Choisissez l'outil de Gestion de Portefeuilles de Projets adapté à votre PMO

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En synthèse :

  • Le bon logiciel de gestion de portefeuilles de projets peut considérablement améliorer l'efficacité, les résultats et l'influence de votre PMO.
  • Il y a tant d'options différentes sur le marché que faire son choix n'est pas chose facile. Pour vous assurer de sélectionner le bon logiciel, tenez compte du modèle économique et de l'expérience du fournisseur, et bien sûr des fonctionnalités de l’outil, mais ne négligez pas d'autres critères tels que l’ergonomie et l'évolutivité.

 

 

Trouver le logiciel de PPM qui correspond à votre PMO

 

Disposer des bons outils est absolument déterminant pour la réussite d'un PMO. Une puissante plateforme de PPM qui répond réellement aux besoins de l'entreprise et saura créer de la valeur pour les utilisateurs finaux comme pour les décideurs est un accélérateur de performance éprouvé, qui contribuera à renforcer l'influence de votre bureau de gestion de projets. Mais investir de l'énergie et de l'argent dans un outil qui ne parviendra pas à générer la valeur attendue ou à répondre aux attentes de l’organisation peut gravement nuire à la crédibilité du PMO. D'où l'importance de vous assurer que la solution de gestion de portefeuilles de projets de votre choix est la meilleure pour votre entreprise.

Le marché des logiciels de PPM est pour le moins encombré. Les organisations, grandes comme petites, ont le choix au sein d’un large éventail de plateformes de gestion de projets ou de gestion de portefeuilles de projets. Des extensions de plates-formes technologiques aux solutions informatiques haut de gamme, des logiciels collaboratifs pour équipes projets aux plateformes pour PMO, les options qui s’offrent à vous sont si nombreuses que le choix peut sembler impossible ! C'est pourquoi nous vous proposons ici des critères d'évaluation pour vous guider dans votre choix.

Le bon outil de gestion de projets : peut-être le meilleur allié du bureau de gestion de projets

Il existe toutes sortes de PMO différents, mais ils ont tous un point commun : pour tout PMO, disposer d'une puissante plateforme logicielle de PPM peut être source d'améliorations considérables en matière de gestion des projets, des activités, des ressources et des portefeuilles. La valeur ajoutée des logiciels de gestion de portefeuilles de projets est un vaste sujet qui mériterait un article dédié, mais en voici un rapide aperçu :

Exploiter les données

Une plateforme de gestion de portefeuilles de projets offre un référentiel de données central qui consolide toutes les informations pour les rendre accessibles à toutes les parties prenantes en temps réel, où qu'elles se trouvent. Des pistes de vérification et des mécanismes de sauvegarde des données garantissent la stabilité et l'intégrité de l'information. En d'autres termes, les chefs de projets, les membres des équipes projets et les PMO bénéficient d'une visibilité sans faille sur la vie de leurs projets. Ils peuvent facilement trouver, trier, filtrer et comparer les données en un clic, et obtenir les précieuses informations qui les aideront à optimiser la gestion des projets. D'autant plus que les meilleures plateformes de PPM sont également dotées de capacités d’analyse avancée de données qui permettent de faire parler les chiffres afin d’en extraire des enseignements et éclairages précieux. Cette capacité à exploiter les données est particulièrement importante lorsqu'il s'agit d'évaluer des projets candidats, de déterminer les projets à prioriser, ou d'optimiser la composition des portefeuilles de projets.

Optimiser à tous les étages

Outre le fait qu'ils éliminent la nécessité de passer du temps à rechercher des informations, les outils de PPM stimulent la productivité en automatisant un certain nombre d'autres tâches et opérations répétitives à faible valeur ajoutée, comme par exemple le reporting. De plus, de puissantes fonctionnalités intelligentes d'allocation des ressources permettent de s'assurer que chaque employé est affecté de manière optimale et que l'entreprise fait le meilleur usage de ses talents. Parallèlement, les fonctions de gestion des budgets et des coûts optimisent également la gestion des projets en veillant à ce que chaque euro soit investi ou dépensé de manière optimale.

Nous pourrions nous étendre bien plus longuement sur l'utilité des fonctions dédiées à la gestion des risques, ou des fonctionnalités collaboratives des outils de PPM… Mais ce n'est ici pas le cœur de notre propos. Le point à retenir est qu'un outil de gestion de portefeuilles de projets peut vraiment faire toute la différence.

