Warum ein Projektmanagementbüro für eine Organisation so wichtig ist?

Laut einer Studie des Project Management Institute haben 80 % der Großunternehmen ein PMO. Und das ist kein Zufall. Ein Projektmanagementbüro hilft maßgeblich dabei, verschiedene Schwachstellen zu beseitigen, die ein Unternehmen lähmen, und steigert damit die Unternehmensleistung und befähigt es, neue Möglichkeiten zu nutzen. Die Bedeutung von PMOs nimmt sogar noch zu, da die Marktbedingungen immer komplexer werden. Der Wettbewerb in volatilen Märkten, rasante technologische Innovationen und sich ständig ändernde Kundenerwartungen erfordern eine neue Form der geschäftlichen Agilität, und genau das ist es, was ein PMO anstrebt.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile, die ein PMO für ein Unternehmen so wichtig machen.

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Standardprozesse und -verwaltung

Die grundlegende Verantwortung eines Projektmanagementbüros besteht darin, die Methoden und Arbeitsweisen zu rationalisieren, mit denen Projekte und alle damit verbundenen Aufgaben verwaltet werden. Inkonsistenzen im Projektmanagement behindern den Fortschritt und die Leistungsbewertung. Sie verursachen Informationslücken, die es schwierig bis unmöglich machen, sich einen klaren Überblick über die Situation zu verschaffen und auf die sich möglicherweise ergebenden Herausforderungen und Chancen zu reagieren. Ein PMO standardisiert alle projektbezogenen Prozesse und fördert die Etablierung gemeinsamer Methoden, Techniken und Leistungsmetriken. Es definiert und implementiert die entsprechenden Arbeitsstandards und die Berichtsstruktur, zusammen mit einer Methodik, die darauf ausgelegt ist, die Chancen zu maximieren, und Projekte innerhalb der Frist, des Umfangs und des Budgets abzuschließen.

Der Projektrahmen des PMO umfasst normalerweise ein Governance-System für das Projektportfoliomanagement, das die klare Eigenverantwortung für jede Projektaktivität definiert und Entscheidungsfindungs- und Finanzierungsmechanismen formalisiert, um die Rechenschaftspflicht zu verbessern. Das PMO selbst ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Governance-Systems. Allein die Existenz eines PMOs strukturiert die PPM-Aktivitäten, da es zentral zwischen verschiedenen Teams und Programmen, Geschäftsbereichen oder Abteilungen koordiniert. Alle Projektteams, unabhängig von ihrem Platz und ihrer Rolle in der Organisation, unabhängig von ihrem Fokus oder Fachgebiet, beziehen sich auf das PMO.

Institutionelles Lernen und Kompetenzentwicklung

Da das PMO Prozesse und Praktiken standardisiert, fungiert es auch als Kompetenzzentrum für die Organisation. Die Projektmanagementbüros sind beauftragt, Dokumente und Inhalte zur Konsultation und Referenz zu entwickeln. Sie fassen diese in einer Wissensdatenbank oder einem Repository zusammenfassen und stellen sicher, dass sie für alle zugänglich ist, um kontinuierliches Lernen zu unterstützen und die Belegschaft des Unternehmens beim Wachstum und bei der zeitgemäßen Anpassung zu unterstützen.

Diese Sammlung von Informationen und institutionellem Wissen erleichtert es, aus Fehlern oder Erfolgen der Vergangenheit zu lernen und das Gelernte in die Praxis umzusetzen und bewährte Verfahren zu wiederholen. Es ermöglicht die Institutionalisierung des Lernens und den Austausch relevanter Informationen zwischen Teams und Projekten. Ein PMO pflegt dieses Informationszentrum auch über längere Zeit hinweg, wenn kollektives Wissen und Erfahrungen gesammelt werden.

Darüber hinaus bieten PMOs Unterstützung, Mentoring, Coaching und Schulungen für Gruppen, die am Projektportfoliomanagement beteiligt sind, um ihre Fähigkeiten zu verbessern, zu aktualisieren oder zu erhöhen und ihre Lieferfähigkeit zu verbessern. Sie helfen beim Talent-Management und stellen sicher, dass sich die Organisation auf qualifizierte Projektmanager und geschultes Support-Personal verlassen kann. Da Soft Skills im Geschäftsleben immer wichtiger werden, gehen die Coaching-Bemühungen über die technische Kompetenz hinaus und bezieht auch Führungs- und Kooperationsfähigkeiten mit ein. Das PMO unterstützt insbesondere die Entwicklung kollaborativer Bereitstellungstechniken und bemüht sich, die Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit zwischen geografisch oder funktional verteilten Arbeitsgruppen zu verbessern.

