Aufgabe von Enterprise-Projektportfoliomanagement (Enterprise-PPM) ist es, Projektorganisationen dabei zu unterstützen, den Wert ihrer Portfolios zu maximieren. Mit EPPM-Prozessen können PMOs Projekte planen und durchführen, die Zuteilung wichtiger Ressourcen optimieren und sicherstellen, dass ihre Portfolios im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen.
Dabei ist es nicht immer einfach, Enterprise-PPM erfolgreich zu implementieren. Schauen wir uns die häufigsten Fehler bei EPPM im Detail an – und wie sie sich vermeiden lassen.
Fehler 1 bei Enterprise-PPM: Mangelnde Transparenz und Information
Viele Unternehmen scheitern bei der Umsetzung ihres EPPM-Prozesses aufgrund von mangelnder Transparenz und Information. Wenn Projekt- und Portfoliomanager nicht auf zuverlässige und aktuelle Informationen zugreifen können, treffen sie entweder Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Daten oder verschwenden wertvolle Zeit mit dem Versuch, Zusammenhänge zu erkennen. So oder so können sie die Vorteile von PPM nicht voll ausschöpfen.
Am einfachsten können Unternehmen umfassende Information und Transparenz mit der Einführung einer modernen Enterprise-PPM-Lösung gewährleisten. Solche Plattformen, die Informationen zum Projektstatus und -fortschritt in Echtzeit bereitstellen, helfen Projektleitern und Projektmanagern, die Projektperformance zu verfolgen und entsprechende Reports zu erstellen.
Fehler 2 bei Enterprise-PPM: Probleme in der Kommunikation und Zusammenarbeit
Für jedes Unternehmen sind die Abstimmung ihrer Projektteams untereinander und die Anwendung eines gemeinsamen Prozesses von entscheidender Bedeutung. Nur allzu oft arbeiten Projektmanager und Projektteammitglieder nach ihren eigenen Vorstellungen, jeder Einzelne mit den Tools und Methoden seiner Wahl. Daraus entsteht ein zusammengestückelter PPM-Prozess ohne Konsistenz und ohne Vergleichbarkeit zwischen Initiativen und Teams.
Um dies zu vermeiden, sollten die PMOs eine EPPM-Charta formulieren, in der festgelegt ist, wie Projekte durchgeführt und die Beteiligten darüber informiert werden sollen. Zur Unterstützung dieser Prozesse können Teams professionelle Tools mit Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen wie gemeinsamen Schnittstellen, Benachrichtigungssystemen, Diskussionsfunktionen usw. nutzen. Sie werden sich als unendlich wertvoll erweisen.
Fehler 3 bei Enterprise-PPM: Nicht sachgerechte Zuteilung von Ressourcen
Die Zuteilung von Ressourcen ist vermutlich eine der schwierigsten Aufgaben von Enterprise-PPM. Ohne ein absolut zuverlässiges System, mit dem sich verfügbare Ressourcen mit den Anforderungen der Projekte abgleichen lassen, kommt es häufig vor, dass wichtige Ressourcen überstrapaziert oder nicht optimal genutzt werden. Dies kann schwerwiegende Folgen haben. Werden Ressourcen überlastet, gilt das auch für die Mitarbeitenden und führt letztlich zu Demotivation oder zu Ressourcenengpässen in anderen Projekten. Umgekehrt sinken Produktivität und Rentabilität, wenn Ressourcen nicht optimal ausgelastet werden.
Eine Optimierung der Ressourcenzuteilung und -nutzung kann mit Hilfe eines soliden Ressourcenmanagementplans erreicht werden. (Noch besser ist es, wenn dahinter ein Softwaresystem mit intelligenten Analysefunktionen steht!)
Fehler 4 bei Enterprise-PPM: Defizite in der Priorisierung und bei der Ausrichtung an der Strategie
Projekte nicht nach Prioritäten zu ordnen, ist ein weiterer, sehr häufiger Fehler. Mit einem begrenzten Pool von Ressourcen lässt sich nur eine bestimmte Anzahl von Projekten bewältigen. Manchen Unternehmen fällt es aber schwer, zu akzeptieren, dass nicht alles möglich ist! Wenn die Priorisierung nicht stimmt, führt das zu Problemen wie mangelnder Performance, Engpässen bei Ressourcen und nicht eingehaltenen Terminen. Vorrang sollten diejenigen Initiativen haben, die mit Blick auf die strategischen Ziele des Unternehmens den größten Mehrwert generieren.
Für eine bessere Priorisierung von Projekten, die der Strategie des Unternehmens entsprechen, benötigen PMOs einen für ihr Unternehmen maßgeschneiderten Bewertungsprozess. Und selbstverständlich können entsprechende Funktionen einer Software den Projektmanagern die Bewertung einzelner Projekte anhand gewichteter strategischer Kriterien erheblich erleichtern.
Alle typischen Fehler, die wir angesprochen haben, lassen sich mit der Formulierung gut durchdachter Richtlinien und dem Einsatz eines leistungsfähigen Enterprise-PPM-Tools vermeiden. Ein Tipp: Einige Softwareanbieter wie Sciforma bieten ihren Kunden auch Support und Beratung zur Optimierung ihres Enterprise-PPM-Prozesses an!
