5 Warnzeichen für PMOs: Sind Sie nicht für die Zukunft gerüstet?

Sie haben hart daran gearbeitet, Ihr PMO als eine wichtige Instanz für Stakeholder und Ihre Kunden – die Projektmanagement Community – zu etablieren. Aber Sie können sich nicht auf ihren Lorbeeren ausruhen. Sie müssen sich ständig weiterentwickeln und reifen. Sie müssen dynamisch und auf dem neuesten Stand bleiben. Dafür steht das PMO.

Hier sind einige Warnzeichen, dass Sie in schlechte Gewohnheiten verfallen oder nicht mehr am Puls der Zeit sind. Sie wollen schließlich den Verlust Ihrer Autorität und Ihres Geschäftswert vermeiden.

 

1. Sie konzentrieren sich nicht genug auf “Next Practices”

Unternehmen nutzen zu Recht institutionelle und branchenspezifische Erkenntnisse, die allgemeinhin als Best Practices anerkannt und akzeptiert wurden. Aber die bewährten Verfahren werden in Zukunft weniger leicht übertragbar sein. Denn es geht bei Best Practices um das, was in der Vergangenheit funktioniert hat, und um die Umsetzung in der Gegenwart. Die zunehmende Geschwindigkeit von Geschäftsveränderungen und -störungen veranlasst die Unternehmen, intensiver darüber nachzudenken, was jetzt und in einer immer weniger vorhersehbaren Zukunft funktionieren wird. Geschäftsmodelle werden durch eine Vielzahl von Technologien wie Cloud, KI, IoT, Blockchain und DevOps grundlegend neu definiert. Da Best Practices für die Entwicklung, Bereitstellung und Operationalisierung dieser Technologien noch keine Zeit hatten, ist der Begriff Next Practices entstanden, um diese Lücke zu schließen. Betrachten Sie dies vorerst als einen Code für “Welche Kultur, Fähigkeiten und Kompetenzen brauchen wir, um die Macht dieser disruptiven Technologien zu nutzen”? Während Best Practices auf Erfahrungen beruhen (Reflektion der Vergangenheit), werden die Next Practices notwendigerweise auf Erwartungen beruhen (Vorhersage der Zukunft).

 

2. Sie fangen an, Ihre Geschäftsbeziehungen für selbstverständlich zu halten

Es ist wichtig, dass die PMO-Führung weiterhin Zeit mit Geschäftssponsoren und Champions verbringt und diese Beziehung weiter pflegt. Nehmen die obersten Führungskräfte und Fachverantwortlichen noch aktiv Teil im Führungsgremium? Gibt es einen eindeutigen Geschäftssponsor oder -Champion, der allen großen, komplexen und transformativen Projekten zugeordnet ist?

Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihren Geschäftspartnern zusammen, um die strategischen Prioritäten für die Zukunft zu verstehen, anstatt darüber zu berichten, was in der Vergangenheit passiert ist. Führen Sie eine laufende Diskussion über die Rolle von disruptiven Technologien, Digitalisierung und Initiativen zur Unternehmenstransformation.

 

3. Sie treiben die Strategieumsetzung nicht voran

PMOs sind am wertvollsten, wenn sie die Umsetzung der Geschäftsstrategie vorantreiben. Das heißt, Programme und Projekte werden durchgeführt, um eine Geschäftspriorität oder ein Geschäftsziel zu erreichen (z.B. Unterstützung eines neuen strategischen Dienstes, Bereitsellung eines neuen Produkts, Implementierung einer Transformationsinitiative, Digitalisierung eines unternehmenskritischen Prozesses). Diese “Top-Down”-Arbeit muss rücksichtslos über die Projektnachfrage gestellt werden, die zum Teil durch die “Bottom-Up”-Strategieausrichtung begründet ist. Nur weil ein Projekt auf eine wichtige Geschäftsstrategie ausgerichtet werden kann, bedeutet das nicht, dass es einen Mehrwert bietet. Tatsächlich werden manchmal leichtfertige Verbindungen zwischen Projektanträgen und Geschäftsstrategien hergestellt, um Lieblingsprojekte zu rechtfertigen. Andererseits sind Projekte, die aus der Notwendigkeit heraus entstanden sind, ein strategisches Ziel zu erreichen, per Definition geschäftskritisch. Wenn der Schwerpunkt Ihres Portfolios immer mehr in Richtung Strategieumsetzung verlagert wird (im Gegensatz zu Strategieausrichtung), werden Sie den langfristigen PMO-Markenwert weiter ausbauen können.

 

4. Sie haben die falsche Einstellung zu Unterbrechungen

Die von Störungen getriebene Welt ist die “neue Normalität”. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen wieder einmal frustriert über Disruptive Technologien und die ständige Veränderung von Geschäftsprioritäten ist, ist es an der Zeit für eine Anpassung Ihrer Einstellung und eine mögliche Umrüstung Ihrer Mitarbeiter, Prozesse und Technologien. Ziel ist es, Agilität und Flexibilität wiederherzustellen. Dies ist der einzige wirklich dauerhafte Wettbewerbsvorteil. Wer agiler ist und sich schneller an Chancen anpasst oder schnell auf Bedrohungen reagiert, wird überleben und florieren. Wird Disruption als Bedrohung oder Chance angesehen? Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen in Ihrer Arbeitsumgebung vor, um sicherzustellen, dass Veränderungen willkommen sind und Kraftstoff für die Differenzierung sind – und nicht etwa zu Verstimmungen führen.

 

5. Sie bilden Ihren Mitarbeiter-Pool nicht schnell genug weiter

Aufgrund der schnellen Geschäftsänderungen, müssen Fähigkeiten, Affinitäten und Kompetenzen an die neuen Realitäten angepasst werden. Dies wird durch geopolitische und demografische Veränderungen, den Klimawandel, Fusionen, finanzielle und regulatorische Rahmenbedingungen und eine Vielzahl anderer Faktoren sowie durch disruptive Technologien verursacht. Traditionelle Projektmanagementfähigkeiten sind hier genauso wichtig wie Arbeits- oder Investitionseinheiten (d.h. Initiativen, Programme und Portfolios). Dazu zählen:

• Unternehmensführung und strategisches Denken, um zunehmend mit Interessengruppen und Kennzahlen auf Führungsebene umzugehen
• Zusammenarbeit und Führungsqualitäten, um Veränderungen und Transformationen innerhalb der Projektorganisationen und im gesamten Unternehmen voranzutreiben
• Expertise in neuen Technologien wie Advanced Analytics, KI, IoT und Blockchain

Prüfen Sie Ihr Portfolio und erstellen Sie einen Plan, um mögliche Lücken proaktiv zu schließen.

 

Ihr PMO ist unerlässlich, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen

Die Zeiten, in denen die Einhaltung der Termine, des Budgets und des Umfanges Ihr Hauptanliegen war, sind vorbei. Das ist nun das Mindeste. Das PMO ist der Motor für unternehmerischen Wandel und der unternehmerische Wandel ist Ihr Lebenselixier.

 

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