Im Laufe der Jahre habe ich viele Projektmanagementbüros (PMOs) kennengelernt. Sie alle haben mit einem spezifischen Problem zu kämpfen: der Notwendigkeit, die Performance unabhängig von der jeweils favorisierten Arbeitsmethodik – planbasierte (Wasserfall-)Projekte, agil bearbeitete Initiativen oder hybride Ansätze, die Elemente beider Methoden kombinieren, zu sichern. In jedem Fall gilt es, die richtigen Performance-Kennzahlen (OKRs) für PMOs zu definieren.
Dieser Bedarf war nie größer als heute. Jüngste Untersuchungen haben gezeigt, dass alle drei Methodiken in Unternehmen weit verbreitet sind. Wenn PMOs nicht in der Lage sind, die Performance zu verfolgen und zu managen, die mit der einen oder anderen Methode erzielt wird, bleibt ihr Überblick über das Geschehen unvollständig. Die mangelnde Transparenz führt zu schlechteren Entscheidungen und Verzögerungen und verhindert zudem eine effektive Planung künftiger Investitionen im Interesse des Unternehmens. All dies beeinträchtigt die Fähigkeit von Unternehmen, zu erreichen.
Die Situation ist so problematisch, dass viele PMOs Ergebnisse, die Teams mit anderen als den vom PMO bevorzugten Arbeitsweisen erzielen, einfach nicht mehr nachverfolgen. Stattdessen entstanden immer mehr separate PMOs für Wasserfall- und für agile Projekte, die sich allenfalls minimal untereinander abstimmen. Und hybride Initiativen fallen ganz durch das Raster. Andere Unternehmen wiederum setzen Agile aufgrund der fehlenden Transparenz nur noch sehr beschränkt für unternehmenskritische Initiativen ein. Alle diese Maßnahmen sind keine Lösungen, bestenfalls verdecken sie das ernsthafte Problem.
Although OKRs are recommended as the most suitable metrics only further down in this text, the term or abbreviation is already mentioned here. In my opinion, this means that the suspense is lost. Is this intentional?
Menschen müssen so arbeiten können, wie sie es wünschen
In unserer von globalem Wettbewerb und rasanten Entwicklungen geprägten Welt muss sich jede Investition rentieren. Die Unternehmen müssen ein Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter so arbeiten können, wie sie es wünschen. Das führt zu mehr Engagement, erhöht ihre Produktivität und steigert letztlich den Unternehmenserfolg.
PMOs müssen in der Lage sein, zu akzeptieren, dass Projektteams auf die eine oder andere Art und Weise effektiver arbeiten können, und ihr Performancemanagement entsprechend anpassen. So schaffen Unternehmen ein Umfeld, das alle Methoden ohne Einbußen bei der Transparenz oder Kontrolle unterstützt. Wie erreichen sie das? Indem sie die wirklich relevanten Kriterien messen.
The Right PMO Metrics
Schon immer hat vor allem ein im Grunde einfaches Problem PMOs daran gehindert, die mit verschiedenen Arbeitsweisen erzielten Leistungen zu messen: die Fokussierung auf die falschen Metriken. Es wird immer schwierig sein, unterschiedliche Arbeitsweisen zu verwalten, wenn man agile Teams nach dem Prozentsatz der Fertigstellung oder planbasierte Teams nach ihrer Geschwindigkeit in Story Points fragt. Diese Metriken ergeben für solche Teams schlicht keinen Sinn.
Aber die Sache ist die: Sie sind ebenso wenig sinnvoll für ein PMO, das versucht, die Performance in der Projektbearbeitung im gesamten Unternehmen zu verbessern. Es sind Komfortmetriken. Sie sagen dem PMO nicht, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist und die Ziele erreichen wird, deretwegen es genehmigt wurde. Sie geben dem PMO lediglich das Gefühl, dass die Dinge gut laufen, auch wenn das tatsächlich nicht zutreffen muss.
PMOs müssen ihre Performance mithilfe von tatsächlich hilfreichen Indikatoren managen, d. h. sie müssen feststellen, ob die Projektbearbeitung wirklich den erwarteten Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leistet. Dazu muss das Unternehmen den Erfolg des PMOs nach wirtschaftlichen Maßstäben definieren, beispielsweise mit OKRs (Objectives and Key Results – Ziele und wichtigste Ergebnisse). Und es benötigt eine Projektportfoliomanagement- oder PPM-Lösung, die die notwendige Transparenz herstellen kann, die solche Messergebnisse erst ermöglicht.
Mit einer effektiven PPM-Lösung wie Sciforma können Teams die für sie am besten geeigneten Arbeitsweisen und Tools nutzen. Entscheidend ist, dass sich die Daten in eine umfassende Ansicht integrieren lassen, die Einblicke in einzelne Initiativen und das Gesamtportfolio bietet. Auf diese Weise kann das PMO die Performance anhand der OKRs des Unternehmens messen und bei Bedarf Anpassungen empfehlen. Es stellt damit sicher, dass Aufgaben in Übereinstimmung mit den Prioritäten des Unternehmens bearbeitet werden, unabhängig davon, welche Methoden zum Einsatz kommen.
Geben Sie Ihrem PMO die Möglichkeit, das zu messen, worauf es ankommt: Vereinbaren Sie eine Demo.
