Leitfaden zur Bewertung von verschiedenen Optionen für Ihr PPM-System

Der PPM-Toolmarkt ist überfüllt. Jeder große Anbieter von Unternehmenssoftware bietet eine eigene Lösung an, darunter auch CA, HPE, IBM, Microsoft, Oracle und SAP, bei denen der Geschäftsfokus jedoch nicht im Projektmanagement liegt. Außerdem gibt es viele Optionen von PPM-Spezialisten wie Planview, Planisware, Workfront und Sciforma. Es gibt ansonsten auch unzählige Angebote, die sich auf KMUs und die Zusammenarbeit von Projektteams konzentrieren wie etwa Asana, Clarizen und Trello. Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, eine eigene Lösung mit Hilfe von Einzelwerkzeugen für Reporting, Dokumentenmanagement, Workflows, Anwendungsintegration usw. zusammenzubauen.

Nachdem Sie einige wichtige Geschäftsfaktoren und Schwachstellen identifiziert haben, die durch die Prozessautomatisierung Ihres Projekt- und Portfoliomanagements behoben werden können, fragen Sie sich vielleicht, wo Sie anfangen sollen. Dieser Beitrag teilt Ihre Optionen in vier einfache und leicht verständliche Kategorien ein und beschreibt jeweils ein Szenario, in dem jede einzelne Lösung am sinnvollsten ist. Zusammen bilden sie eine komplette Lösungslandschaft.

 

Status Quo – Klassisches Projektportfolio-Management durch Desktoptools

Es besteht immer die Möglichkeit, nichts zu tun. Es wäre nachlässig, diese Option nicht einzubeziehen, da sie die häufigste Vorgehensweise ist. Bei “nichts tun” gehen wir davon aus, dass Sie noch nicht in ein PPM-System investiert haben. Darüber hinaus gehen wir davon aus, dass Sie sich wahrscheinlich auf diese Kombination verlassen:

• Desktop-Tools (MS Excel, MS Project, PowerPoint), um Projekte zu verfolgen und Berichte zu erstellen
• E-Mails, um den Workflow zu senden
• Gemeinsame Laufwerke für das Dokumentenmanagement

Wenn Ihr Unternehmen eine relativ kleine Anzahl von wiederholbaren Projekten durchführt und/oder Sie nicht über das Budget für eine Investition in ein spezielles Werkzeug verfügen, kann der Status Quo für Sie die (momentan) einzig mögliche Maßnahme sein.

 

Projektmanagement-Werkzeuge – Kollaborative Softwaresysteme für Projektteams

Diese Option ist für Unternehmen geeignet, die sich auf die Zusammenarbeit von Projektteams konzentrieren wollen. Die Priorität liegt auf einer einfachen Beschaffung, Einführung und Nutzung sowie auf der schnellen Erzielung von Geschäftsauswirkungen und des ROI. Diese Unternehmen interessieren sich weniger für robuste Funktionalitäten und sind bereit, auf einen klaren Wachstumspfad in Bereichen wie Ressourcen-, Portfolio- und Finanzmanagement zu verzichten. Daher sind sie momentan nicht darauf ausgerichtet, das Spektrum ihres PPM-Reifegrads zu erweitern. Wenn die formale Verwaltung von Projektstrukturen keine geschäftskritische Kernkompetenz ist und die Total Cost of Ownership (TCO) ein großes Anliegen ist, sind diese Optionen mit Zahlungsmöglichkeiten per Kreditkarte attraktiv.

 

Enterprise PMO-Lösung – PPM-Lösungen für Project Management Offices

Diese Option setzt voraus, dass ein PMO oder eine formelle Projektmanagement-Rolle vorhanden ist. Sie bietet eine flexible Plattform für die Planung und Durchführung von unterschiedlichen Projekttypen wie IT, NPDI und Investitionsprojekte. Enterprise PMO-Lösungen bieten Unternehmen mit unterschiedlichem Reifegrad einen Wachstumspfad. Sie bieten eine gute Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und robuster Funktionalität in Bereichen wie Projekt-, Programm- und Portfolio-Planung sowie Reporting für Führungskräfte. Der Einsatz von Enterprise PMO-Lösungen bedeutet in der Regel, dass man eher in eine strategische Partnerschaft als in eine rein transaktionale Geschäftsbeziehung mit einem PPM-Anbieter investiert.

 

High-End IT-PPM – Projektportfolio-Systeme für Unternehmen mit Prozessreife

Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen mit einem hohen Grad an IT PPM-Prozessreife, die eine robuste/granulare Funktionalität suchen. Diese ist besonders wichtig in IT-Projektumgebungen. Dazu gehören modernste Ressourcenmanagement- und Kapazitätsplanungsfunktionen sowie Dashboards. Erwägen Sie diesen Ansatz, wenn Sie nach der funktional fortschrittlichsten Lösung für IT-PPM suchen und sehr flexibel sind, was Budget und Time-to-Deployment angeht.

 

Welche ist die beste PPM-Software für mein Unternehmen?

Für die Digitalisierung und Automatisierung wichtiger Projekt- und Portfoliomanagement Prozesse stehen Ihnen mehrere Lösungsoptionen zur Verfügung. Einige Optionen liefern zwar eine schnelle Lösung, bieten aber keinen Wachstumspfad für Teams, die planen, ihre Teams und Prozesse zu erweitern und zu wachsen. Andere High-End-Lösungen sind möglicherweise zu teuer und die Implementierung dauert zu lange, sodass keine Benutzerakzeptanz erlangt wird und die Vorteile der komplexeren Funktionalität nicht richtig genutzt werden können.

Für die meisten Projektmanagement Offices oder -teams bieten Enterprise PMO-Lösungen wie Sciforma eine optimale Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Robustheit sowie Funktionen auf Portfolio- und Projektebene. Daher ist der Technologieeinsatz von Lösungen wie Sciforma auf Risiko-/Ertragsbasis am ausgewogensten.

 

Die nächsten Schritte: Wählen Sie den richtigen PPM-Partner

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Leitfaden “Wählen Sie den richtigen Partner”.