Untersuchungen haben ergeben, dass 70 % der im Rahmen einer digitalen Transformation durchgeführten Projekte nicht den erwarteten Nutzen erbringen. Darin liegt ein zentrales Problem, wenn man bedenkt, dass eben dieser Nutzen einer der wichtigsten Gründe für Unternehmen ist, weshalb sie Veränderungsinitiativen durchführen!
Das Problem entsteht, weil PPM-Experten die Best Practices der Nutzenrealisierung nicht immer vollständig verstehen und effektiv umsetzen. Der folgende Artikel soll diese Defizite beheben und PMOs helfen, die Nutzenrealisierung in alle ihre Projekte und Initiativen zu integrieren.
Nutzenrealisierung und ihre Auswirkungen verstehen
Die Nutzenrealisierung – manchmal auch als Ergebnismanagement bezeichnet – ist ein entscheidender Faktor im Projektmanagement. Sie zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Projekte tatsächlich einen Mehrwert für Unternehmen generieren.
Nach der Definition des PMI können “können Unternehmen mit dem Nutzenrealisierungsmanagement (Realization Management – BRM) den Mehrwert messen, den sie mit Projekten und Programmen generieren.”
Zur Realisierung von Nutzen wurden eine Reihe von Best Practices entwickelt, die PMOs helfen sollen,
- Nutzenpotenziale von Projekten zu erkennen,
- dafür zu sorgen, dass Projekte im Einklang stehen mit übergeordneten Strategien und Unternehmenszielen,
- sicherzustellen, dass der Nutzen mit der Fertigstellung des Projektes tatsächlich erzielt wird und
- auch langfristig erhalten bleibt.
Eine Einschränkung: Es gibt Nutzen, die sich für Unternehmen unmittelbar auszahlen (beispielsweise in Form einer Umsatzsteigerung). Andere Arten von Nutzen (beispielsweise ein besseres Image des Unternehmens) bringen eher indirekte, mittelfristige Vorteile und lassen sich nicht so einfach finanziell quantifizieren. So wird sich zweifellos die Verbesserung des Kundendienstes positiv auf das Geschäft auswirken. Den Beitrag zu bewerten, den eine entsprechende Initiative zum Unternehmenserfolg leistet, könnte sich dennoch als schwierig erweisen. Daher ist es wichtig, die Herangehensweise an die jeweiligen Zielsetzungen und Rahmenbedingungen anzupassen.
Normalerweise ist es Aufgabe des PMOs, dafür Sorge zu tragen, dass der angestrebte Nutzen wie geplant realisiert wird.
Die wichtigsten Vorteile für das PMO
Bessere Ausrichtung an den Unternehmenszielen
Das Nutzenmanagement stellt sicher, dass Projekte und Programme mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Diese Ausrichtung hilft den PMOs, Projekte auszuwählen und zu priorisieren, die direkt dazu beitragen, dass die Ziele erreicht werden. Die Konzentration kritischer Ressourcen auf hochwertige Projekte trägt auch zu mehr Effizienz in der Nutzung von Ressourcen und bei der Zuweisung von Budgets bei.
Verbesserungen im Entscheidungsprozess
Durch die Fokussierung auf den Nutzen kann das PMO während der gesamten Projektlaufzeit fundiertere Entscheidungen treffen, beispielsweise zu Anpassungen, die notwendig werden, um den angestrebten Nutzen für das Unternehmen zu realisieren.
Klarere Zuweisung von Verantwortlichkeiten
Eine Voraussetzung für den Erfolg ist die klare Zuweisung und Übernahme von Verantwortung für den angestrebten Nutzen und dafür, dass er erzielt wird. Das PMO kann Mechanismen zur Überwachung dieser Verantwortung einrichten und anwenden. Damit wird gewährleistet, dass die Projektteams den geforderten Nutzen wirklich realisieren.
Besseres Risikomanagement
Eine Aufgabe im Nutzenmanagement ist es, Risiken zu identifizieren und zu managen, die dazu führen könnten, dass ein angestrebter Nutzen nicht erzielt wird. Das PMO kann diese Risiken proaktiv angehen und so die Wahrscheinlichkeit solcher Fehlschläge minimieren.
Sichtbarer Beitrag des PMOs zum Unternehmenserfolg
Die erfolgreiche Realisierung des Nutzens zeigt den Wert des PMO innerhalb des Unternehmens. Wenn alle vom PMO gemanagten Projekte den angestrebten Nutzen erzielen, unterstreicht das die Bedeutung des PMOs als strategischen Erfolgsfaktor für das Unternehmen.
Ein Zitat aus unserem eBook “Beweisen Sie den Wert Ihres PMOs”: “Mehrwert zu schaffen, sollte eines der Hauptanliegen von PMOs sein. Der Grund, warum viele PMOs nicht so erfolgreich sind, wie sie sein könnten, liegt oft an der Unfähigkeit, ihren Wert für das Unternehmen zu kommunizieren und zu demonstrieren oder ihn selbst zu bewerten und zu verstehen.”
Probleme und Anforderungen in der Nutzenrealisierung
Erfolgreiches Nutzenmanagement erfordert das Messen von Leistung. Das PMO sollte wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – KPIs) festlegen, um Projektfortschritte und die Realisierung von Nutzen zu verfolgen. Diese datengesteuerte Vorgehensweise ermöglicht es dem PMO, rechtzeitig einzugreifen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Software-Tools wie Enterprise-PPM-Plattformen können dabei helfen, eine zuverlässige und exakte Leistungsüberwachung zu gewährleisten.
Eine weitere Voraussetzung für die effektive Nutzenrealisierung ist es, dass alle Beteiligten eingebunden werden. Im Tagesgeschäft teilen sich in der Regel mehrere Personen und Teams die Verantwortung für die Nutzenrealisierung. Das PMO kann deren Einbindung erleichtern, um sicherzustellen, dass die Beteiligten verstehen, welcher Nutzen erwartet wird und welche Rolle Ihnen bei der Realisierung zukommt.
Techniken zur Nutzenrealisierung
Es existieren zahlreiche Techniken zur Formalisierung und Darstellung von Nutzen. Die meisten davon nutzen Prozesse, die helfen:
- Nutzen zu erkennen und zu verstehen: Basierend auf den Anforderungen des Projekts und der Beteiligten sollten die PMOs den erwarteten Nutzen der erzielten Ergebnisse darstellen. Es empfiehlt sich, diesen Nutzen und Festlegungen zu Prioritäten, Wert und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren.
- eine Roadmap zu erstellen: Anhand von Messungen der aktuellen Performance und zu formulierenden Zielen können PMOs einen klaren Plan für die Nutzenrealisierung entwickeln.
- den Plan umzusetzen und den angestrebten Nutzen zu realisieren: Nach Abschluss der Projektarbeiten sollten die PMOs sicherstellen, dass der Nutzen dauerhaft und nachhaltig erhalten bleibt.
Zusammenfassung
Der Begriff “Nutzenrealisierung” beschreibt einen strategischen Ansatz, der PMOs dabei unterstützt, sicherzustellen, dass Projekte und Programme konkreten Nutzen erzielen und zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Mit dem Fokus darauf, dass angestrebter Nutzen tatsächlich erreicht wird, kann das PMO Entscheidungsprozesse, die Ressourcenzuweisung, das Risikomanagement und die Einbindung der Beteiligten verbessern und letztlich seinen Wert für das Unternehmen unter Beweis stellen.
