Faire adopter la plateforme d’entreprise de gestion de projets pour piloter l’activité quotidienne des équipes transverses
L’exemple du Pôle Communication Multicanal du Crédit Agricole Charente Périgord
Le Pôle Communication Multicanal du CACP gère l’ensemble de ses activités dans Sciforma Deliver (ex-One2Team). Ceci englobe la communication interne et externe, les activités relatives à la RSE et aux actions mutualistes. Ce Pôle réunit 3 Services qui travaillent en synergie : les Services Marketing, Internet et la Communication.
Vous êtes organisatrice au sein du Pôle Transformation et Innovation, quel est votre rôle et utilisation de Sciforma Deliver (ex-One2Team) ?
Emilie CHABREYROU, CACP, Organisatrice | PMO : « Mon métier d’Organisatrice, que l’on peut aussi définir comme PMO, consiste à mettre en place et mener des projets avec les différents services concernés qui peuvent être internes à la CACP ou des projets nationaux dans le cadre de notre programme Innovation et transformation.
Pour moi, Sciforma Deliver est le réceptacle de toutes ces demandes. J’utilise la plateforme au quotidien pour échanger dans le fil de discussion avec les personnes qui travaillent avec moi sur les projets au sein de la caisse régionale. En un seul endroit cela permet aux différents membres des groupes projets auxquels j’appartiens et d’équipes auprès desquelles j’interviens de :
- Avoir une vision partagée des statuts et actions en cours et restant à faire ;
- Consulter les documents et différents livrables partagés,
- Connaître instantanément la météo du projet.
Cela me permet de toujours présenter des informations qui reflètent de l’état d’avancement lors des différents comités. Puisque tout est partagé dans Sciforma Deliver, nous avons tous le même niveau d’information. »
Comment Sciforma Deliver (ex-One2Team) vous aide à développer une culture projet au sein du CACP ?
Emilie CHABREYROU, CACP, Organisatrice | PMO : « Je suis administratrice CACP de la solution Sciforma Deliver, ce qui me permet en toute autonomie de configurer des environnements Sciforma Deliver dédiés. Notre premier client interne est le Pôle Communication Multicanal.
Au lieu de recevoir séparément des demandes par mails, de les saisir ensuite dans un fichier Excel, puis de compléter la capacité pour son propre service, les 3 services et leurs demandeurs utilisent maintenant Sciforma Deliver.
Les demandes sont désormais faites directement dans Sciforma Deliver et les 3 Services affectent respectivement leurs ressources en comité hebdomadaire. Ainsi, ils partagent une vision claire de leur capacité et planning de projets entre Services et avec les demandeurs et peuvent prioriser les demandes. »
Au sein du Pôle Communication Commerciale, quel est votre usage de Sciforma Deliver (ex-One2Team) ?
Fabien DUBAELE, CACP, Responsable Pôle Communication Commerciale
« J’utilise Sciforma Deliver pour concevoir et déployer les plans de communication avec les Services Marketing et Internet, piloter et suivre des activités du Pôle Communication Commerciale.
Le processus est très simple : je crée ma carte projet avec les informations principales du dossier (date, intervenant, contenu…) puis j’affecte les actions aux personnes concernées. Par la suite, le système de discussion intégré me permet d’échanger avec les interlocuteurs directement sur la carte projet et de charger les documents au fur et à mesure de l’avancée des travaux.
Anne OTTOGALI, CACP, WebMaster, Service Pôle Internet : « J‘ai la charge de la mise à jour du site internet de CACP et des communications clients. J’utilise Sciforma Deliver pour les animations commerciales coordonnées via la Communication Multicanal.
Lors du comité Multicanal qui se déroule deux fois par semaine, nous évaluons la faisabilité, la charge de temps et confrontons les contraintes des 3 Services en face des demandes que nous recevons.
Avant Sciforma Deliver, je consacrais quasiment toute une après-midi par semaine pour faire le point des actions commerciales et planifier l’activité de la semaine suivante. Aujourd’hui, je n’y consacre pas plus de temps que celui des comités. »
Que vous apporte Sciforma Deliver (ex-One2Team) ?
Fabien DUBAELE, CACP, Responsable Pôle Communication Commerciale
Pour moi Sciforma Deliver est un très bon outil pour :
- Coordonner les projets de notre activité, notamment avec les services tiers,
- Piloter les actions de chaque collaborateur et estimer le plan de charge,
- Se plonger ou de reprendre un dossier facilement quand un collaborateur est absent, ce qui améliore la productivité,
Enfin, Sciforma Deliver est un outil que chaque métier peut s’approprier. On peut le personnaliser en créant ses propres vues, ou en créant des tags pour des sujets prioritaires par exemple. »
Anne OTTOGALI – WebMaster, Service Pôle Internet : « Ce que je trouve intéressant dans Sciforma Deliver ce sont les échanges simplifiés entre les différents services, le partage de documents et la visibilité sur l’avancée du projet. Sciforma Deliver me permet de :
Estimer ma charge de travail hebdomadaire ;
- Échanger avec beaucoup plus de fluidité,
- Archiver les communications qui peuvent être réutilisées d’une année à l’autre,
- Avoir une plus grande réactivité et une marge d’erreur très fortement réduite.
Diriez-vous que l’adoption de Sciforma Deliver (ex-One2Team) est un succès et si oui pourquoi ?
Emilie CHABREYROU, CACP, Organisatrice | PMO : « On peut dire aujourd’hui que l’utilisation de Sciforma Deliver dans l’activité Communication multicanal est un succès car 100% des demandes passent par la plateforme.
Il s’agit du 1er cas d’usage développé pour des clients internes ; nous craignions que les utilisateurs continuent à faire des mails. Mais c’est un succès car ils utilisent Sciforma Deliver.
Pourquoi ? Parce que cette adoption est le résultat d’une co-construction avec les services du Pôle et la prise en compte de leurs besoins, d’abord dans une maquette puis dans la configuration de leur Sciforma Deliver. Les 3 services retrouvent leur terminologie métier et les fiches de demandes reçues sont plus faciles à traiter car elles comportent les informations essentielles. Enfin, tout est centralisé et partagé en temps réel, cela simplifie leur travail par rapport à il y a un an.
Avec Sciforma Deliver ces équipes ont une meilleure vision de leur charge et peuvent mieux traiter leurs demandes. Ils ont des retours positifs de leurs utilisateurs sur la réussite de leurs projets. Alors, le changement n’est pas perçu comme une contrainte mais comme un gain et ça c’est vraiment source de satisfaction pour moi. »
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