Was ist Portfoliomanagement im Projektmanagement?

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Der Wertbeitrag des Projektportfoliomanagementprozesses

 

Wichtige Erkenntnisse:

  • Projektportfoliomanagement wird als Prozess und Methode zur Verwaltung von Gruppierungen verwandter Projekte definiert und soll den Wert und den Nutzen für das Unternehmen maximieren.
  • Ein erfolgreicher PPM-Ansatz erfordert einen guten Einblick in die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Projekten und ein solides Verständnis der Strategien und Werttreiber des Unternehmens.
  • Große und kleine Unternehmen setzen in der Regel auf das Projektportfoliomanagement, um die Auswahl und Orchestrierung von Projekten zu rationalisieren, die Allokation und Nutzung ihrer Schlüsselressourcen zu strategisieren und hocheffiziente Wert- und Risikomanagementmodelle zu definieren.
  • Eine PPM-Strategie muss so konzipiert sein, dass sie den individuellen Anforderungen und Funktionen des Unternehmens entspricht. Sie sollte im Laufe der Zeit kontinuierlich überwacht, weiterentwickelt und optimiert werden.
  • Projektportfoliomanagement: Der Begriff wird in der Wirtschaft immer häufiger verwendet und ist in projektorientierten Unternehmen sogar allgegenwärtig geworden. Daher ist es wichtig, die Konzepte und Praktiken von PPM richtig zu verstehen.
  • Was genau ist ein Projektportfolio? Welchen Wert und Nutzen kann eine Organisation oder ein PMO aus der Zusammenfassung von Projekten zu Portfolios ziehen? Wie soll ein Projektportfolio verwaltet werden und wofür? Dies sind einige der Themen, die wir in diesem Artikel behandeln werden.

 

Was ist ein Projektportfolio?

Ein Projektportfolio besteht einfach aus einer Reihe von Projekten, die zusammen verwaltet werden, um strategische Ziele oder Vorteile zu erreichen. Im Gegensatz zu einzelnen Projekten, die durch bestimmte Ergebnisse definiert sind, unterstützt ein Portfolio die strategischen Richtungen des Unternehmens oder der Geschäftsfunktion. Durch die Gruppierung mehrerer miteinander verbundener Initiativen in Portfolios können die Zuweisung, die Priorisierung und die Planung von Ressourcen über mehrere Projekte hinweg anhand der finanziellen und strategischen Ziele der Organisation optimiert werden.

Genau wie ein Anlageportfolio - eine Gruppierung von Finanzanlagen wie Aktien, Anleihen, Währungen und Rohstoffen eines Investors, der sicherstellen muss, dass der Vermögensmix ein ausgewogenes Verhältnis bietet, um den Gewinn bei begrenztem oder kontrolliertem Risiko zu maximieren - sollte ein Projektportfolio ausgewogen sein zwischen kurz- und langfristigen Projekten sowie zwischen risikoreichen / hochwertigen Initiativen und Projekten, die schnell erfolgreich sein werden, aber keinen großen Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Was ist Projektportfoliomanagement?

Um den Experten für Projektportfoliomanagement, Harvey A. Levine, eine der angesehensten Fachspezialisten auf diesem Gebiet, zu zitieren: „PPM ist die Verwaltung des Projektportfolios, um den Beitrag von Projekten zum allgemeinen Wohl und Erfolg des Unternehmens zu maximieren.“

Während für das Project Management Institute das Projektportfoliomanagement die „zentralisierte Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios ist, die es der Geschäftsleitung ermöglicht, organisatorische Ziele durch effiziente Entscheidungen über Portfolios, Projekte, Programme und Operationen zu erreichen“.

Da sich die Disziplin auf die Verwaltung miteinander verbundener und voneinander abhängiger Projekte konzentriert, müssen mehrere Initiativen koordiniert werden, die produktive, finanzielle und personelle Ressourcen gemeinsam nutzen. Portfoliomanager müssen sicherstellen, dass sie die verschiedenen Projekte in ihrem Zuständigkeitsbereich verstehen, wobei der Schwerpunkt auf Verbindungen und Abhängigkeiten liegen sollte.

Der Projektportfolio-Management-Prozess soll PMOs dabei helfen, den besten Weg zu finden, um eine Mischung von Projekten zu sequenzieren, zu arrangieren und zu priorisieren, um Synergien zu generieren und die Effizienz der Ausführung zu verbessern, das Risiko zu diversifizieren und projektbezogene Aktivitäten besser auf die Strategie und taktischen Ziele der Organisation abzustimmen.

