So holen Sie mehr Wert aus Ihrem Projektmanagement-Tool heraus

Jeder smarte Projektmanager möchte seinen Prozess einfacher, optimierter und effizienter gestalten. Je einfacher Sie Ihr Projektmanagement gestalten können, desto besser, um Raum für die wichtigsten Entscheidungen zu lassen – und mit einem fantastischen PM-Softwaresystem können Sie diesen Sprung wagen.

Ein Blick auf die meisten Unternehmen, die erst kürzlich Software eingeführt haben, zeigt jedoch, dass Mitarbeiter sich weigern oder zögern, die Software oder bestimmte (häufig entscheidende) Funktionen zu nutzen.

Ich kenne zwar nur wenige Menschen, die sich das Leben absichtlich erschweren würden, aber wenn neue Tools für Teams eingeführt werden, ohne deren Beteiligung oder eine Erklärung, dann werden diese Tools wahrscheinlich nicht gut angenommen.

Das ist eine unnötige Schande, wenn man bedenkt, wie viel kostbare Zeit und Geld in die Überlegung, den Versuch und dann die Anschaffung einer Projektmanagement-Plattform investiert wurde, die dann nicht genutzt wird.

Eine gescheiterte Einführung von Software kann das Unternehmen genauso zurückwerfen (oder bestenfalls stagnieren) wie ein schwächelndes Projekt. Dies kann zu einem Vertrauensverlust bei denjenigen führen, die die Umsetzung vorantreiben, und im schlimmsten Fall zum Verlust von Arbeitsplätzen.

In der Tat kann es hilfreich sein, die Software-Integration als ein Projekt für sich zu betrachten.

Warum also nutzen Teams ihre tollen neuen Projektmanagement-Tools nicht?

Zunächst einmal ist das Tool möglicherweise nicht für das Unternehmen geeignet und liefert daher nicht die erwarteten Ergebnisse.

Oder es gibt keinen Plan für die Einführung und die Teammitglieder sind nicht einmal Teil des anfänglichen Test- und Auswahlverfahrens, das den Buy-in sicherstellt. Andernfalls sind Manager zu beschäftigt und statten ihre Teamkollegen nicht mit den richtigen Schulungs- und Support-Tools aus.

Um dies zu vereinfachen, finden Sie hier einige Tipps, die Ihrem Team helfen sollen, Ihre nagelneue PM-Software anzunehmen und zu nutzen, damit Ihre Projekte auf dem erhofften Niveau realisiert werden.

 

1. Passen Sie das System durch eine Probefahrt und Feedback der Mitarbeiter an Ihre Bedürfnisse an

Viele Unternehmen haben Probleme mit der Einführung digitaler Lösungen, da die Verwendung der Software einfach zu kompliziert ist. Die beste Lösung für Sie ist, wenn sich Arbeitsablauf und Konfiguration intuitiv anfühlen, mit integrierter Intelligenz, die voraussieht, was Sie für die Erledigung Ihrer Arbeit benötigen. Die beste Software bietet Ihnen außerdem eine Reihe von Funktionen, die im Laufe der Zeit problemlos erweitert werden können.

Bevor Sie sich für ein System entscheiden, testen Sie es, um sicherzustellen, dass die Lösung einfach ist und nur minimalen IT-Support benötigt. Beziehen Sie die Teammitglieder in den Bewertungs- und Genehmigungsprozess ein und bemühen Sie sich, die Vorteile der Nutzung des Tools zu vermitteln. Es ist wahrscheinlich, dass die Planungssoftware ihre Arbeit besser machen und sogar ihre Karriere verbessern kann. Stellen Sie sicher, dass das Auswahlverfahren etwas für sie bedeutet, und nicht nur für das Unternehmen.

 

2. Mobilität sicherstellen

Eine für Mobilgeräte optimierte Plattform ermöglicht es Ihrem Team, produktiver und effizienter zu arbeiten, wo auch immer sich die verschiedenen Teammitglieder befinden. Durch die Nutzung ihrer Smartphones und Tablets für den Zugriff auf Dateien und Informationen sowie für die Zusammenarbeit können sie überall auf der Welt und in jeder Zeitzone auf die benötigten Informationen zugreifen, sodass lange Verzögerungen aufgrund verschiedener Zeitzonen für internationale Projekte vermieden werden. Dies gibt Ihrem Team die Flexibilität, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten, und steigert die Produktivität, indem es mehr Möglichkeiten bietet, anfallende Arbeiten zu erledigen.

 

3. Andere Anwendungen integrieren

Für die meisten Unternehmen kann die gemeinsame Nutzung von Projektdaten mit anderen Apps für die Projektkosten- und Kostenerstattung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und andere Prozesse von entscheidender Bedeutung sein. Glücklicherweise beinhalten die meisten Cloud-basierten Programme zur Projektverfolgung die gemeinsame Nutzung von Daten.

 

4. Finden Sie Ihren Champion

Ohne eine starke Akzeptanz wird der Wert Ihres neuen Systems gemindert. Finden Sie einen starken Champion auf Managementebene, der das Produkt liebt und sicherstellen kann, dass Ihre Teammitglieder Schulungen und andere Ressourcen zur Verfügung haben, die sie benötigen, um ein hohes Maß der Annahme (und damit des ROI) zu erreichen. Der Champion muss die Annahme einfordern und das korrekte Verhalten modellieren, indem er das Tool für Managementprüfungen oder -besprechungen verwendet.

Die Anzeichen für eine gute Teamakzeptanz sind: regelmäßige Verfolgung wichtiger Daten und Projekteinblicke, die die Projektentscheidung und die Unternehmensstrategie verbessern; besseres Vertrauen in den Zeitplan eines Projekts und eine bessere Zusammenarbeit.

Natürlich sollte der Anbieter eine aktive Rolle bei der Einführung Ihrer Projektmanagementsoftware in Ihr Unternehmen spielen. Wenn diese nicht mit Schulungs- und Lernmaterialien unterstützt wird, haben Sie es mit dem falschen Anbieter zu tun. Sciforma bietet beispielsweise Schulungen über eine Vielzahl von Plattformen an, darunter Face-to-Face, Videokonferenzen, YouTube-Videos und Online-Kurse.

 

5. Schwungkraft, aber kein Wunder

Oft wird PM-Software aufgrund falscher Erwartungen als fehlerhaft angesehen. PM-Software sollte jedoch gute Projektmanagementprozesse unterstützen und automatisieren, nicht ersetzen. Realistisch gesehen, sollte Ihre Software drei Grundfunktionen bereitstellen: Datenerfassung und -verwaltung, Entscheidungsunterstützung sowie Berichterstellung und grafische Darstellung.

Projektmanagement-Tools und -Vorlagen sind wichtige Komponenten für eine konsistente Projektmanagementbereitstellung. Untersuchungen haben gezeigt, dass sie zur Verbesserung der Erfolgsquote von Projekten beitragen. Wenn Sie mit dem Problem der Konsistenz beim Management Ihrer Projekte zu kämpfen haben, bietet sich Ihnen eine bedeutende Gelegenheit, Ihre Produktivität, Ihren Marktanteil und den Shareholder Value durch eine bessere Software-Einführung zu verbessern.

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Maurya Rieder

Maurya is the Director of the Sciforma Australasian office located in Sydney. She is passionate about helping companies manage their portfolio of projects as well as their resources in an empowering way. Main interests: PPM, change management, & team collaboration. Please send thoughts / ideas to mrieder@sciforma.com