Différents types de PMO

Comme évoqué précédemment, le terme de « Bureau de gestion de projets » englobe toute une palette de rôles, de pratiques, d'approches et de fonctions très différentes. On pourrait d’ailleurs dire qu'il n'y a pas deux PMO similaires ! Cependant, pour des raisons pratiques, il est possible de classer les PMO en une poignée de grandes catégories générales.

Le productif

Il y a tout d’abord ces bureaux de gestion de projets qui s’attachent avant tout à garantir la bonne exécution des projets. Pour ce type de PMO, la mission est claire : les projets doivent être livrés dans les délais et dans le budget, tout en respectant les exigences de qualité et en répondant aux attentes de l’ensemble des parties prenantes. Ce PMO veut accomplir davantage, en moins de temps. Il va traquer et éradiquer les inerties afin de maximiser la productivité des chefs de projets et des collaborateurs, et il va accorder une importance considérable à la qualité de la planification et au respect des budgets.

Le méthodique

Dans un registre très différent, le PMO « méthodologique » est axé sur les procédures. Il conçoit et met en œuvre des process et des méthodes soigneusement étudiés pour la gestion et l’exécution des projets et des portefeuilles. Pour lui, cohérence des pratiques, responsabilisation des équipes et réplicabilité des tâches sont primordiales. Il va donc établir une solide gouvernance pour la gestion de portefeuilles de projets, avec une hiérarchie et des chaînes de décision claires. Il met généralement l'accent sur la standardisation des indicateurs, les bonnes pratiques, et la structuration des flux de travail.

L’analytique

Enfin, certains PMO vont privilégier les données et se concentrer sur les éclairages qu’elles peuvent apporter pour guider la gestion des portefeuilles de projets. La méthodologie n’intéresse ces PMO que dans la mesure où elle soutient la capacité de l'organisation à garantir la qualité des données. Pour eux, la visibilité est essentielle, et des données solides sont au fondement même de la valeur ajoutée. Ce PMO recherche des outils d'analyse puissants pour effectuer des évaluations de valeur et de risque, ou pour simuler des scénarios hypothétiques. Il a - ou recherche - l'oreille des décideurs clés, et il est généralement plus enclin à se concentrer sur la gestion des portefeuilles plutôt que de contrôler les détails de chaque projet.

Là encore, ce bref aperçu ne reflète pas toute la diversité des formes et rôles que peut endosser le PMO. Il souligne néanmoins le fait que des PMO différents auront probablement besoin d'outils différents.

Différents types de solutions de gestion de portefeuilles de projets

Les outils de gestion de portefeuilles de projets ne sont pas moins variés.

Extensions de plateformes

Les principaux fournisseurs de logiciels d'entreprise (vous les connaissez : Microsoft, IBM, SAP ou Oracle) peuvent proposer des outils et des fonctionnalités de type PPM, souvent sous la forme de modules supplémentaires ou d'extensions de plateformes plus généralistes. Ces outils sont très efficaces pour la gestion de projets simples, et offrent des solutions rapides à de nombreux problèmes courants. Ils sont intéressants pour les PMO qui peinent à obtenir un budget dédié à l'acquisition d'une plateforme PPM dédiée. Cependant, ces extensions de plateformes technologiques ne permettront pas, pour la plupart, à vos équipes de développer des compétences-socles en matière de gestion de projets, et ne sont pas conçues pour accompagner la montée en maturité des pratiques.

Outils collaboratifs

Les organisations qui ne recherchent pas nécessairement un développement à long terme de leur maturité en matière de PPM, ni un environnement de travail hautement structuré et puissant, peuvent également opter pour des solutions de gestion du travail collaboratif conçues pour faciliter l'exécution des projets par les équipes. Les plateformes collaboratives comme Asana et Trello sont généralement faciles à acquérir et à adopter, et peuvent offrir des résultats et un retour sur investissement immédiats. Mais elles n’ont pas nécessairement ce qu’il faut pour optimiser des activités telles que la gestion des ressources, des portefeuilles et des aspects financiers. Et, là encore, elles n’aident pas vraiment à structurer la gestion des projets.