Leistungsstarke Infrastruktur und Systeme

Im Rahmen der Strukturierung der Geschäftsprozesse und -aktivitäten stellt das Projektmanagementbüro sicher, dass ein zuverlässiges und leistungsfähiges Informationstechnologie-System vorhanden ist und zur Steuerung der Projektaktivitäten eingesetzt wird. Wenn dies gerechtfertigt ist, wird eine neue professionelle PPM-Software ausgewählt und implementiert. Die meisten PMOs bevorzugen heutzutage Cloud-basierte Lösungen, auf die überall und jederzeit auf jedem Gerät zugegriffen werden kann.

Solche Projektmanagementsysteme zentralisieren Daten und bieten umfassende Echtzeit-Transparenz über die Projektabläufe, wodurch das Image des Projekt- und Portfoliostatus und des Gesundheitszustands gesteigert wird. Des Weiteren konsolidieren sie auch Informationen zur Ressourcenverfügbarkeit und zur zukünftigen Kapazität, zu gegenseitigen Abhängigkeiten sowie zu Risiken und Problemen. All diese Daten können mithilfe fortschrittlicher Analysen genutzt werden, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und zu verbessern.

Zuverlässige, leistungsstarke IT-Tools sind besonders wichtig, um den Anforderungen und Bedürfnissen der neueren Generationen in der Belegschaft gerecht zu werden, die hochmoderne digitale Plattformen mit starken Fähigkeiten zur Zusammenarbeit erwarten.

Das PMO ist auch dafür verantwortlich, die ordnungsgemäße Übernahme des PPM-Toolsets durch Benutzer via Schulungen, Kommunikation und Änderungsmanagement-Maßnahmen sicherzustellen.

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Gesteigerte Produktivität

Ein weiterer Grund für die Anschaffung professioneller PMO-Tools ist die Notwendigkeit, Aktivitäten zu automatisieren, um die Arbeitsproduktivität zu steigern. Atemberaubende 90 % aller im Büro ausgeführten Arbeitsaktivitäten sind als nicht wertschöpfend einzustufen. Während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts ist die Verschwendung von Zeit, Energie und Ressourcen zu groß, um ignoriert zu werden. Ausgestattet mit der entsprechenden Software ermöglicht ein PMO die Automatisierung dieser nicht wertschöpfenden Aufgaben und wiederholbaren Prozesse, wodurch die Produktivität der Projektabwicklung verbessert wird.

Diese Fähigkeit, alles zu automatisieren, was automatisiert werden kann, befreit Projektausführungsteams und befähigt sie, begrenzt Fehler und Ausfälle und minimiert Projektzykluszeiten. Das Unternehmen kann Produkte oder Dienstleistungen schneller als der Wettbewerb auf den Markt bringen und seine Marktposition festigen.

Effizientes Ressourcenmanagement

Eine wirkliche Optimierung der Projektdurchlaufzeiten erfordert, dass die richtigen Personalressourcen mit der richtigen Kompetenz an den wichtigsten Projekten mit der maximal erreichbaren Auslastung arbeiten. Der Rahmen und das Toolset des PMOs spielen eine Schlüsselrolle bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung, -zuweisung und -verwaltung. Ihr PMO entwickelt und implementiert einen Standardprozess, um die Ressourcenverfügbarkeit zu bewerten, die richtigen Teams zusammenzustellen, sie angemessen und zeitnah zuzuweisen, die Ressourcenpläne anzupassen und dann fortlaufende Analysen und Abwägungen durchzuführen. Angemessene digitale PPM-Tools unterstützen auch die Fähigkeit, Auswirkungsanalysen über mehrere Portfolios hinweg durchzuführen und helfen dabei, die Zuweisung begrenzter Personalressourcen zu optimieren, um die Lieferleistung und den Geschäftswert zu maximieren.

Verbesserte Kosteneffizienz

Die Automatisierung von Aufgaben mit geringem Nutzen und die Maximierung der Auslastung der Projektressourcen im gesamten Unternehmen werden offensichtlich die Arbeitskosten und Kostenstrukturen senken und das Unternehmen wettbewerbsfähiger machen. Darüber hinaus erleichtert ein PMO die Budgetplanung und -verfolgung erheblich, um sicherzustellen, dass jede Investition optimal genutzt wird. Basierend auf einer Liste von Anfragen und geplanten Zuweisungen kann das Projektmanagementbüro Prognosen zu projektbezogenen Ausgaben, Einnahmen und Cashflows sowie zu laufenden Kosten- und Budgetszenarien auf Portfolioebene erstellen. Im weiteren Verlauf wird die Situation neu bewertet, indem die Cashflows überwacht und analysiert werden, um Budgetabwägungen und -anpassungen zu ermöglichen.

