Was ist eine Portfolio-Roadmap?

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Warum Sie Projekt- und Produktportfolio-Roadmaps nutzen sollten

 

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Eine Portfolio-Roadmap liefert einen konsolidierten Überblick über den Status und Zustand verschiedener Projekte in einem Portfolio. Sie verdeutlicht auch deren Übereinstimmung mit den strategischen Zielen oder dem Produktangebot des Unternehmens.
  • Eine Portfolio-Roadmap ist ein Tool mit kaum zu überschätzendem Wert und hilft der oberen Führungsebene, das Portfolio zu verstehen, wichtige Entscheidungen zu treffen und Wert und Nutzen der Projektaktivitäten für das Unternehmen zu maximieren.
  • Da Portfolio-Roadmaps spezifische Funktionen zur Unterstützung eines dynamischen Managements bieten, werden sie besonders oft in produktorientierten Unternehmen eingesetzt.

Ziel des Projektportfoliomanagements (PPM) ist es, maximalen Nutzen für das Unternehmen durch die Festlegung und Implementierung geeigneter Prozesse zu erzielen, die helfen, die Auswahl und Durchführung von Projekten zu optimieren. Dafür verlassen sich PMOs and PPM-Experten meist auf bewährte Tools und methodische Frameworks — zu denen auch die Portfolio-Roadmap (oder strategische Roadmap) zählt. Eine Portfolio-Roadmap ist im Grunde eine graphische Darstellung des Portfolios, die einen Überblick über sämtliche Projekte oder Produkte des Unternehmens liefert und hilft, den generierten Mehrwert zu überwachen und die strategische Leistungsfähigkeit zu steigern. Der folgende Artikel hilft Ihnen zu verstehen, was genau der Begriff bedeutet und wie eine Portfolio-Roadmap funktioniert. Er erläutert zudem die verschiedenen Use Cases und Vorteile von Portfolio-Roadmaps für projekt- und produktorientierte Unternehmen.

Definition der Portfolio-Roadmap

Eine Portfolio-Roadmap ist ein Überblick über ein Portfolio, dargestellt über einen Zeitverlauf. Sie zeigt alle im Portfolio enthaltenen Projekte und die geplanten Start- und Endpunkte der verschiedenen Initiativen. Damit können das Projektmanagementbüro, die Portfoliomanager oder andere, wichtige Entscheidungsträger die Zusammensetzung und den Zustand eines Portfolios auf einen Blick verstehen und beurteilen. Mit Hilfe digitaler Werkzeuge können die Daten auch verarbeitet und gefiltert werden und liefern dann noch detailliertere Insights in das Portfolio.

Die Vorteile von Projektportfolio-Roadmaps

Die graphische Wiedergabe der Planung zeigt die vorgesehenen Arbeitsschritte für alle Projekte. So behält die Unternehmensleitung sämtliche Projektaktivitäten jederzeit im Blick und kann nachverfolgen, ob der angestrebte Nutzen erreicht wird.

Portfolio-Roadmaps für die strategische Planung

Eine solide Portfolio-Roadmap enthält auch die unbedingt benötigten Fertigstellungsdaten einzelner Projekte und ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Projektportfolioplanung. Wann immer zu viele Projekte zur selben Zeit kurz vor der Fertigstellung stehen, könnten die Ressourcen des Unternehmens überfordert werden. Mit Hilfe einer korrekten Roadmap können die Verantwortlichen Projekte zeitlich staffeln, um solche Engpässe zu vermeiden.

Portfolio-Roadmaps für das strategische Management

Portfolio-Roadmaps erlauben es dem Management auch, den Fortschritt einzelner Projekte mit den Zielen und Vorgaben des Unternehmens abzugleichen. Die Verantwortlichen können schnell erkennen und verstehen, welche der aktiven Projekte welche strategischen Ziele unterstützen. Diese Informationen zeigen die Leistung des gesamten Portfolios in Relation zu den strategischen Vorgaben. Auf dieser Grundlage kann die Unternehmensleitung rechtzeitig notwendige Anpassungen vornehmen und letztendlich sicherstellen, dass die Projekte und Programme den geforderten Nutzen und Mehrwert erzielen.