Warum Organisationen Projektportfoliomanagement umsetzen

Ein Unternehmen verspürt normalerweise die Notwendigkeit eines formellen Projektportfoliomanagement-Ansatzes, wenn die Anzahl und Komplexität der Projektopportunitäten erheblich zunimmt und Projektmanager und PMOs gezwungen sind, schwierige Trade-Off-Entscheidungen zu treffen.

Das Budget, der Cashflow, die Ausrüstung und die Ressourcenkapazität eines Unternehmens sind im Wesentlichen begrenzt. Die Verteilung der verfügbaren produktiven Mittel auf eine Handvoll einfacher und unkomplizierter Projekte ist im Allgemeinen ein Kinderspiel. Das Planen und Priorisieren von Dutzenden miteinander verbundener Initiativen über mehrere Domänen hinweg erfordert jedoch etwas mehr Vorbereitung und Leistungsfähigkeit.

Es gibt normalerweise viele verschiedene Projektquellen für eine Organisation. Produktmanager und Produkt-Owner, Führungskräfte, Betriebsleiter, Marketing- und Vertriebsteams sind nur einige der Funktionen und Beteiligten, die Projekte planen und deren Ausführung vorantreiben können. Ohne einen soliden und etablierten Prozess zum Filtern, Sequenzieren und Organisieren von Projektideen und -anforderungen verfügen Unternehmen über eine aufgeblasene Pipeline von Projekten, die sich als zu schwer zu verwalten erweisen, und / oder über einen unübersichtlichen Haufen nicht übereinstimmender, widersprüchlicher oder redundanter Projekte. In jedem Fall führt dieser Mangel an Klarheit und Kontrolle über Projekte zu einer mittelmäßigen Projektleistung - was direkt mit der Unfähigkeit der Organisation zusammenhängt, die Strategien umzusetzen und die Mission des Unternehmens zu erfüllen.

Wofür Unternehmen Portfolio Management verwenden

Portfoliomanagementfunktionen sollen PMOs dabei helfen, das Management ihrer Projekte zu stabilisieren und zu optimieren und vorhersehbarere und besser abgestimmte Ergebnisse zu erzielen. Ziel ist es, den Nutzen zu maximieren, den die Organisation aus ihren Investitionen in Projekte zieht.

Zunächst hilft ein Portfolio-Ansatz im Projektmanagement, die besten Projekte auszuwählen und zu priorisieren. Was sind aus Sicht des Portfoliomanagements die besten Projekte? Einfach ausgedrückt, sind die Projekte mit dem höchsten Wert diejenigen, die den Nutzen für das Unternehmen maximieren, nicht nur unter rein finanziellen Gesichtspunkten, sondern auch unter Berücksichtigung der strategischen Ziele und der langfristigen Roadmap des Unternehmens.

Eine weitere Überlegung ist das Gleichgewicht innerhalb des Portfolios selbst. Die Zusammensetzung eines Projektportfolios sollte so definiert werden, dass das Gesamtrisikoprofil und die Risikoaussetzung optimiert werden. Dies bedeutet, dass für die Aufnahme eines Projekts in ein Portfolio eine Abschätzung der Auswirkungen erforderlich ist, um die Folgen für den Projektmix zu bewerten.

Das Projektportfoliomanagement trägt dazu bei, die Verbindung zwischen der strategischen Vision des Unternehmens, den taktischen Plänen und der Projektaktivität zu stärken. Ein besseres Verständnis der strategischen Auswirkungen von Projekten kann auch genutzt werden, um ein aktives Portfolio zu überprüfen und möglicherweise anzugleichen, um es an Änderungen im Geschäftsumfeld oder in den Prioritäten anzupassen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, laufende Projekte zu pausieren oder zu beenden oder die Verteilung der strategischen Ressourcen auf konkurrierende Projekte zu überarbeiten.

Dies bringt uns zu einem weiteren wichtigen Anwendungsfall des Portfoliomanagements: Optimierung der Allokation und Nutzung des Pools produktiver Ressourcen des Unternehmens, um den Wert zu maximieren, den das Unternehmen aus seinen Projekten zieht. Auch hier geht es darum, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Da Ihre Ressourcen begrenzt sind, müssen Sie dafür sorgen, dass sie verwendet werden, um die Projekte abzuschließen, mit denen Sie die besten Ergebnisse erzielen.

