Wie werden Ressourcen für Projekte ausgewählt und zugeteilt?

Ein Leitfaden für das Projektmanagement in vier Schritten

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Die Zuteilung von Ressourcen, deren Beauftragung und das gesamte Management sind kritische Elemente des Projektmanagements.
  • Zu Beginn des Zuteilungsprozesses muss geklärt werden, welche Ressourcen benötigt werden, um das Projekt durchzuführen: was, wer, wie viel/wie viele/wie lange und wann?
  • Anschließend müssen praktikable Antworten auf diese Fragen gefunden, das heißt, spezifische Ressourcen ausgewählt und dem Projekt zugeordnet werden. Dazu müssen sowohl die Eigenschaften und Fähigkeiten der verschiedenen Ressourcen als auch ihre Verfügbarkeit bekannt sein.
  • Die maximale Auslastung seiner Ressourcen ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
  • Das Management von Personal erfordert mehr als nur bloße Berechnungen: hier spielen subjektive und zwischenmenschliche Dynamiken eine Rolle, die einen breiteren Ansatz erfordern.

 

Die Zuteilung und das Management von Ressourcen spielen eine entscheidende Rolle in einer erfolgreichen Projektportfoliomanagement-Strategie. Tatsächlich stellen die optimale Auslastung und Zuteilung begrenzter Ressourcen (Personal, Budgets, Produktionsmittel, Equipment) eine Herausforderung für viele projektorientierte Unternehmen dar. Sie müssen dazu einen schwierigen Balanceakt bewältigen und verschiedene Variablen koordinieren.

Dieser Artikel beschreibt vier Schritte und liefert Informationen und Ratschläge, die Ihnen helfen, den Prozess für die Zuteilung und Beauftragung von Ressourcen zu Projekten zu verbessern. Da das Ressourcenmanagement beim Personal aufgrund der individuellen Eigenschaften von Menschen eine besonders komplexe Aufgabe ist, steht dieser Bereich hier im Vordergrund.

DE - 1. Auflistung der für Ihre Projekte benötigten Ressourcen

Der Prozess der Ressourcenzuteilung beginnt mit der Identifikation der verschiedenen Ressourcentypen, die für verschiedene Projektaktivitäten innerhalb eines Projektes benötigt werden. Dazu müssen Sie Attribute wie Rollen und Fähigkeiten benennen, die für die einzelnen Aufgaben und Aktivitäten im Projekt herangezogen werden sollten (So müssen beispielsweise in einem Projektteam, das eine Website erstellt, meist ein Programmierer, ein Designer, ein Texter, ein SEO-Experte und möglicherweise ein Fotograf mitarbeiten.). Ergänzend zu dieser Festlegung der Rollen müssen Sie die benötigten Ressourcen auf Ihrer Liste auch quantitativ beschreiben. Sie müssen also ermitteln, in welchem Umfang und in welcher Anzahl welche Ressourcen mit welchen Kompetenzen in das Projekt einbezogen werden sollten, um seinen Erfolg zu gewährleisten. Dazu bedarf es einer Abschätzung, wie lange die verschiedenen Aktivitäten dauern werden (zum Beispiel 40 Mannstunden Programmierung, 3 Tage für das Design). In diese Kalkulation sollten Sie verschiedene Risikofaktoren einbeziehen, die möglicherweise Ihre Pläne über den Haufen werfen könnten. Nachdem Sie die verschiedenen Aktivitäten in Phasen eingeteilt und in eine Reihenfolge gebracht haben, müssen Sie nur noch die benötigten Ressourcen in Ihrem Projektkalender planen - und voilà! Sie haben Schritt 1 abgeschlossen.

DE - 2. Die richtigen Ressourcen für jede Aktivität auswählen

Zwar ist es übliche Praxis, dass zu Beginn des Planungsprozesses “generische” Ressourcenzuteilungen vorgenommen werden, also beispielsweise eine generische Rolle auf der Basis verschiedener Attribute vorgesehen wird, anstatt eine spezifische Ressource namentlich zu benennen. Irgendwann ist aber der Zeitpunkt erreicht, an dem einzelne Arbeitskräfte oder definiertes Equipment für die Bearbeitung der verschiedenen Projektaktivitäten ausgewählt werden müssen. Die Herausforderung dabei ist, sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind und sie die Aufgabe in der geplanten Zeit erfüllen können.

