プロジェクトリスクの効果的なモニタリング

プロジェクトマネジメントでは、「ゼロリスク」というものは存在しません。さらに、管理されていない、あるいは管理が不十分なプロジェクトリスクは、組織に重大な損害をもたらす可能性があります。したがって、リスクのモニタリングと管理の重要性は高く、リスクを特定し、それに対処する方法を考えるプロセスだと定義できます。ここでは、プロジェクトマネージャーをはじめとするプロジェクト管理の専門家がリスクのモニタリングとマネジメントについて知っておくべき主要な情報を紹介します。

プロジェクトリスク管理の背後にある哲学

PMIのPMBOKの第6版 では、第5版と比較して大きな変更が導入されました。「リスクのコントロール」から「リスクのモニタリング」への移行です。具体的には、「リスクのモニタリングとは、合意されたリスク対応計画の実施を監視し、特定されたリスクを追跡し、新たなリスクを特定および分析し、プロジェクト全体でリスクプロセスの有効性を評価するプロセス」です。

この変更の背後にある理念は簡単に理解できます。リスクはその性質上、コントロールの及ばないものであり、不確実性の領域に属している — そうでなければリスクではありません！したがって、プロジェクト、ポートフォリオ、組織をリスクから完全に遮断しようと期待することには意味がありません。しかし、プロジェクトのリスクを特定し、評価し、監視し、軽減することはできます。そして、そうすべきです。 

プロジェクトリスクのモニタリングとは、基本的にはプロジェクトへの変更（予期されるものと予期されないものの両方）を管理することです。PMIのリスクモニタリングの定義に従い、次の5つのステップのアプローチを提案します。

• プロジェクトに対するリスクの特定と分析
• 各リスクに対する適切な対応策の立案
• リスク状況の変遷の追跡
• 新たなリスクが発生した場合の特定
• 対応策の実行と有効性の評価

プロジェクトリスクのモニタリング – ステップ1：リスクの特定

最初のステップは、プロジェクトやポートフォリオに対する脅威を認識することです。プロジェクトのコスト構造、スケジュール、スコープに対する可能な脅威を特定します。そして、リスクの性質、発生確率、潜在的な影響を分析し、リスクを定性化、定量化し、それらを分類、優先順位付けし、信頼性のあるプロジェクトリスクのマッピングを行います。

リスクマネジメントの専門家は通常、リスクを次の4つの主要な系列に分類します。

• テクニカルリスク（技術や生産に関連するリスク） 
• 外部リスク（市場、顧客、法規制、あるいは天候などによるリスク） 
• 組織的リスク（リソース、資金、プロジェクトの依存関係によるリスク） 
• プロジェクトマネジメントリスク（文化、計画、協力体制など）

プロジェクトリスクのモニタリング – ステップ2：具体的なリスク対応計画の作成とモニタリング

各リスクに対して、対応策を計画すべきです。リスクによっては、即座に断固とした対応が必要となります。たとえば、メインのサプライヤーが重要な納期を守れない場合、別のベンダーへの発注を「プランB」として即座に実行する必要があります。一方、サプライヤーが合意した納品価格を引き上げた場合、対応策には緊急性は低いがより複雑なトレードオフの決定が含まれるかもしれません。

いずれの場合も、各リスクを管理する責任者（リスクオーナー）を決め、対応策の実行とプロジェクトマネージャーと協力して対応の効果を評価し、必要に応じて調整することを推奨します。

プロジェクトリスクのモニタリング – ステップ＃3：特定されたリスクのトラッキング

リスクオーナー、プロジェクトマネージャー、ポートフォリオマネージャーは、プロジェクト全体のリスクを長期的に追跡し、関連するトリガー条件が発生した場合に合意された対応策がタイムリーに実行されるよう、協力する必要があります。専用のリスク管理ツールや強力なリスク管理機能を備えた堅牢なプロジェクトポートフォリオマネジメントツールのサポートは、リスクの発生を見過ごさないようにするために重要です。

リスクの追跡には、定期的にプロジェクトのリスクと計画された対応策を見直し、再評価することが含まれます。プロジェクトが進行し、市場やビジネスの状況が変化するにつれて、特定した脅威の一部がもはや適切でないことがわかるかもしれません。あるいは、いくつかのリスクは当初の想定よりもより脅威的または脅威がないことがわかる可能性があります。不測の事態の発生確率と潜在的な結果が変わっているかもしれません。同様に、社内外の新しい展開によって対応策の有効性が影響を受ける可能性があります。

プロジェクトリスクのモニタリング – ステップ4：プロジェクト進行中の新たなリスクの特定

世界は変わります。プロジェクトも変わります。これは、時間とともに新しいリスクが発生することを意味します。プロジェクトやその環境に対する大きな変化、 深刻な災害の発生、リーダーシップの交代や競争環境の変化、重要な技術の飛躍などは、プロジェクトに新たなリスクや脅威をもたらす可能性のある出来事の一部です。新しい不測の事態をできるだけ早く特定し、適切に分析および評価して、優先順位付けされたリスクマッピングを常に最新の状態に保つことが不可欠です。

プロジェクトリスクのモニタリング – ステップ5：リスクマネジメントプロセスの有効性の評価

実際のパフォーマンスは、必ずしも計画されたパフォーマンスと一致するわけではありません。一部のリスクが見落とされたり、評価が誤っていること(これは理由がある場合もあります。異常な値を計画することは現実的ではありませんが、発生する可能性はあります！) もありますし、対応策が現実の試練に耐えられない場合もあります。プロジェクトリスクのモニタリングと対応戦略の結果を公正かつ客観的に評価することは、継続的な改善への道を切り開くためにきわめて重要です。