Plateformes IT de pointe

À l'autre extrémité du champ des possibles, vous avez les solutions informatiques haut de gamme. Ces plateformes élaborées offrent aux grandes entreprises à la maturité PPM élevée une gamme complète de fonctionnalités avancées et sophistiquées pour gérer et optimiser absolument tout. Mais il y a un revers à la médaille : ces solutions informatiques tendent à requérir un processus d’implémentation long et complexe, et leur difficulté de prise en main peut ralentir l'adoption par les utilisateurs. Et elles ne sont pas précisément bon marché.

Solutions pour PMO

Le dernier type de solution est probablement celui qui répond le mieux aux besoins de la plupart des PMO. Les spécialistes de la gestion de portefeuilles de projets tels que Planview, Planisware et notre Sciforma fournissent des plates-formes adaptables destinées aux PMO et offrant le juste équilibre entre puissance fonctionnelle et technique d'une part, et convivialité et accessibilité d'autre part. Elles aident le PMO à coordonner de multiples équipes projets dans différents domaines. Leurs fonctionnalités de gestion des tâches et de collaboration renforcent l'autonomie des chefs de projet et des équipes. Leurs capacités de planification stratégique et de pilotage de portefeuilles répondent aux besoins des décideurs exécutifs. Tout cela en restant relativement abordables et faciles à mettre en œuvre.

Ce que vous devez rechercher dans un outil - Fonctionnalités clés

Pour choisir le bon outil parmi les innombrables offres que vous trouverez sur le marché, vous pouvez également partir des fonctionnalités, et vous demander quelles sont les fonctions et capacités essentielles dont vous avez besoin pour résoudre vos problèmes et défis les plus pressants. Voici un aperçu des fonctionnalités des logiciels de gestion de portefeuilles de projets que les entreprises trouvent généralement les plus utiles :

Allocation des ressources

Les fonctionnalités de gestion des ressources de votre outil doivent permettre à vos chefs de projet et à vos gestionnaires de ressources d'obtenir une vision complète et détaillée de la capacité et des attributs des ressources afin d'optimiser leur allocation entre plusieurs projets et programmes. L'objectif est de s'assurer que les ressources financières, techniques et humaines sont utilisées à plein et que chaque collaborateur est affecté au projet qui fera le meilleur usage de ses aptitudes et compétences spécifiques.

Gestion budgétaire

Les fonctions de gestion des budgets et des coûts sont conçues pour optimiser la valeur financière au niveau des projets et des portefeuilles. Elles fournissent des séries d’indicateurs et d’outils d’analyse destinés à faciliter les calculs de retour sur investissement, et elles aident les chefs de projet à suivre les coûts et les dépenses par rapport aux objectifs budgétaires. Lorsqu'elles sont correctement exploitées, de solides capacités de gestion financière peuvent réellement contribuer à éviter ou à minimiser les dépassements budgétaires - un argument de poids à faire valoir auprès des décideurs !

Gestion des risques

Personne n'aime le risque (vous si… ?), mais c'est une réalité à laquelle nous devons tous faire face. Aucun logiciel de PPM ne peut éradiquer les risques, mais un outil de qualité aidera le PMO à les anticiper suffisamment tôt pour prendre des mesures préventives ou trouver des plans B. Armée de toutes les informations contextuelles et de toutes les données relatives au projet qu'elle consolide, votre plateforme de gestion de portefeuilles de projets peut détecter automatiquement les points potentiellement problématiques, en avertir le responsable concerné, et même fournir des recommandations intelligentes.

Sélection stratégique des projets

Enfin, la sélection et la priorisation des projets sont des enjeux voire des défis majeurs pour de nombreux PMO. Outre une évaluation précise du rendement et du risque potentiels des projets candidats, le PMO doit tenir compte de leur alignement stratégique, c'est-à-dire de leur capacité à fournir des résultats et à créer de la valeur eu égard aux objectifs et aux plans stratégiques de l'entreprise. Disposer du bon outil de gestion de portefeuilles de projets vous y aidera considérablement en fournissant des éclairages solides pour guider les décisions.

Ce que vous devez rechercher dans un outil - Approche et expérience utilisateur

Si les fonctionnalités d'un outil sont évidemment d'une importance capitale, ce n'est pas tout ce qu'il s’agit de prendre en compte. Voici un survol de certains des points clés à considérer dans le cadre de la recherche et de l’acquisition d'une solution de gestion de portefeuille de projets.