Dies gelingt nur mit detaillierter Einsicht in Ihren Ressourcenpool: Idealerweise sollten Sie sämtliche Informationen zu Ihren Ressourcen in einem Verzeichnis vorhalten und sie nach unterschiedlichen Attributen (Rolle, Erfahrung, Fähigkeiten, Unternehmen/Funktion, Ort etc.) sortieren und filtern können. Damit können Sie gewährleisten, dass die Ressourcen die Anforderungen jeder einzelnen Aktivität erfüllen.

Eine weitere, unverzichtbare Information, um Ihre Anforderungen mit den spezifischen Ressourcen in Übereinstimmung zu bringen, ist deren Verfügbarkeit. Sie müssen wissen, wer wann woran arbeitet. Sie können Auslastungskonflikte, also Konflikte, die entstehen, wenn mehrere Projektmanager um dieselbe Ressource zur selben Zeit konkurrieren, nur vermeiden, wenn Sie sofort erkennen können, mit welchen anderen Aktivitäten eine Ressource befasst ist.

Mit diesem Wissen um die Verfügbarkeit und die Qualifikationen Ihrer Ressourcen können Sie sie namentlich auswählen und für Ihr Projekt buchen.

DE - 3. Die Auslastung maximieren

Produktive Ressourcen - ob Personal, Technik oder finanzielle Mittel - sind nicht kostenlos zu haben. Im Umkehrschluss bedeuten nicht genutzte oder nicht ausreichend ausgelastete Ressourcen eine vermeidbare Geldverschwendung. Um den Wert Ihrer Aufwendungen für Arbeit und Ihrer Investitionen in Technik zu maximieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Ressourcen tatsächlich genutzt werden. Das gilt insbesondere für rare, kritische oder strategische Ressourcen, die sehr teuer sein können.

Andererseits ist es ebenso wichtig, dass Personal nicht überlastet wird: Ihre Mitarbeitenden mit Aufgaben zu überhäufen, hilft Ihnen kaum, die besten an Ihr Unternehmen zu binden und ihre Arbeitsmoral zu heben. Sie müssen also die Aufgaben für Ihr Personal sorgfältig austarieren, um sie optimal - und nicht übermäßig - auszulasten. Eine PPM-Softwareplattform, die dedizierte Fähigkeiten für das Ressourcenmanagement bietet und zudem Simulationen verschiedener Szenarien unterstützt, ist dabei eine große Hilfe. Die optimierte Auslastung wird die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und Sie können mehr Projekte realisieren, ohne dafür Ihre Investitionen zu erhöhen.

DE - 4. Hocheffiziente Teams zusammenstellen

Für eine erfolgreiche Zuordnung und Beauftragung Ihrer Experten müssen Sie mehr tun als schlichte Berechnungen anzustellen. Zunächst könnten Ihre Mitarbeitenden trotz scheinbar übereinstimmender Attribute nicht gleich wertvoll und nützlich für Sie sein. Vielleicht sind die einen zuverlässiger, andere kreativer und wieder andere die besseren Team-Player. Soft Skills zählen zu den Attributen, die von traditionellen Ressourcenmanagementsystemen und -prozessen oft nicht erfasst werden. Sie spielen aber häufig eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Durchführung von Projekten.

Das bringt uns zum zweiten Schlüsselkriterium: Dynamiken im Team. Bei der Zusammenstellung Ihres Projektteams müssen Sie die Fähigkeiten der Teammitglieder zur Zusammenarbeit berücksichtigen. Sie ergeben sich aus einander ergänzenden Skills und aus natürlicher oder kultureller Affinität. Ein positiver Teamgeist kann auch mit Programmen und Maßnahmen zur Teamentwicklung und auf einer übergeordneten Ebene durch die Einführung einer die Zusammenarbeit fördernder Arbeitsumgebung, in der Diversität wertgeschätzt und konstruktive Kritik angenommen und honoriert wird, gefördert und gepflegt werden.

Damit können Sie hocheffiziente Ressourcen einfacher zu Teams zusammenstellen und managen und die Effektivität und die Resultate Ihrer Projektarbeit verbessern.

 

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Camélia Docquin

Camélia ist Sciforma's Marketing Manager für Europa und lernt gerne verschiedene Perspektiven des aktuellen Geschäftsumfelds und der Projektmanagement-Herausforderungen kennen, denen Unternehmen täglich gegenüberstehen. Zu ihren Hauptinteressen gehören: Innovation, digitale Transformation und Strategieumsetzung.