Einfache Möglichkeiten und Tipps, um mit einem komplexen Portfolio zu arbeiten

 Banner der Illustration des Sciforma-Blog-Artikels "So verwalten Sie einfach komplexe Projektportfolios"

 

Was passiert, wenn Ihre Abteilung immer komplexere Arbeitsaufgaben übernimmt – und mehrere solcher Projekte gleichzeitig in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden?

Laut der Standish Group werden nur 29 % der IT-Projekte erfolgreich abgeschlossen und diese Zahl ist bei komplexen Portfolios sogar noch geringer.

Die Herausforderung der Komplexität

Abteilungsleiter sind großartige Kapitäne ihrer eigenen Schiffe, die leicht ihren eigenen Anteil an einem Projekt erledigen können, aber es ist offensichtlich schwieriger, die Teile eines Projekts zu koordinieren, die außerhalb ihrer normalen Reichweite liegen.

Projekte finden nicht isoliert statt und hängen oft davon ab, dass andere Ergebnisse gleichzeitig erbracht werden. Wenn Projektmanager mit diesen Abhängigkeiten nicht Schritt halten können (z. B. aufgrund von plötzlichen Personalveränderungen zwischen Projekten), werden Projekte aufgehalten.

Solche Verzögerungen können sich auf alle anderen Variablen auswirken und zu Panik in den betroffenen Abteilungen führen. Das Projekt läuft aus der Bahn, während die IT und andere Interessengruppen versuchen, ein Chaos zu beheben, das sie nicht erwartet hatten.

Das digitale Dilemma

Dieses Problem tritt typischerweise bei digitalen Innovationsprojekten auf. Diese Projekte scheitern meist aufgrund von Einschränkungen wie Fristen und niedrigen Budgets, die es erschweren, komplexe Anforderungen zu erfüllen. Oft widmen sich auch zu wenige Personen dem Projekt, was zu einer höheren Wahrscheinlichkeit des Scheiterns führt.

Die ursprünglichen Studienergebnisse der Standish Group International waren schockierend. Diese Ergebnisse werden manchmal immer noch so zitiert, als wären sie aktuell. 1994 stellten Forscher fest, dass 31 Prozent der IT-Projekte pauschal scheitern. Das heißt, sie werden noch vor Fertigstellung aufgegeben und produzieren nichts Brauchbares. Nur etwa 16 Prozent aller Projekte waren durchweg erfolgreich, haben also Anwendungen pünktlich, innerhalb des Budgets und mit allen ursprünglich festgelegten Funktionen bereitstellen können.

Seit 2006 liegt die absolute Ausfallrate bei nur noch 19 Prozent und die Erfolgsquote bei bis zu 35 Prozent. Die restlichen 46 Prozent nennt die Standish Group eine „Herausforderung“, d. h. Projekte erfüllten die Kriterien für den Gesamterfolg nicht, lieferten aber trotzdem ein nützliches Produkt.

In den meisten Fällen ist das wirkliche Problem, dass es innerhalb der Organisation keine Planung und keinen Prozess gibt. Mitglieder eines Projektteams, die nicht wissen, wann was fällig ist, machen es schwierig, Projekte rechtzeitig abzuschließen. Ebenso sind die meisten Probleme im Projektmanagement nicht auf mangelnde Fähigkeiten bei der Projektverwaltung zurückzuführen, sondern häufig darauf, dass von einer Person erwartet wird, die Aktivitäten des gesamten Projektteams zu verwalten und zu kontrollieren.

Überforderung von Teams

Die Herausforderung bei der Verwaltung eines sehr komplexen Projekts ähnelt dem Zusammenbau eines Autos – eine Aufgabe, an der bis zu Zehntausende von Menschen beteiligt sind. Durch die Aufteilung des Projektmanagements in übersichtlichere Teile werden weniger Super-Projektmanager benötigt, die jederzeit kontrollieren können, was jeder Einzelne in dieser langen Lieferkette tut.

Eine übliche Methode, um eine komplexe Arbeitslast zu dekonstruieren, besteht darin, mit dem Umfang des Aufgabenbereichs zu spielen. Wir alle wissen, dass Manager Projektfunktionen und -anforderungen oft eliminieren, um die Projektlast zu reduzieren. Flexibilität ist zwar an sich keine schlechte Sache, aber wenn sich die Anforderungen plötzlich ändern, muss man sich fragen, ob solche Änderungen wirklich die beste Lösung sind.

Ein weiteres frühes Anzeichen dafür, dass ein Projekt scheitert, ist ein Team, das viele Überstunden macht – oder dass Personal von einem Projekt abgezogen wird, um an etwas anderem zu arbeiten. Ein paar Stunden, die hier und da gestohlen werden, scheinen nicht viel zu sein, aber sie können sich schnell summieren und die Hauptaktivitäten des gesamten Teams aufbrauchen.

Die Scope-Lösung

Um ein komplexes Portfolio zu verwalten und die Fehler durch Überforderung und fehlgeleitetes Ressourcenmanagement zu reduzieren, müssen Sie Ihren Risikobereich realistisch einschätzen. Intelligente PPM-Software wie Sciforma 7.1 ermöglicht ein agiles Projektmanagement, das sich darauf konzentriert, Projekte in lieferbare Teile zu zerlegen, damit sie von Benutzern entsprechend schneller bearbeitet werden können. Dies erleichtert es nicht nur, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, sondern ist auch gut für die Moral des Teams und stärkt das Erfolgsgefühl.

Durch den Einsatz von Technologie, um Prozesse zu optimieren, kann ein Unternehmen hervorragende Teamarbeit und hervorragendes Projektmanagement leisten, ohne die Kontrolle aufzugeben. Sciforma 7.1 zielt auf komplexe Portfolios über gemeinsame Ressourcen ab und verwendet dafür eine Reihe von Methoden, unter anderem: Wasserfall, Agil, PMBOK und andere, die alle zusammenarbeiten.

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Maurya Rieder

Maurya is the Director of the Sciforma Australasian office located in Sydney. She is passionate about helping companies manage their portfolio of projects as well as their resources in an empowering way. Main interests: PPM, change management, & team collaboration. Please send thoughts / ideas to mrieder@sciforma.com