Localisation
Belgique
Industrie
Santé
Carte d’identité de l’entreprise
Solidaris est l’une des cinq unions nationales de caisse d’assurance maladie en Belgique. L’entreprise gère l’Assurance Maladie-Invalidité Obligatoire et propose également à ses affiliés des services d’assurances complémentaires et facultatives. Disposant d’un réseau associatif et socio-sanitaire qui répond aux attentes de publics variés, Solidaris vise l’épanouissement et l’amélioration des conditions de vie pour toutes et tous.
- Secteur : Assurance santé
- Fondé : 1869
- Siège : Bruxelles
- Membres : 3,3 millions
- Site Internet : solidaris.be
Un enjeu d’outillage
Deuxième mutualité de Belgique, Solidaris mène de nombreux projets mais c’est au niveau de l’Assurance Maladie Obligatoire qu’une forme structurée de gestion de portefeuille de projets a émergé, à l’instigation de Sébastien Losseau, Project Portfolio Manager.
Comme beaucoup d’autres entités, le pôle Assurance Obligatoire de Solidaris avait initialement essayé de gérer ses projets sous Excel. Et, comme beaucoup d’autres entités, il s’est vite heurté aux limites de ce système : démultiplication de tableurs, impossibilité de consolider les informations ou d’établir des plans de capacités fiables…
Ayant pris la décision de s’équiper d’un outil professionnel, Sébastien Losseau a commencé par tester un logiciel de gestion de portefeuilles de projets open source. Un essai concluant, qui lui a permis de préciser ses besoins et de dresser un cahier des charges exhaustif.
Il souhaitait notamment un outil lui fournissant une vision complète de son portefeuille, avec des fonctionnalités avancées de reporting et de pilotage pour alimenter les comités de planification et de décision. Il était également important pour lui d’adopter une plateforme évolutive, capable de s’enrichir fonctionnellement et de se redimensionner au besoin, pour accompagner la montée en maturité de l’entreprise. Enfin, Sébastien Losseau souhaitait faire équipe avec un éditeur de logiciel capable de lui apporter un accompagnement de qualité dans les phases d’implémentation et de formation initiale, mais aussi en aval, dans la durée.
Et c’est Sciforma qui a tiré son épingle du jeu.
Après une implémentation fluide, structurée par des ateliers de recueil des besoins et supervisée par l’équipe Sciforma, l’outil a été mis en service à l’été 2022.
” Pour moi, l’approche à l’implémentation de Sciforma est une vraie plus-value. Dans l’appel d’offres, j’avais demandé une démonstration complète avec des explications détaillées sur la feuille de route. La capacité de nos interlocuteurs à écouter nos besoins, à comprendre nos enjeux, à répondre à nos remarques et demandes et à personnaliser l’outil sans dénaturer sa logique a fait la différence. “
Sébastien Losseau, Project Portfolio Manager
Et la transparence fut
Utilisé quotidiennement par les équipes en charge de la planification et de la gestion des projets, l’outil a drastiquement amélioré la visibilité sur les données projets (statuts, coûts, etc.) et la capacité à les orchestrer harmonieusement.
Tout nouveau projet fait automatiquement l’objet d’une analyse d’impact par rapport au plan de charge, et les données fournies par Sciforma permettent d’éclairer les décisions d’arbitrage en cas de conflit. De manière générale, les tableaux de bord de l’outil orientent l’ensemble des décisions relatives au pilotage du portefeuille.
Cette transparence totale sur le portefeuille a permis d’accélérer la clôture des projets, diminuant significativement le nombre d’initiatives en cours et permettant aux équipes de mieux concentrer leurs efforts.
Les besoins et priorités sont clairs, leurs liens avec les objectifs stratégiques plus apparents, les problèmes de capacité sont identifiés et traités en amont. Les scénarios hypothétiques fournis par l’outil permettent de préparer les comités de planification semestriels.
” Il me semble important de ménager des points d’échange réguliers entre les utilisateurs finaux de la solution (nos projects leaders et moi-même) et un consultant Sciforma capable de répondre à toutes nos questions pratiques, vérifier que nous utilisons correctement l’outil pour répondre à des besoins spécifiques, et nous tenir au courant de l’évolution du produit. D’où le choix d’un accompagnement dans la durée. “
Sébastien Losseau, Project Portfolio Manager
Une interface entre Sciforma et Jira, utilisé quotidiennement par les équipes de développement et d’analyse, permet à cette entreprise suivant une méthodologie de gestion hybride de constater les déviances par rapport aux engagements et d’y réagir rapidement.
Bref, Sébastien Losseau a désormais la capacité d’effectuer un véritable pilotage de son portefeuille.
” Lors de l’implémentation, les workshops dédiés au recueil des besoins ont été structurés autour de 6 axes. Sciforma a systématiquement ciblé et mobilisé les bons interlocuteurs pour rendre le processus aussi rapide et efficace que possible “
Sébastien Losseau, Project Portfolio Manager
Et ensuite ?
Le Project Portfolio Manager compte mettre à profit les mois à venir pour renforcer encore la qualité du travail de pilotage. Surtout, il entend élargir sa méthodologie et son outil Sciforma au reste de l’entreprise, en commençant par l’intégralité de la direction informatique. Pour, à terme, viser à doter Solidaris d’un véritable PMO à l’échelle de l’entreprise.