Frequently Asked Questions

Als PPM bezeichnet man das zentrale Management von Prozessen, Methoden und Werkzeugen, die für die gemeinsame Verwaltung einer Gruppe laufender oder geplanter Projekte eingesetzt werden. PPM ermöglicht es, sicherzustellen, dass solche Projekte im Einklang stehen mit den Zielen eines Unternehmens. Zudem sollte es die Ressourcenauslastung optimieren.

Klassisches Projektmanagement verwaltet in der Regel einzelne Projekte, von der Planung über die Durchführung bis zur Fertigstellung. PPM verfolgt dagegen einen übergeordneten Ansatz und verwaltet ein Portfolio von Projekten, die alle den unterschiedlichen, strategischen Prioritäten des Unternehmens gerecht werden sollten.

PPM bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Projekte zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen und die Umsetzung effektiv zu überwachen. Mit PPM können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte ihren strategischen Ziele dienen und letztlich ihre wirtschaftlichen Ergebnisse verbessern.

PPM ermöglicht bessere, datengestützte Entscheidungen, eine optimierte Ressourcenzuweisung und besseres Risikomanagement. Sachgerecht implementiertes PPM sollte zudem mehr Transparenz in Projekten schaffen und ihre Ausrichtung an den allgemeinen Unternehmenszielen erleichtern.

PPM-Verfahren werden stets implementiert, um Projekte an strategischen Zielen ausrichten zu können. Es geht also darum, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Projektportfolio den Zielen Ihres Unternehmens dient.

Mithilfe von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) messen Unternehmen das Erreichen von Zielen in der Umsetzung von Projekten und den Zustand von ganzen Projektportfolios. Einige gängige KPIs sind beispielsweise Budgetabweichungen, Ressourcenauslastung oder auch die Einhaltung von Zeitplänen.

Ressourcenmanagement spielt in jedem Unternehmen – und somit auch im PPM – eine entscheidende Rolle. Es stellt sicher, dass Teams, Budgets und andere Ressourcen effektiv verteilt werden können und nicht durch gleichzeitigen Einsatz in mehreren Projekten überlastet werden.

Ein PMO ist ein „Project Management Office“, also ein Projektmanagementbüro. Im PMO arbeitet ein zentralisiertes Team mit der Aufgabe, Projektmanagementfähigkeiten in einem Unternehmen aufzubauen und zu erhalten. Es soll die Projektdurchführung unterstützen, die Effizienz verbessern und die Ausrichtung an den strategischen Zielen eines Unternehmens sicherstellen.

In den meisten Fällen sind PMOs für die Projektsteuerung, das Ressourcenmanagement und die Prozessstandardisierung zuständig. Im Rahmen ihrer Projektmanagementaufgaben konzentrieren sie sich auch auf das Risikomanagement und die Performance-Berichterstattung und fungieren als zentrale Instanz für die gesamte Projektkoordination.

Durch die Standardisierung von Prozessen, das Sicherstellen von Best Practices und kontinuierliche Überwachung sollte ein PMO gewährleisten, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgetrahmens fertiggestellt werden.

Wie bei jeder Neuerung in einem Unternehmen zählen Widerstand gegen Veränderungen, mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsleitung und möglicherweise unklare Ziele zu den typischen Herausforderungen. Manchmal erweist sich auch die Standardisierung von Prozessen als schwierig, wenn sie bereits verschiedene Teams und/oder Abteilungen einbeziehen.

Unternehmen, die PPM-Software einsetzen, können die Entscheidungsfindung optimieren, die Projektperformance überwachen und Ressourcen sinnvoll zuweisen. Zu den wichtigsten Komponenten einer hochwertigen PPM-Software gehören Funktionen, die die Darstellung des Projektstatus in Echtzeit, eine konsequentere Ausrichtung an den Unternehmenszielen und Verbesserungen im Risiko- und Ressourcenmanagement ermöglichen.

Sie müssen Faktoren von der Anwenderfreundlichkeit und einfachem Zugang bis hin zur Integration in Ihr bestehendes Ökosystem berücksichtigen. Skalierbarkeit, Reporting-Funktionen und Unterstützung für das Ressourcenmanagement stehen ebenfalls ganz oben auf der Liste. Letztlich gleicht jedoch kein Unternehmen dem anderen. Sie werden daher Ihre individuellen Prioritäten setzen.

In der strategischen Ausrichtung liegt der hauptsächliche Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement. Es geht darum, Ihr Projektportfolio so aufzubauen und zu steuern, dass es Ihrem Unternehmen hilft, seine übergeordneten Ziele zu erreichen. PPM-Frameworks nutzen Scoring-Modelle und Governance-Prozesse, um vorgeschlagene Projekte hinsichtlich ihres Beitrags zum Erreichen der wichtigsten Unternehmensziele zu bewerten.

PPM steigert den ROI vor allem dadurch, dass es Unternehmen ermöglicht, in ihre wertvollsten Projekte zu investieren, die die Unternehmensstrategie optimal unterstützen. Ressourcenverschwendung wird minimiert, indem Initiativen mit geringerem Nutzen niedriger priorisiert und exaktere Prognosen ermöglicht werden. Zudem wird sichergestellt, dass Projekte tatsächlich messbaren Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Wie in vielen anderen Arbeitsbereichen in Unternehmen entstehen auch im PPM die häufigsten Herausforderungen durch fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung, in Silos isolierte Daten und fehlende Transparenz beim Einsatz von Ressourcen.

Im PPM wird die operative Arbeit in der Regel als fortlaufende Aufgabe betrachtet, die das Unternehmen am Laufen hält. Dagegen ist die Projektarbeit eher zeitlich begrenzt und zielt auf die Erreichung bestimmter Ergebnisse. Durch den Einsatz von PPM können Unternehmen diese Aufgaben besser ausbalancieren und sicherstellen, dass die Projektarbeit langfristige strategische Initiativen unterstützt, ohne das Tagesgeschäft zu stören.

PPM kann eine entscheidende Rolle in der digitalen Transformation eines Unternehmens spielen. Es ermöglicht die Priorisierung technologieorientierter Initiativen und hilft Unternehmen, ihre Ressourcen in Übereinstimmung mit den strategischen Zielen einzusetzen und reibungslose Betriebsabläufe sicherzustellen.

Wie in den meisten Bereichen des Projektmanagements sind in der Regel Termintreue, die Einhaltung von Budgets und die Auslastung von Ressourcen die wichtigsten Kennzahlen für den Erfolg von Projektportfolios. Darüber hinaus sind auch die Generierung von Mehrwert und die Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie von enormer Bedeutung. Unternehmen können und sollten die Effektivität ihres Portfolios anhand dieser Metriken messen.

Ja, mit hybriden PPM-Frameworks lassen sich sowohl agile als auch klassische (Wasserfall-)Projekte verwalten. Portfoliomanager können mithilfe konsistenter, auf die jeweilige Arbeitsweise zugeschnittener KPIs, Dashboards und Governance-Praktiken die Performance und den Mehrwert von Projekten bewerten, die mit verschiedenen Methodiken gemanagt werden.

Datentransparenz ermöglicht allen Beteiligten Zugang zu Projekt- und Portfoliodaten in Echtzeit und damit schnellere und besser fundierte Entscheidungen. Transparente Daten aus und für alle Teams verbessern die Zusammenarbeit, helfen, Risiken besser zu managen, und gewährleisten die Ausrichtung der Projekte an den Prioritäten des Unternehmens.