la tarification plus transparente, mais aussi avec le développement de nouveaux services en lien avec les systèmes avancés d’aide à la conduite. En parallèle, l’entreprise travaillait à moderniser ses infrastructures pour améliorer son profil de risque technologique, et à déployer de nouveaux outils bureautiques comme Microsoft Office 365.
Le bureau de gestion de projets (PMO) informatique de Belron Canada avait alors besoin d’un outil pour gérer et coordonner facilement ces divers projets. Surtout, il voulait se doter d’une solution à même de lui offrir une visibilité à 360 degrés sur l’activité, et en particulier sur les ressources et la capacité. L’objectif étant de pouvoir analyser et exploiter les données pour les mettre au service de la planification stratégique.
ATTENTES ET OBJECTIFS DE BELRON CANADA
CONSOLIDER LES DONNÉES POUR MIEUX PLANIFIER
Pour gérer cet éventail de projets transformationnels, Belron Canada, qui travaillait auparavant sur des tableurs partagés, voulait centraliser l’ensemble des données projets en un emplacement unique de manière à y voir plus clair sur l’avancement des projets, et sur le processus de gestion de portefeuilles de projets en général. Il était notamment important de voir et de gérer les conflits pouvant survenir au niveau des jalons et livrables, et de rendre le mode de gestion plus collaboratif.
PLUS DE CLARTÉ SUR LES RESSOURCES ET LA CAPACITÉ
En particulier, la volonté de renforcer la visibilité sur l’occupation des ressources et leur capacité a été l’un des principaux moteurs de la démarche d’acquisition d’un nouvel outil. La consolidation des feuilles de temps Excel uploadées simultanément par les divers collaborateurs était non seulement très fastidieuse, mais, plus problématique encore, elle aboutissait à des plans de capacité hasardeux, dans la mesure où les interdépendances et contraintes ne pouvaient pas être pleinement prises en compte. En un mot, l’entreprise ne pouvait pas réellement savoir qui était occupé sur quel projet.
UNE SOLUTION INTÉGRÉE POUR PILOTER L’ACTIVITÉ
Plus qu’un simple outil de gestion des échéanciers, Belron Canada voulait se doter d’une véritable plateforme d’entreprise, intégrant toutes les fonctionnalités requises pour gérer l’ensemble des projets, activités et processus : feuilles de temps, plan de capacité, feuille de route de planification des projets à venir, gestion d’études d’opportunités, etc. Surtout, il était essentiel de mieux exploiter les données liées à l’activité afin de mieux la piloter.
C’est sur la base de ces critères et attentes que le réparateur canadien a opté pour la solution Sciforma en 2018.
LA SOLUTION SCIFORMA
FONCTIONNALITÉS CLÉS
- Gestion des ressources,
- Gestion de la capacité,
- Planification/programmation de projets,
- Gestion de la collaboration/du travail collaboratif,
- Gestion de portefeuilles/programmes.
ACCOMPAGNEMENT
Formation des administrateurs et des utilisateurs finaux,
Accompagnement à la mise en oeuvre/intégration.
LES BÉNÉFICES POUR BELRON CANADA
UNE VISION DE LA CAPACITÉ PERMETTANT DE RATIONALISER LA PLANIFICATION
En lieu et place de la mosaïque de fichiers Excel qui étaient autrefois utilisés pour gérer les projets et ressources chez Belron Canada, tout est désormais centralisé et accessible à tous en temps réel.
L’interface de planification de projets comporte une fenêtre dédiée au plan de capacité, qui montre la charge de travail de chaque ressource et ses données RH (vacances, indisponibilités), mises à jour automatiquement. Surtout, liée à la feuille de route des projets en cours et à mener, cette fenêtre de gestion de la capacité permet de prendre en compte les interdépendances entre les projets et les conflit de disponibilité des ressources, qui représentaient de vrais blocages opérationnels pour l’entreprise. Désormais, les décisions d’affectation des ressources s’effectuent sur la base d’informations fiables et de discussions éclairées, et elles s’accompagnent, lorsque nécessaire, des ajustements et arbitrages requis. Plus précises, plus collaboratives, la planification et la gestion des projets s’en trouvent rationalisées, et bien plus efficaces.
GESTION BUDGÉTAIRE ET MAÎTRISE DES COÛTS
Le contrôle de gestion de Belron Canada distingue les budgets associés à l’exploitation (OPEX) et aux investissements (CAPEX). Afin d’éviter qu’un projet et des ressources soient affectés à l’un pour en définitive être utilisés pour l’autre, déstabilisant le plan de répartition budgétaire, il était important de rendre la planification financière plus précise et de mieux la contrôler.
Pour ce faire, Belron Canada a tiré parti de la flexibilité de l’outil Sciforma, dont la partie backend est accessible aux clients afin de permettre des développements spécifiques, et a conçu un écran personnalisé confrontant dépenses réelles et prévisionnelles. Régulièrement passé en revue, cet écran permet de voir et d’analyser les écarts, et d’en rendre compte à la direction. De même, le développement d’un algorithme calculant les OPEX et CAPEX de chaque gestionnaire et établissant des prévisions annuelles a fourni une compréhension plus fine des données budgétaires.
Cela a considérablement accru la rigueur et la qualité de la planification budgétaire, ainsi que la maîtrise des coûts.
DES DONNÉES SOLIDES POUR GUIDER LA STRATÉGIE DE L’ENTREPRISE
Sciforma permet à Belron Canada de rentrer dans les détails pour gérer finement, mais aussi de prendre de la hauteur. Avec son panel de fonctionnalités couvrant l’ensemble du cycle de tous les projets, la solution a donné au PMO une vision d’ensemble des activités à l’échelle des trois portefeuilles du service informatique.
Les fonctionnalités de planification de feuilles de route et de gestion de portefeuilles permettent d’analyser facilement toutes les données pertinentes pour déterminer quels sont les projets qui créeront le plus de valeur pour l’entreprise, quel est le meilleur moment pour les lancer, et comment les mettre en oeuvre de manière optimale. Pour réaliser ces arbitrages, le PMO peut s’appuyer sur des fonctionnalités de création de scénarios simulant le déroulé d’un ou de plusieurs projets, permettant de prendre en considération et d’anticiper quantité de paramètres.
Il est pourtant impossible de tout anticiper, et il est à parier que peu avaient prévu la crise sanitaire liée à la pandémie de COVID-19 qui a frappé la planète au printemps 2020, et ses lourdes retombées économiques. Pourtant, dans ce contexte, le PMO armé de Sciforma a trouvé encore une occasion de montrer sa valeur. Source et garant des données, il a pu les exploiter pour émettre des recommandations et guider les décisions et choix stratégiques de l’entreprise afin de l’aider à assurer sa pérennité en ces temps troublés.