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Projektauswahl und Portfolioaufbau

Die Auswahl der durchzuführenden Projekte sollte immer auf einer Reihe von Erwartungen hinsichtlich des Wertes der Projektmöglichkeiten, ihrer potenziellen Beiträge zum Unternehmen, aber auch ihrer Auswirkungen auf die Ressourcen und ihrer Risikoprofile beruhen. Ein PMO bringt mehr Klarheit und eine systematische Vorgehensweise in den Projektauswahlprozess. Gut definierte Prioritäten und Kriterien helfen dabei, die potenziellen Auswirkungen von Kandidatenprojekten auf das Portfolio zu bewerten und Projektideen und Geschäftsfälle zu bewerten. Damit soll sichergestellt werden, dass die begrenzten Ressourcen des Unternehmens für die ertragreichsten Projekte eingesetzt werden und dass der potenzielle Nutzen der Projekte die wahrgenommenen Risiken übersteigt. Mithilfe von Datenanalysen, die einen Einblick in die Projektleistung bieten, kann das PMO auch bestimmen, welche aktiven Projekte zurückgestellt oder sogar abgebrochen werden sollen. Es kann potenziell fehlgeschlagene Initiativen durch neue Projekte ersetzen.

Projektmanagementbüros konzentrieren sich auch auf den Aufbau solider und konsistenter Projektportfolios, mit einer guten Balance zwischen verschiedenen Arten von Projekten, unter Berücksichtigung der Gesamtauswirkungen auf Budget, Ressourcen und Nutzen. Ausgefeilte Softwaretools, die das Portfolio-Ranking unterstützen, ermöglichen eine selektive Gewichtung und können sogar Portfolio-Simulationsfunktionen enthalten, mit denen mehrere Was-wäre-wenn-Szenarien erstellt und verschiedene Zukunftsversionen des Portfolios verglichen werden können.

Strategieumsetzung

Projektressourcen, -budgets, -zeitpläne und -umfänge sind unverkennbar wichtig. Die beste Definition für den Projekterfolg ist jedoch die Geschäftsausrichtung. Es ist mehr als Operational Excellence, es ist das Schlüsselkriterium, das die Projektauswahl leiten sollte. Organisationen und Unternehmen werden von einer Vision angetrieben, die durch strategische Richtungen und eine Reihe von Ergebnissen, Zielen und Vorgaben verwirklicht wird. Diese können quantitativer oder qualitativer Natur sein (Einführung eines neuen Produkts, Erreichung der digitalen Transformation, Unterstützung eines neuen Service usw.).

Ausgereifte PMOs stellen sicher, dass die Projekte an den strategischen Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet sind und bleiben. Sie bewerten den erwarteten Wert und Nutzen der Projekte anhand dieser strategischen Orientierung und geben den Projekten und Initiativen Priorität, die die Ausrichtung des Unternehmens am besten unterstützen. Mit einem Top-Down-Ansatz stellt Ihr PMO sicher, dass die Projekte oder Programme so ausgeführt werden, dass die Geschäftsziele erreicht werden. Es bewertet und optimiert Initiativen oder Investitionen unter strategischen Gesichtspunkten. Gleichzeitig treibt das PMO auch die Ausrichtung der Bottom-Up-Strategie voran, indem es Initiativen aus der Notwendigkeit heraus, ein strategisches Ziel zu erreichen, auswählt und priorisiert.

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Ein PMO einzurichten ist nicht alles: Sie müssen es auch richtig machen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr PMO befähigt ist, das Unternehmen zu schützen und zu dessen Zukunft beizutragen.

Die richtigen Daten

Damit das PMO klare Entscheidungen treffen kann, muss es durch zuverlässige, aktuelle Informationen unterstützt werden. Daten zu Projektideen, Anforderungen, Chancen, Nutzen und Risiken sollten in einer zentralen, einheitlichen Datenbank konsolidiert und leicht zugänglich sein, zusammen mit Prüfpfaden zur besseren Nachvollziehbarkeit.