Aus Sicht des Projektmanagements erfordert eine ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung bereits das Lösen komplexer Gleichungen: Sie müssen Ihre Ressourcen unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Qualifikationen und Fachgebiete, ihrer persönlichen Einschränkungen (z. B. Freizeit) und der Anforderungen der Projektpläne planen. Das Portfoliomanagement führt zu einer weiteren Komplexität, indem der jeweilige Wert der verschiedenen Projekte berücksichtigt wird. In PPM erfordert eine echte Maximierung der Amortisation von Ressourceninvestitionen auch die Unterscheidung zwischen Ressourcen: Während einige als entbehrlich oder ersetzbar angesehen werden können (und daher flexibler verwaltet werden können), sollten seltene, kostspielige oder hoch strategische Ressourcen tatsächlich entsprechend eines gründlich durchdachten Plans zugewiesen und zugeteilt werden.

Einige der Vorteile von Projektportfoliomanagement

Obwohl die Vorteile, die sich aus der Implementierung und Einführung des PPM-Prozesses ergeben, von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein können, sind hier einige der organisatorischen Vorteile aufgeführt, die Unternehmen in verschiedenen Branchen dank des Projektportfoliomanagements zu vermelden haben.

“Big Picture” Ansicht

Es ist zu einfach, sich in Notfälle zu verwickeln, die mit „Business as usual“ einhergehen, und den Fokus auf längerfristige Geschäftsziele und auf die Roadmap zu verlieren. Projektportfoliomanagement hilft Teams dabei, die Dinge in die richtige Perspektive zu rücken und die langfristigen Ziele und Strategien des Unternehmens klar im Blick zu behalten. Darüber hinaus hilft PPM bei der Festlegung klarer und objektiver Ziele mit genau definierten Meilensteinen und Zielen, um den Fortschritt im Laufe der Zeit zu messen. Dies führt letztendlich zu fundierteren Entscheidungen auf der Grundlage genauerer und objektiverer Daten.

Verbesserte Leistungsmetriken

Da das Portfoliomanagement die Umsetzung der Unternehmensstrategie mit der ordnungsgemäßen Ausführung der richtigen Projekte verknüpft, liegt der Schwerpunkt auf der Überwachung und Steuerung der Projektleistung. Mit PPM bewerten Portfoliomanager und PMOs kontinuierlich den Zustand von Projekten und Portfolios in Echtzeit anhand definierter Basispläne und Grenzwerte. Ziel ist es sicherzustellen, dass die Projektaktivität auf Kurs bleibt, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dies bedeutet genauere und zuverlässigere Leistungsdaten - was wiederum zu einem besseren Verständnis der Projektlebenszyklen und einer verbesserten Fähigkeit führt, rechtzeitig auf Verschiebungen zu reagieren, um eine hohe Liefertreue zu erreichen.

Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams

Da mehrere Projektteams oder Gruppen in verschiedenen Geschäftsbereichen und Funktionen häufig einen gemeinsamen Ressourcenpool verwenden, konkurrieren sie de facto um den Ressourcenzugriff. Dies gilt insbesondere für größere Unternehmen mit einem pyramidenförmigen Organisationsmodell.

Das Projektportfoliomanagement verwendet einen wertorientierten Ansatz, um die Auswahl und Priorisierung von Initiativen und die Verteilung strategischer Ressourcen zu objektivieren. Infolgedessen weichen Streitigkeiten und Konflikte um gemeinsame Produktionsmittel einer kollaborativeren Denkweise. Darüber hinaus fördert der faktenbasierte Ansatz „Business first“ des Projektportfolio-Management-Prozesses eine offenere Unternehmenskultur, die frei von Managementeinfluss ist.

Vermindertes Risiko

Während sich Projektmanagement auf die Ausführung einzelner Projekte und damit verbundenen Risiken konzentriert, berücksichtigt das Projektportfoliomanagement das Risiko- / Ertragsprofil des gesamten Projektportfolios und berücksichtigt Eventualitäten durch die Definition von Risikominderungs- und Sanierungsplänen.

So erstellen und verwalten Sie ein Portfolio von Projekten

Wenn die oben beschriebenen PPM-Nutzen und -Vorteile Sie überzeugt haben, den Sprung zu wagen und die Methoden des Projektportfoliomanagements zu implementieren, finden Sie hier Richtlinien und Ratschläge, die Sie beim Aufbau und der Verwaltung großartiger Projektportfolios unterstützen..

Aufbau eines Projektportfolios

Zunächst möchten Sie ein solides Portfolio aufbauen, das aus Projekten besteht, die sowohl rentabel als auch vorteilhaft sind und den langfristigen Interessen Ihres Unternehmens dienen. Zu diesem Zweck müssen Sie übliche Vorgehensweisen und Prozesse entwickeln und implementieren, um die Projektanforderungen zu filtern und sie anhand einer Handvoll wichtiger Kriterien zu messen, z. B. der Ausrichtung auf Unternehmensstrategien, der effektiven Nutzung organisatorischer Ressourcen und der Rendite im Vergleich zum Risiko. Der von Ihnen ausgearbeitete Prozess zur Bewertung und Auswahl von Vorschlägen sollte den besonderen Herausforderungen und der Kultur Ihres Unternehmens entsprechen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie dies allen Beteiligten mitteilen und genau erklären. Um Missverständnissen oder Fehlausrichtungen vorzubeugen, zögern Sie nicht, zu den Grundlagen zurückzukehren, indem Sie organisationsspezifische Definitionen von Begriffen wie „Wert“, „Nutzen“, „Risiko“, „Strategie“ usw. bereitstellen. Diese Begriffe sind nicht immer so eindeutig!

