Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein anspruchsvoller Balanceakt. Mitarbeiter in diesen Abteilungen müssen Unternehmenswerte sowie langfristige Ziele kennen und verstehen, was nötig ist, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Die meisten Unternehmen, die über ein Projektmanagementbüro (PMO) verfügen, wissen Projektportfoliomanager entsprechend zu schätzen. Allerdings reicht es nicht aus, PMOs mit Top-Personal zu besetzen. Die Einhaltung von bewährten PPM-Frameworks und Anwendung von PPM-Best-Practices ist ebenso ausschlaggebend für erfolgreiches Projektportfoliomanagement. Also schauen wir uns die PPM-Best-Practices besser genauer an.
PPM präzise definiert
Die Hauptaufgaben von Project Management Offices oder Projektmanagementbüros sind die Priorisierung, Auswahl und Überwachung von Projekten. Dabei handelt es sich idealerweise um Projekte, die das Unternehmen und die dazugehörigen Ziele voranbringen. Projektportfoliomanager arbeiten nicht selbst an den Projekten. Sie bewerten jedes bestehende oder potenzielle Projekt in einem weiten Kontext.
PMOs beantworten zudem folgende Fragen:
- Welchen Nutzen bringt die Durchführung des Projekts?
- Stimmt dieses Projekt mit der Unternehmensmission, Werten und langfristigen Zielen überein?
- Haben wir genügend Mitarbeiter und Ressourcen, um dieses Projekt durchzuführen?
- Welche Priorität hat dieses Projekt und ist sie höher als die von anderen?
- Sind wir agil genug, um auf Risiken zu reagieren?
Das sind bei weitem nicht die einzigen Fragen, denen sich PPM-Mitarbeiter stellen müssen. Die entscheidende Herausforderung besteht darin, die strategische Vision eines Unternehmens mit den praktischen Details einzelner Projekte zu verbinden. Gleichzeitig müssen Projektportfoliomanager verstehen, wie sich diese Elemente gegenseitig beeinflussen.
Die Top-5 PPM-Best-Practices
Selbst unter dem allerbesten PMO der Welt verläuft niemals alles nach Plan. Auch wenn viele Hindernisse und Stolpersteine vorhersehbar sind, lässt sich nicht alles voraussagen. Unter der Einhaltung der folgenden 5 PPM-Best-Practices ist Projekterfolg immerhin sehr wahrscheinlich.
PPM-Best-Practices #1. Bewerten Sie Projekte und Portfolios strategisch
Kein Portfolio ist perfekt. Selbst die erfahrensten Projektportfoliomanager treffen nicht immer ins Schwarze. Das ist auch nicht weiter tragisch, solange die Kriterien zur Bewertung der Projekte stimmen.
Unternehmen, die einheitliche Bewertungskriterien für ihre Projektportfolios implementieren, erzielen in der Regel im Laufe der Zeit höhere Gesamtrenditen. Dieser Ansatz führt zu einer strategischen Diversifikation von Projekttypen, Risikoprofilen und Innovationsmöglichkeiten. Sollte die Portfolio-Performance unter die Benchmarks fallen, liegt die Lösung nicht darin, den Prozess völlig abzuschaffen. Verfeinern Sie stattdessen die Bewertungskriterien.
#2. Bleiben Sie den Zielen Ihrer Organisation treu
Die Diversifizierung des Portfolios sollte nicht auf Kosten der Werte und Ziele Ihrer Organisation gehen. Das Führungsteam hat die PPM-Ziele aus guten Gründen gewählt, und Sie sollten diese Leitsterne nicht aus den Augen verlieren. Lassen Sie sich nicht von den neuesten Ideen Ihrer Konkurrenten mitreißen, nur weil Sie auf der Trendwelle surfen wollen!
#3. Messen Sie alles, was Sie können
Wenn Sie etwas nicht messen können, können Sie es auch nicht nachweislich verbessern. Messbar sind unter anderem Projektzeiten, eingesetzte Ressourcen, Arbeitsstunden, Meilensteine, Projekterfolgsquoten und ROI. Selbst wenn sie einzelne Ziele nicht erreichen, liefern die Misserfolge immer noch Datenpunkte. Es lohnt sich also gar nicht, lange zu murren. Visualisieren Sie lieber alles in einem Diagramm – oder noch besser: auf einem Dashboard – und entwickeln Sie Wege, um Ineffizienzen in Zukunft zu minimieren.
#4. Vertrauen Sie Ihren Kollegen
Dieser Rat kann fast jedem Mitarbeiter nützen, ist aber besonders für PPM-Abteilungen relevant: Vertrauen Sie Ihren Kollegen. Definitionsgemäß sind PPM-Fachleute dazu verpflichtet, den Überblick zu behalten und sich nicht zu sehr in die Details zu vertiefen.
Das heißt, Mikromanagement kann die Ergebnisse verfälschen, und verfälschte Ergebnisse sind nicht hilfreich, um zukünftige Vorhaben zu optimieren. Lassen Sie Projektmanager und Mitarbeiter auf operativer Ebene ihre Aufgaben ohne zu viele Zwischengriffe erfüllen. Das ist wahrscheinlich die PPM-Best-Practice, die sich am einfachsten umsetzen lässt. Oder?
#5. Managen Sie die Erwartungen
Wir können uns kein Szenario vorstellen, in dem es besser ist, viel zu versprechen und weniger zu liefern. Erinnern Sie sich an die vorhersehbaren (und unvorhersehbaren) Risiken? Sie tauchen erfahrungsgemäß immer dann auf, wenn Sie am wenigsten damit rechnen.
Erwartungsmanagement ist noch wichtiger, wenn Projekte externe Stakeholder betreffen. Projekte mit Produkteinführungen erfordern beispielsweise oft besonders sensible Zeitpläne. Proaktive Kommunikation ist entscheidend, um alle Beteiligten zufrieden zu halten.
PPM-Best-Practices: Investieren Sie in PPM-Software wie Sciforma
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Während viele Lösungen fragmentierte Funktionen bieten, sind PPM-Plattformen der Enterprise-Klasse, die robuste Funktionalität mit intuitiver Benutzererfahrung kombinieren, nach wie vor selten.
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