Epex Spot : articuler en un tableau d’ensemble gestion centrée projets et gestion centrée produits

En Sciforma, EPEX SPOT a trouvé une solution de gestion de portefeuilles et de projets à même de refléter son organisation distinctive, mêlant gestion de projets traditionnelle et gestion de produits en mode agile. La vision d’ensemble ainsi obtenue va permettre à la bourse de l’électricité d’optimiser l’allocation de ses ressources et le pilotage de son portefeuille. 

Quand un outil devient indispensable

EPEX SPOT, la bourse européenne de l’électricité pour le négoce au comptant, structure les échanges entre près de 300 sociétés membres dans huit pays européens, marchés qui représentent la moitié de la consommation électrique en Europe.

En dépit de cette envergure continentale, EPEX SPOT a conservé la culture familiale de ses débuts, avec des procédés de travail privilégiant la communication orale. Si ce modèle présente l’intérêt de favoriser la cohésion et la circulation de l’information au travers de la société, l’absence d’outil dédié à la gestion de portefeuilles et de projets a commencé à se faire sentir lorsque l’entreprise atteignit une certaine taille critique en 2015. 

Caroline Gras, responsable de la gestion du portefeuille de projets et des processus, se remémore les difficultés que posait alors un système qui avait manifestement atteint sa limite : « Nous n’étions plus en mesure de répondre à la question, simple mais cruciale, de notre capacité à mobiliser les ressources nécessaires pour mener à bien les projets que nous devions ou voulions lancer. D’où de fréquents goulets d’étranglement, et un vrai problème pour nous, dont la mission première consiste à fournir des livrables de haute qualité dans le respect des délais ».

L’entreprise a bien essayé de rétablir une visibilité sur l’utilisation de ses ressources au moyen d’une planification sur des classeurs Excel, d’abord artisanaux puis plus sophistiqués ; mais le manque d’ergonomie de la mosaïque de tableurs ainsi constituée a vite rencontré une certaine résistance  de la part des chefs de projets qui devaient en être les utilisateurs. Pour pallier cela, il a été décidé de s’équiper d’un outil de gestion professionnel.

Amenées vers Sciforma par sa réputation de sérieux, qui fut vérifiée à l’occasion des rendez-vous initiaux, Caroline Gras et ses équipes ont commencé à déployer la solution au premier semestre 2019

La délicate consolidation de deux approches distinctes

Pour s’assurer de l’adhésion des chefs de projets , la responsable de la gestion du portefeuille de projets a entrepris de leur faire adopter l’outil de manière progressive, en ne sollicitant dans un premier temps qu’un usage des plus élémentaires de l’outil : y établir un planning par projet. « Notre intention est de gagner l’acceptation de ces utilisateurs très occupés en leur démontrant pratiquement que Sciforma n’est pas une contrainte qui va induire une surcharge de travail pour eux, mais, au contraire, une solution qui leur sera très utile », développe Caroline Gras. 

EPEX SPOT a dû investir du temps et de l’énergie pour intégrer l’outil à son environnement, dans lequel, aux départements d’entreprise traditionnels, s’ajoutent des « cellules » composées de petites équipes transverses qui se concentrent exclusivement, en mode agile, sur une application ou un système donné. Les chefs de projets « classiques » venant ensuite solliciter ces divers systèmes et applications au gré de leurs besoins. Autrement dit, l’entreprise fonctionne suivant une construction matricielle mêlant une gestion de projets traditionnelle et une approche s’apparentant à de la gestion de produits.

« Les responsables d’applications travaillant en mode agile avaient déjà leurs propres méthodes et outils spécifiques. Parvenir à la vision d’ensemble sur les ressources et projets que nous recherchons implique d’amener ces utilisateurs à alimenter Sciforma, mais il ne s’agit évidemment pas de leur demander de dédoubler leur saisie. Nous travaillons donc avec eux à déterminer comment utiliser Sciforma de manière à en optimiser l’usage pour tout le monde », explique Caroline Gras. 

Qui ajoute : « Nous avons commencé la mise en place début juillet et décidé de faire des deux mois estivaux une période « bac à sable » durant laquelle chacun peut prendre le temps d’apprivoiser l’outil, de jouer avec, d’expérimenter, de se tromper ! Nous accompagnons bien sûr nos chefs de projets par tous les moyens : réunions, forums, présentations… L’idée étant d’être prêts, au 1er septembre, à commencer à utiliser Sciforma pour envoyer directement à la direction un reporting régulier sur l’état des projets ».

Une gestion dynamisée en perspective

Une fois que les utilisateurs auront réalisé que l’outil simplifie et accélère leur travail quotidien et qu’ils se le seront approprié, Caroline Gras compte déployer à l’automne une version 2 incluant le suivi financier des projets, et interfacer avec Sciforma les logiciels de gestion des absences et congés et de reporting des temps qu’utilise l’entreprise, afin de disposer d’un référentiel unique consolidant toutes les informations

La responsable de la gestion va également pouvoir tirer profit de l’outil pour mieux piloter son portefeuille au sein d’un environnement parfois incertain : « Celle des fonctionnalités de Sciforma qui me semble la plus précieuse est la simulation de scénarios fictifs. C’était d’ailleurs l’un de nos critères essentiels dans notre recherche d’une solution. Outre les projets propres à EPEX SPOT, nous menons beaucoup de projets de nature réglementaire, qui nous amènent à travailler sur plusieurs années avec un grand nombre de partenaires européens. Pouvoir créer et étudier des futurs possibles est donc inestimable pour nous ».

« Si c’était à refaire » : les conseils pratiques d’EPEX SPOT pour une implémentation réussie. 

Opter pour une solution flexible : Sciforma a réussi à modéliser la configuration particulière d’EPEX SPOT qui, comme de plus en plus d’entreprises innovantes, fait évoluer certains pans de sa gestion de projets vers une démarche apparentée à la gestion de produits ;

Ne pas minimiser l’importance du facteur humain : prenant en compte le contexte organisationnel comme psychologique dans lequel évoluent les utilisateurs, la responsable de la gestion du portefeuille de projets et des processus a arrêté un calendrier de déploiement des fonctionnalités progressif afin d’optimiser les conditions de prise en main.

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