Verwalten eines Projektportfolios

Sie benötigen einen ebenso soliden Prozess, um Ihr Projektportfolio zu verwalten und im Laufe der Zeit zu optimieren. PPM sollte als dynamischer, kontinuierlicher Entscheidungsprozess verstanden werden, der darauf abzielt, Wert und Rendite ständig zu steigern und gleichzeitig mit Unsicherheit und Risiko umzugehen. Während das Projektmanagement bestrebt ist, dass einzelne Projekte ihre Termin-, Kosten- und Umfangsziele erreichen, besteht der Zweck des Projektportfoliomanagements darin, die Vorteile und die Rendite zu erhalten, die Sie durch den Abschluss dieser Projekte erzielen möchten. Dies beinhaltet regelmäßige Entscheidungen über die Neuverteilung von Ressourcen und Budgets über Projekte hinweg oder über die Neupriorisierung von Initiativen auf der Grundlage neuer Entwicklungen oder Informationen. Wenn Sie solche Anpassungen vornehmen, ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Risiko- und Ertragsbewertungen zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie einen gesunden Projektmix beibehalten.

Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt: Sie müssen sich bewusst sein, dass es keinerlei Garantie dafür gibt, dass der erste PPM-Prozess, den Sie definieren und implementieren, der beste für Ihr Unternehmen oder sogar der richtige ist. Der Projektportfolio-Management-Prozess befindet sich an der Schnittstelle von so vielen organisatorischen Problemen und Geschäftsbereichen, dass es eigentlich ziemlich unwahrscheinlich ist, dass alles sofort glatt verläuft . Seien Sie bereit zu testen und zu lernen, Ihre anfänglichen Erwartungen und Entscheidungen in Frage zu stellen und den Prozess in Echtzeit anzupassen. Die Möglichkeit, sich auf etablierte PMO-Teams und ein solides Netzwerk von Sponsoren und Partnern im gesamten Unternehmen zu verlassen, kann Ihnen erheblich dabei helfen, das konstruktive Feedback zu erhalten, das Sie benötigen, um diesen Optimierungsprozess zu beschleunigen.

Ein letzter Rat: Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Projektorganisation von professionellen PPM-Tools unterstützt wird. Industrietaugliche Softwaretools für die Verwaltung von Projektportfolios zentralisieren und konsolidieren Ihre Daten, um Ihnen die genauen, zuverlässigen und neuen Informationen zu liefern, die Sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen und Ihr Portfolio erfolgreich zu verwalten. PPM-Plattformen vereinfachen und automatisieren auch Aufgaben für Projektteammitglieder und geben ihnen die Möglichkeit, Arbeiten mit höherer Wertschöpfung auszuführen. Zu guter Letzt bieten solche Tools ein Framework, das Ihre Prozessstandardisierungsbemühungen unterstützt und dabei hilft, die Verwaltung von Aktivitäten im gesamten Unternehmen zu strukturieren.

 

Der Projektportfolio-Management-Prozess wird implementiert, um die Lücken zu schließen und die Grenzen zwischen Projektdurchführung und Geschäftsstrategie aufzubrechen, damit Unternehmen ihre Projektaktivität und -investitionen optimal nutzen können. PPM unterstützt Unternehmen aller Formen und Größen dabei, ihre Projektpipeline zu priorisieren und ihre Projekte so auszuführen, dass ein maximaler Wert gegenüber strategischen Prioritäten und Zielen erzielt wird. Es ist immer noch wichtig, einzelne Projekte pünktlich und kostengünstig zu liefern (was der Hauptzweck von Projektmanagement ist), aber PPM legt großen Wert auf die Umsetzung der langfristigen Strategien des Unternehmens.

 

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Shi Jackson

Shi Jackson ist als Digital Marketing Manager für Sciforma in Deutschland zuständig. Ihre tägliche Arbeit ist durch operative Marketing-Tätigkeiten und das Optimieren der Strategie dahinter geprägt. Shis Hauptinteresse liegt in der Prozessoptimierung, digitalen Transformation und effektiven Kollaboration.