Portfolio-Roadmaps für das Arbeits- und das taktische Management

Eine Portfolio-Roadmap ist nicht nur strategisch bedeutsam. Sie ist auch ein wichtiges Werkzeug, mit dem Unternehmen kommunizieren, auf welchen Wegen und mit welchen Leistungen die Ziele erreicht werden sollen. Eine gut gestaltete Portfolio-Roadmap kann problemlos allen Beteiligten zugänglich gemacht werden und wird von ihnen verstanden. Sie ermöglicht Statusüberprüfungen in Meetings und schafft einen guten Überblick darüber, welche Meilensteine erreicht wurden oder anstehen - eine gute Grundlage für taktische Entscheidungen und den Umgang mit wechselseitigen Abhängigkeiten oder Konflikten zwischen verschiedenen Initiativen durch die Projektmanager.

Die Anwendung von Portfolio-Roadmaps auf Produktportfolios

Portfolio-Roadmaps sind besonders in produktorientierten Unternehmen weit verbreitet, da sie die Produktentwicklung wirkungsvoll unterstützen können.

Was ist ein Produkt?

Ein Produkt ist ein physischer (z. B. ein Möbelstück) oder ein immaterieller (z. B. eine Software oder ein Investment-Produkt) Gegenstand, der einem “natürlichen” Lebenszyklus unterliegt, von der Idee über das Konzept und die Herstellung bis zum Gebrauch und der Stilllegung. Während ein Projekt ein Unterfangen ist, um bis zu einem festgelegten Enddatum vordefinierte Resultate zu erzielen, kann ein Produkt auch über die Laufzeit eines Projektes hinaus gebraucht, unterstützt oder sogar verbessert werden. Das Produktmanagement läuft weiter bis zum Lebensende des Produktes.

Nach Einschätzung des Project Management Institute wird eine strukturierte Vorgehensweise im Produktmanagement benötigt, um:

  • die Konzentration auf die Herstellung der richtigen Produkte zu gewährleisten. Die richtigen Produkte sind diejenigen, die den größten Mehrwert für das Unternehmen schaffen;
  • die Herstellung ineffizienter Produkte zu unterbinden;
  • die Bereitstellung der richtigen Features von Produkten zur richtigen Zeit zu unterstützen und dabei den ertragreichsten Produkten die höchste Priorität zu verschaffen, wenn Konflikte oder Abhängigkeiten zwischen den Entwicklungszyklen verschiedener Produkte Trade-off-Entscheidungen erfordern;
  • sicherzustellen, dass mögliche Endanwender und/oder Kunden das Produkt tatsächlich kennen und nutzen.

Produktportfolios managen

Produktportfolios sind von Natur aus dynamisch. Sie enthalten Produkte in verschiedenen Entwicklungsstadien. Zudem werden ständig neue Projektvorschläge und -ideen in Portfolios aufgenommen, während andere Produkte scheitern und aus den Portfolios entfernt werden müssen. Produktportfoliomanager müssen daher genauso dynamisch agieren. Ein produktorientiertes Unternehmen kann es sich schlicht nicht leisten, seine wertvollen Ressourcen für Investitionen in Produkte zu verschwenden, die nicht optimal zur Wertschöpfung beitragen. Deshalb ist eine Produktportfolio-Roadmap so wichtig. Sie schafft Übersicht und Transparenz und erlaubt es Unternehmen, sicherzustellen, dass sie ihre Anstrengungen zur richtigen Zeit auf die richtigen Themen und Produkte konzentrieren.

Vorteile einer Produktportfolio-Roadmap

Die Produktportfolio-Roadmap zeigt sehr übersichtlich die Zusammenhänge zwischen Produkten, Produktlinien und Unternehmensbereichen. Durch den kontinuierlichen Abgleich des aktuellen Produktentwicklungsstatus mit den Zielen einer Produktlinie und ihrer Produkte hilft die Roadmap, sicherzustellen, dass die Strategie für jedes Einzelprodukt auch der übergeordneten Strategie für die Produktlinie folgt.

Die konsolidierte Sicht, die die Roadmap ermöglicht, unterstützt die Verantwortlichen bei Entscheidungen über den konsequenten Einsatz ihrer Ressourcen für die Entwicklung der richtigen Produkte mit den richtigen Features. Demgegenüber laufen Unternehmen, die keine Produktportfolio-Roadmaps verwenden, Gefahr, Energie für Arbeiten zu verschwenden, die die übergeordneten Ziele des Unternehmens nicht unterstützen. Außerdem hilft eine solide Roadmap bei der Feinabstimmung der Zielrichtung des Gesamtportfolios: Das umfassende Bild erleichtert es Portfoliomanagern, Lücken in der Strategie oder neue Möglichkeiten zur Unterstützung der Ziele zu entdecken, die sie für ihr Produktportfolio festgelegt haben.

 

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DIE ROLLE DES PMOs IM PROJEKT-PORTFOLIO-MANAGEMENT

 

Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.