Ergonomie

Il est primordial de pouvoir offrir aux utilisateurs la meilleure expérience possible. La simplicité d’usage de votre solution PPM conditionnera le rythme et la réussite de l'adoption par les utilisateurs. Aujourd’hui, les collaborateurs se sont habitués à la navigation fluide et aux interactions en un clic qu'offrent les smartphones. Ils s'attendront à ce que votre plateforme de PPM offre le même niveau de convivialité et d’ergonomie. Les chefs de projets et les décideurs apprécieront particulièrement des interfaces agréables et intuitives, ainsi que des visualisations permettant d’appréhender les données et les informations clés en un coup d'œil.

Outre les interfaces et la navigation, votre plateforme doit être accessible à tous les utilisateurs, même à ceux qui n'ont qu’un bagage technique et PPM restreint. Idéalement, les utilisateurs doivent pouvoir se familiariser avec l'outil et effectuer des opérations de base sans trop de difficultés. Ce point est d'une importance capitale. Un logiciel doit être perçu comme un facilitateur, voire comme un service. Pas comme le fruit d’une lubie du PMO qui ne fera qu'accroître la complexité et la charge de travail.

Facilité d’implémentation et accompagnement

En un sens les administrateurs sont aussi des utilisateurs. Ils ne vous remercieront probablement pas d'avoir choisi un outil dont la mise en œuvre et l'intégration nécessiteront des mois de travail. Idéalement, vous devriez être en mesure de déployer votre plateforme PPM en l’espace de quelques semaines, à condition de choisir les paramètres par défaut. Cela signifie que vous devez vraiment prêter attention aux fonctionnalités par défaut des outils que vous envisagez : si elles ne correspondent pas à vos attentes et à vos besoins, vous devrez probablement mener un travail de personnalisation important, ce qui retardera l’implémentation et le ROI d’autant.

L'éditeur de logiciels qui vous fournit votre outil doit également s'engager à vous accompagner et à vous soutenir tout au long du processus de mise en œuvre. En cas de doute ou de problème, n'hésitez pas à faire appel à l'expertise de votre fournisseur !

Évolutivité

Vous ne vous attendez probablement pas à ce que votre organisation et votre PMO en soient exactement au même point dans 5 ans. Vous avez donc besoin d'un outil capable d'évoluer et de grandir avec vous. Votre solution de gestion de portefeuilles de projets doit pouvoir remplir sa mission dans plusieurs mois, dans plusieurs années, et être suffisamment évolutive pour s'adapter à la demande et aux exigences des utilisateurs. Choisissez votre solution en pensant à demain !

Sécurité de l'information

Enfin, la plateforme de gestion de portefeuilles de projets et le fournisseur de votre choix doivent être en mesure de garantir la sécurité de vos informations. Les menaces cybersécuritaires sont de plus en plus pressantes, et les nouvelles exigences réglementaires en matière de protection de la confidentialité des données posent de nouveaux défis aux entreprises. Les outils de PPM de type SaaS offrent aux utilisateurs une grande flexibilité, mais n'oubliez pas de couvrir vos arrières !

Si le fait de disposer du bon outil peut apporter beaucoup à un bureau de gestion de projets, nous n'insisterons jamais assez sur ce point : investir dans un outil de gestion de portefeuilles de projets qui ne répond pas aux besoins de votre bureau de gestion de projets et de ses utilisateurs fera plus de mal que de bien. Afin d'identifier la plateforme qui répondra à vos attentes, essayez de bien comprendre ce dont votre PMO a réellement besoin, et examinez attentivement les offres respectives des différents fournisseurs du marché. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, n'hésitez pas à consulter des sites tels que Capterra ou g2 pour obtenir des avis clients et des évaluations indépendantes. Bonne chance dans votre recherche !

 

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Shi Jackson

Shi est Digital Marketing Manager sur la zone Allemagne. Dans son activité quotidienne, Shi travaille sur du marketing opérationnel ainsi que sur les stratégies qui l’anime en amont. Elle est particulièrement investie dans l’optimisation des processus, la transformation digitale et la qualité du travail collaboratif.