Chaque projet compte

J’ai vu de nombreux bureaux de gestion de projets (PMO) au fil des ans et il y a un problème qu’ils ont tous peiné à surmonter. Il s’agit de la nécessité de gérer les résultats de divers types de travaux : projets structurés autour d’un plan (en cascade), initiatives Agiles et approches hybrides combinant les deux. L’enjeu est en réalité de définir les bons indicateurs de performance (OKR) pour le PMO.

Ce besoin n’a jamais été aussi pressant. Une récente étude a montré que ces trois approches sont largement utilisées dans les organisations. Si les PMO ne peuvent pas suivre et gérer leurs résultats de toutes ces méthodes de travail, ils n’ont qu’une vision partielle de ce qui se passe. Ce manque de visibilité se traduit par des décisions plus hasardeuses, des retards et une incapacité à planifier efficacement les choix d’investissements futurs. Tout ceci nuit à la capacité des organisations à atteindre leurs buts et objectifs stratégiques.

La situation est si grave que de nombreux PMO ont tout simplement cessé d’essayer de suivre d’autres types de travaux. D’où la création de PMO distincts pour les projets en cascade et les projets Agiles, sans véritable coordination. Et les initiatives hybrides continuent de finir par passer entre les mailles du filet. D’autres organisations ont limité l’utilisation de la méthode Agile aux initiatives critiques en raison d’un manque de visibilité. Ce ne sont pas des solutions, mais des rustines, alors que le problème est sérieux.

Les équipes doivent pouvoir travailler comme elles le souhaitent

Dans un monde en évolution rapide, caractérisé par une concurrence mondialisée, chaque euro dépensé doit être rentable. Les organisations doivent créer un cadre dans lequel les équipes peuvent travailler comme elles le souhaitent. Cela renforcera l’implication des collaborateurs, les rendant plus productifs.D’où de meilleurs résultats pour l’entreprise.

Les PMO doivent être en mesure d’accepter cette autonomisation des équipes projets et d’adapter la manière dont ils gèrent les résultats. Ce faisant, ils créeront un cadre structurant toutes les méthodes de travail, sans perte de visibilité ou de contrôle. Comment ? Simplement en mesurant ce qui compte.

Les bons indicateurs pour le PMO

L’obstacle qui a historiquement empêché les PMO de gérer les résultats des différentes méthodes de travail est simple : ils regardaient les mauvais indicateurs. Il restera toujours difficile de gérer l’ensemble du travail si l’on demande aux équipes Agile des pourcentages d’achèvement ou aux équipes Waterfall  la vélocité d’un sprint. Après tout, ces indicateurs n’ont aucun sens pour ces équipes.

Mais voici le hic. Ils n’ont pas non plus de sens pour un PMO cherchant à améliorer les résultats des projets à l’échelle de l’organisation. Il s’agit d’indicateurs de réassurance. Ils ne disent pas au PMO si un projet est en bon chemin pour atteindre les buts et les objectifs pour lesquels il avait été lancé. Ils donnent simplement au PMO l’impression que tout va bien, alors même que ce n’est peut-être pas vrai.

Les PMO doivent gérer leurs résultats sur la base d’indicateurs exprimant la valeur ajoutée. Des indicateurs déterminant si le travail est bien parti apporter la contribution requise aux objectifs de l’organisation. Pour ce faire, l’organisation doit exprimer la réussite du PMO en termes business, au moyen d’OKR (objectifs et résultats clés) ou assimilés. Elle a également besoin d’une solution de gestion de portefeuilles de projets (PPM) capable de fournir de la visibilité sur ces indicateurs.

Une solution de PPM efficace comme Sciforma permettra aux équipes de travailler avec les méthodes et les outils qui leur conviennent. Il est essentiel qu’elle puisse consolider ces données en un panorama unique offrant de la visibilité sur les projets individuels comme sur le portefeuille dans son ensemble. Le PMO pourra ainsi mesurer les résultats par rapport aux OKR de l’entreprise et recommander des ajustements si nécessaire. Ainsi, le travail répondra toujours aux priorités, quelle que soit la manière dont il est mené.

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