Qui se lance dans la recherche d’un partenaire technologique pour digitaliser sa gestion de portefeuilles de projets peut légitimement se sentir un petit peu désorienté face à l’abondance de l’offre. Le marché foisonne de solutions à la proposition de valeur, au périmètre, aux degrés de sophistication et de complexité variables, face auxquelles il peut être tentant de s’immerger d’emblée dans l’exploration du détail des diverses fonctionnalités offertes.
Pourtant, c’est là prendre les choses à l’envers. Une solution de gestion de projets est conçue pour apporter réponse aux besoins et problèmes que vous rencontrez. Et, pour choisir la bonne réponse, encore faut-il avoir clairement formulé la question ! En d’autres termes, pour vous assurer de choisir la bonne solution, ne partez pas des outils, mais de vous-même. LE bon partenaire pour vous, c’est celui qui saura le mieux répondre aux défis et enjeux que rencontre votre organisation en matière de gestion de projets. Pour ce faire, concentrez-vous avant tout sur l’analyse de vos besoins les plus critiques : ceux qui ont un impact direct sur la valeur créée par les projets, et donc sur la santé et la vitalité de l’organisation.
Qu’il s’agisse d’adopter un outil professionnel pour la première fois ou de remplacer une technologie devenue obsolète, voici quelques critères à considérer pour aiguiller votre recherche et vous aider à choisir le bon partenaire.
La productivité : principal de sélection d’un outil de gestion de projets
La productivité du travail sur les projets est l’un des facteurs déterminant la rentabilité de votre bureau ou pôle de gestion de projets. Virtuellement toutes les organisations ont des gisements de productivité inexploités, au nombre desquels l’on retrouve très fréquemment l’opportunité d’éliminer le temps gaspillé sur des tâches à faible valeur ajoutée. Prenez par exemple le temps passé par vos équipes à saisir, agréger ou rechercher des informations, à effectuer la mise en forme et le partage de compte-rendus, l’envoi d’alertes liées aux projets… Ce temps de travail ne pourrait-il pas être mieux exploité ?
De tels gaspillages n’ont rien d’une fatalité, puisque l’automatisation de tâches clés peut facilement les éradiquer. Les traquer et les éliminer de manière à stimuler votre productivité doit donc être l’un des objectifs au prisme desquels vous évaluerez les solutions logicielles envisagées.
La position sur le marché : un logiciel pour réduire les cycles de vie projets
Outre la productivité, une bonne utilisation des ressources est déterminante pour optimiser la durée des projets – qui, à son tour, conditionne la compétitivité d’une organisation. Votre capacité à minimiser le cycle de vie de vos projets pour commercialiser plus rapidement vos produits et services et accélérer la chaîne de l’innovation influe non seulement sur les recettes et la trésorerie de l’organisation, mais aussi sur la satisfaction client et les parts de marché.
Réduire la durée des projets implique de pouvoir mobiliser facilement les ressources adaptées et de s’assurer qu’elles travaillent au maximum de leurs capacités sur les projets à plus forte valeur. L’aptitude à bien estimer les risques d’exécution liés à un projet dès la phase d’évaluation de la demande vous aidera également à éviter les « bourbiers ». Enfin, la vitesse de l’exécution dépend aussi de celle des décisions, d’où l’importance de mettre en place et de maintenir des canaux efficaces de partage d’informations et de communication avec les décideurs. Autant de besoins et de critères que vous pourrez vouloir prendre en compte dans votre évaluations des outils.
Les orientations stratégiques : une solution pour sélectionner les bons projets
Si les critères considérés jusqu’ici se concentraient essentiellement sur la qualité et la pertinence de l’exécution du travail, la sélection des projets à réaliser est plus cruciale encore. Investir dans des projets décorrélés des objectifs stratégiques ne créera pas véritablement de valeur pour votre organisation – ce qui doit être la finalité ultime de toute activité de gestion de projets. Aussi le besoin d’un processus structuré pour recueillir, évaluer, sélectionner et hiérarchiser les idées de projets doit-il être un autre critère de sélection d’un partenaire technologique.
Dans chacun de ces domaines, bien identifier vos besoins et attentes permettra de les transcrire en pré-requis à l’aune desquels vous pourrez évaluer la pertinence des fonctionnalités et solutions disponibles, et vous aidera à cadrer votre choix.
Cette analyse axée sur la rentabilité et la valeur pourra également être mobilisée pour convaincre vos dirigeants de la pertinence de votre décision.
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide « Sélectionner le bon partenaire technologique », qui détaille une méthode structurée pour choisir la solution de gestion de portefeuilles de projets la mieux adaptée.
