Solidaris: PPM-Reife verbessern durch Transparenz bei strategischen Daten

Über Solidaris

Solidaris ist eine der fünf landesweiten Krankenkassen in Belgien. Das Unternehmen verwaltet das Kranken- und Invaliditätsversicherungssystem der Sozialversicherung und bietet seinen Mitgliedern darüber hinaus freiwillige, optionale Versicherungen an. Mit seinem Netz von Nichtregierungsorganisationen, Gesundheits- und Sozialdiensten, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Bevölkerungsgruppen zugeschnitten sind, will Solidaris die persönliche Entfaltung fördern und die Lebensbedingungen für alle verbessern.

• Branche: Krankenversicherung
• Gegründet: 1869
• Sitz des Unternehmens: Brüssel, Belgien
• Mitglieder: 3,3 Millionen
• Website: solidaris.be

Einführung eines Toolsets – eine Herausforderung

Solidaris, Belgiens zweitgrößter Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit, verwaltet eine Reihe von Projekten. Auf Betreiben von Projektportfoliomanager Sébastien Losseau wurde ein echter Projektportfoliomanagement-Prozess zuerst im Unternehmensbereich Allgemeine Krankenversicherung eingeführt.

Wie viele andere Organisationen hatte auch der Unternehmensbereich Allgemeine Krankenversicherung von Solidaris zunächst versucht, seine Projekte mit Excel zu verwalten. Und wie viele andere Organisationen stieß er bald an die Grenzen dieses Systems: eine Vielzahl von Spreadsheets ohne die Möglichkeit, Informationen zu konsolidieren oder zuverlässige Kapazitätspläne zu erstellen.

Als Sébastien Losseau beschloss, Excel durch ein professionelles Tool zu ersetzen, testete er zunächst eine Open-Source-Software für das Projektportfoliomanagement. Der Test erbrachte überzeugende Ergebnisse und ermöglichte es ihm, seine Anforderungen zu überarbeiten und ein Lastenheft zu erstellen.

Insbesondere suchte Sébastien Losseau ein Tool, das einen vollständigen Überblick über sein Portfolio ermöglicht, mit leistungsfähigen Berichts- und Verwaltungsfunktionen, um die Planungs- und Entscheidungsgremien zu unterstützen. Ebenso wichtig war es ihm, dass die Plattform skalierbar ist, mit anpassbarem Funktionsumfang, sodass sie sich mit der PPM-Reife seines Unternehmens entwickeln kann. Und schließlich wollte Losseau mit einem Softwareanbieter zusammenarbeiten, der ihn nicht nur während der Implementierungs- und Einarbeitungsphase, sondern auch langfristig zur Seite stehen würde.

Nach einer reibungslosen Implementierung, zu der auch Workshops unter Leitung des Teams von Sciforma zur Erfassung der Anforderungen gehörten, begann der Live-Betrieb des Tools im Sommer 2022.

“ Mir erschienen regelmäßige Treffen zwischen den Endanwendern der Lösung (unseren Projektleitern und mir) und einem Berater von Sciforma wichtig. Er sollte alle unsere praktischen Fragen beantworten können, überprüfen, ob wir das Tool für unsere spezifischen Bedürfnisse optimal einsetzen, und uns über Produktaktualisierungen auf dem Laufenden halten. Aus diesem Grund haben wir uns für einen langfristigen Support-Plan entschieden. “

Sébastien Losseau, Projektportfoliomanager

So entsteht Transparenz!

Seit die Projektplanungs- und -managementteams das Tool täglich nutzen, haben sie sehr viel mehr Transparenz bei hybriden Projektdaten (Status, Kosten usw.) geschaffen. Dies ist zum Teil einer in das Tool integrierten Schnittstelle zwischen Sciforma und Jira zu verdanken – das die Entwicklungs- und Analyseteams täglich nutzen, um Abweichungen von der Roadmap zu erkennen – sowie den Was-wäre-wenn-Szenario-Funktionen von Sciforma, die den halbjährlichen Planungsausschüssen helfen, Prioritäten zu prognostizieren.

” Für mich ist die Herangehensweise von Sciforma an die Implementierung ein echter Erfolgsfaktor. In meiner Ausschreibung hatte ich eine Demonstration der gesamten Lösung und eine umfassende Darstellung der Roadmap gefordert. Die Fähigkeit unserer Ansprechpartner, unsere Bedürfnisse aufzunehmen, unsere Herausforderungen zu verstehen, auf unsere Anmerkungen und Wünsche einzugehen und das Tool anzupassen, ohne es grundlegend zu verändern, war ein echtes Alleinstellungsmerkmal. “

Sébastien Losseau, Projektportfoliomanager

Darüber hinaus werden die Auswirkungen aller neuen Projekte auf den Kapazitätsplan automatisch analysiert, und die Daten und Dashboards von Sciforma ermöglichen bei auftretenden Konflikten fundierte Entscheidungen über Kompromisse.

Dank dieser Transparenz im Portfolio können Solidaris und Losseau jetzt:

• Projekte schneller abschließen und die Zahl parallel laufender Initiativen deutlich reduzieren,
• Bedürfnisse und Prioritäten sowie deren Übereinstimmung mit strategischen Zielen des Unternehmens klären,
• Kapazitätsprobleme vorab erkennen,
• das Portfolio strategisch managen.

“ In der Umsetzungsphase diskutierten wir in den Workshops zur Formulierung der Anforderungen sechs wichtige Säulen. Sciforma identifizierte konsequent die richtigen Experten und stellte sie uns zur Verfügung. So konnten wir den Prozess so schnell und effizient wie möglich bearbeiten. “

Sébastien Losseau, Projektportfoliomanager

Die nächsten Schritte

In den kommenden Monaten plant Losseau, die Qualität des Portfoliomanagements weiter zu verbessern. Noch bedeutsamer ist allerdings sein Vorhaben, den Prozess und Sciforma unternehmensweit einzuführen, beginnend mit der gesamten IT-Abteilung. Mittelfristiges Ziel ist es, Solidaris mit einem echten Enterprise-PMO auszustatten.