Dies ist der Grund, warum erfolgreiche PMOs normalerweise ein einziges einheitliches Informationssystem für das Projektmanagement verwenden, anstatt mit Clustern von Tools zu arbeiten. Ganz zu schweigen von Excel-Tabellen, die in den Bereichen Projektportfoliomanagement immer noch zu weitverbreitet sind, obwohl das Tool eindeutig nicht für die Datenkonsolidierung konzipiert wurde. Um die richtigen Daten zu gewinnen, muss der richtige Technologiepartner ausgewählt werden. PMOs benötigen Lösungstools, die sowohl einen umfassenden Überblick über alle Projektportfolios bieten als auch bei Bedarf einen Drilldown ins Detail ermöglichen. Leistungsstarke Analysefunktionen, um die Daten zum Leben zu erwecken, sind ebenso eine Voraussetzung dafür, dass das Projektmanagementbüro die Leistungsfähigkeit von Informationen nutzen kann.

Eine Einstellung, die Veränderungen möglich macht

Datentransparenz und Predictive Analytics ermöglichen geschäftliche Agilität, die definiert werden kann als "schnelle, kontinuierliche und systematische evolutionäre Anpassung und unternehmerische Innovation mit dem Ziel, Wettbewerbsvorteile zu erzielen und aufrechtzuerhalten". Mit anderen Worten, geschäftliche Agilität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, sich schnell an Marktveränderungen und Kundenwünsche anzupassen, um an mehreren Fronten (Innovation, Preis, Kundenerfahrung, betriebliche Effizienz usw.) konkurrieren zu können. Diese Agilität wird im digitalen Zeitalter immer wichtiger, da ständige Veränderungen in der Technologielandschaft und den Verbrauchermärkten dazu führen, dass die Lebenserwartung strategischer Pläne sinkt.

Wer könnte die geschäftliche Agilität besser fördern als das PMO? Da sie verschiedene Projekte im gesamten Unternehmen koordinieren und einen klaren Überblick über die Vorgänge in verschiedenen Abteilungen haben, sind PMOs besten positioniert, um sicherzustellen, dass sich das Unternehmen schnell an die sich ändernde Marktdynamik anpasst. Dies erfordert jedoch, dass das PMO selbst eine Führungsposition einnimmt. Die Bereitstellung von Standardprozessen und einer Struktur ist gut und schön — eigentlich unverzichtbar — aber PMOs können sich heutzutage nicht auf kontrollierende administrative Aktivitäten beschränken. Sie sollten außerdem Innovation und organisatorische Transformation befähigen und fördern. Dies würde für einige bestehende PMOs einen Kulturwandel bedeuten.

Eine klare Strategievorstellung

Um eine starke Ausrichtung an der Unternehmensstrategie zu erreichen, müssen die PMOs diese sehen und verstehen können. Sie müssen daher solide Bindungen und Kommunikationslinien zu den Führungskräften aufbauen und pflegen.

Da Ihr PMO den Entscheidungsträgern Erkenntnisse und wertvolle Berichte liefert — ein ausgereiftes PMO kann tatsächlich als „Chief Insight Office“ fungieren — hat es die Möglichkeit, den Führungskräften der C-Suite seinen Wert zu demonstrieren und sich deren Unterstützung und Bestätigung zu sichern. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr PMO eine klare Sichtlinie zur strategischen Roadmap des Unternehmens hat und entsprechende Maßnahmen ergreifen kann, um diese zu unterstützen. Dies stärkt auch den Einfluss Ihres PMO und verbessert dessen Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und die Zukunft des Unternehmens mitzugestalten.

Von der Standardisierung von Prozessen bis zur Ermöglichung von Änderungen, vom Talent-Management bis zur Ressourceneffizienz gibt es unzählige Gründe, warum die Unterstützung eines PMO für ein Unternehmen so wichtig ist. PMOs haben sich tatsächlich als so wertvoll für Unternehmen erwiesen, dass wir derzeit den Aufstieg von EPMOs erleben — von ausgereiften Projektmanagementbüros auf Unternehmensebene. Laut Gartner werden 50 % der Großunternehmen bis 2021 unterschiedliche Geschäfts- und IT-PMOs in EPMO-Hubs integrieren.

Wichtige Schlussfolgerungen :

  • Ein Projektmanagementbüro ist für eine Organisation von zentraler Bedeutung. Es bringt Struktur, Effektivität und Intelligenz in die Aktivitäten des Projektportfoliomanagements ein.
  • Um alle Vorteile eines PMO nutzen zu können, muss das Unternehmen sicherstellen, dass es von leistungsstarken Tools unterstützt wird, die die Datentransparenz ermöglichen, sowie von geeigneten Informationen zur Strategie und dass es proaktiv mit Veränderungen umgeht.

Empfohlene Lektüre :

  • Grundlegendes zum PMO-Reifegrad in Ihrer Organisation ;
  • Die Rolle des PMOs im Projektportfoliomanagement ;
  • Der Wert Ihres PMOs: So zeigen Sie ihn innerhalb Ihrer Organisation.

Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.