Was sind die Funktionen eines Projektmanagementbüros?

Für projektbasierte Unternehmen ist die Einrichtung eines Projektmanagementbüros (PMO) oder einer ähnlichen Organisationseinheit zur Überwachung der Projektaktivitäten immer gängiger. In der Planungs- oder Anfangsphase der Einrichtung eines PMOs kann es jedoch manchmal schwierig sein, zu bestimmen, welche Funktionen dem noch jungen Projektmanagementbüro zugewiesen werden sollen. Denn ein PMO kann sehr sehr unterschiedlich sein. In der Tat wäre es nahezu unmöglich, eine umfassende Liste aller Rollen und Verantwortlichkeiten zu erstellen, die ein PMO potenziell übernehmen kann. Nichtsdestotrotz finden Sie hier einen Überblick über die Kernfunktionen, die Projektmanagementbüros in Organisationen ausführen.

PMO-Funktion Nr. 1: Überwachung und Steuerung der Projektabwicklung

Es sollte keine Überraschung sein, dass die Projektüberwachung und -nachverfolgung eine der Schlüsselfunktionen des Projektmanagementbüros ist. In der Tat hängt die Motivation für die Einrichtung eines PMOs meistens mit der Notwendigkeit zusammen, die Geschwindigkeit, Qualität und Zuverlässigkeit der Projektabwicklung zu verbessern. Um Ergebnisse im Bereich der Ausführungsperformance zu liefern, überwacht ein PMO den Lieferzyklus, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und innerhalb des Umfangs bleiben. Die Kontrollfunktion des PMO über die Projektaktivität umfasst auch die Gewährleistung der Zufriedenheit primärer und sekundärer Stakeholder und die Erfüllung aller anderen Anforderungen, die möglicherweise an die Performance des Projekts gebunden sind.

Um dies zu erreichen, konsolidieren und bearbeiten PMOs große Mengen an projektbezogenen Daten. Sie verfolgen und berichten über den Fortschritt während des gesamten Projektlebenszyklus bis zum Abschluss, um Aktivitäten und Arbeitsschritte zuverlässiger zu machen. Manche PMOs werden “mit anpacken” und sich aktiv an der Ausführung und Nachverfolgung der Projekte beteiligen, während andere sich eher auf die Unterstützung der Projektmanager konzentrieren, um eine reibungslose Durchführungund den Projekterfolg sicherzustellen.

Darüber hinaus kann ein PMO die Projektleistung verbessern, indem es andere am Projektmanagement beteiligte Gruppen unterstützt. Allgemeine oder fachkundige Ratschläge von PPM-Spezialisten zu erhalten, kann für Teams von unschätzbarem Wert sein, da es nicht ungewöhnlich ist, dass Projekte von technischen oder operativen Mitarbeitern ohne spezielle Projektmanagementkenntnisse oder -erfahrung durchgeführt werden. Ein PMO kann Hilfestellung bei der Planung, Terminierung, Beschaffung und allen mit der Ausführung und Verfolgung verbundenen Aktivitäten bieten. Projektteams können das Wissen des PMOs über die Standards und Praktiken des Projektportfolio-Managements und sein Fachwissen nutzen, um Probleme bei der Durchführung zu vermeiden und sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben. Selbst für professionelle Projektmanagementteams kann der Rat, die Einsicht und die Unterstützung eines PMO eine unschätzbare Quelle für kontinuierliches Lernen und Verbesserung sein. Schließlich können PMOs Projektmanager unterstützen, indem sie erweiterte, spezialisierte Aufgaben für sie oder in ihrem Namen ausführen.

PMO-Funktion Nr. 2: Entwicklung von Projektmanagementmethoden

Die Einrichtung eines Projektmanagementbüros ist normalerweise der Ausgangspunkt eines PPM-Strukturierungsprozesses in einer Organisation. PMOs definieren und implementieren Methoden zur Standardisierung von Projektmanagementaktivitäten und -prozessen innerhalb des Unternehmens. Grundsätzlich geben sie Richtlinien heraus, wie ein Projekt während seines gesamten Zyklus verwaltet werden soll — von der Erstellung des ersten Business Case bis zum Management der Durchführung.

Die vom PMO implementierten Best Practices, Standardmetriken und wiederholbaren Prozesse sorgen für mehr Konsistenz zwischen den Projektmanagementteams, machen verschiedene Projekte in verschiedenen Bereichen vergleichbar und verbessern die Projektleistung insgesamt. Wo immer dies möglich ist, standardisiert das Projektmanagementbüro diese Prozesse über alle Geschäftsbereiche und Abteilungen auf Organisationsebene hinweg.

Als Hüter der Projektportfolio-Managementprozesse formalisiert das PMO diese Methoden und Praktiken in einer kohärenten Projektcharta, die allen an der Projektaktivität beteiligten Gruppen zur Verfügung gestellt und im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden sollte, um Änderungen des Geschäftsumfelds, der Marktbedingungen oder der Unternehmensstrategie zu berücksichtigen. Abhängig von der Form, Branche und Unternehmenskultur kann ein PMO lineare Bereitstellungsmethoden wie den Wasserfall-Ansatz oder das Vee-Modell bevorzugen oder ein eher agileres Modell. Immer mehr PMOs entscheiden sich dafür, das Beste aus beiden Welten herauszuholen, indem sie ihren eigenen maßgeschneiderten Hybridprozess entwickeln.

PMO-Funktion Nr. 3: Implementierung professioneller PPM-Tools

Auf Veranlassung des Projektmanagementbüros wählt, beschafft und implementiert die Organisation in der Regel professionelle Software, um die Aktivitäten des Projektportfolio-Managements zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Im Gegensatz zu einem weitverbreiteten Missverständnis sind PPM-Tools nicht nur großen Unternehmen und Megaprojekten vorbehalten. Selbst kleinere Unternehmen können von der Implementierung solcher Tools, die speziell zur Konsolidierung von Daten und zur Automatisierung von Aufgaben entwickelt wurden, erheblich profitieren. Kein Unternehmen kann es sich leisten, die Gelegenheit zur Steigerung der Produktivität, zur Verbesserung der Datenqualität und zur Optimierung der Ressourcennutzung zu verpassen!

PPM-Software unterteilt Projekte in eine Reihe von Phasen und Aufgaben, um das Management zu verbessern, die Nachverfolgung detaillierter zu gestalten und die Datenintelligenz zu nutzen. Robuste Tools bieten eine Reihe von Verwaltungs- und Analysefunktionen, darunter Simulationsfunktionen und erweiterte Analysefunktionen.

Mit seiner PPM-Expertise ist Ihr PMO maßgeblich an der Auswahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen, der Bewertung der Konfigurationsanforderungen, der Durchführung der Implementierung und der Förderung der Benutzerakzeptanz beteiligt. Da solche Tools in der Regel zumindest ein gewisses Maß an Training erfordern — insbesondere für nicht fachmännische Projektmanager — führt das Projektmanagementbüro auch die Entwicklung von Skills durch eine Reihe von mehr oder weniger formalen Trainingsprogrammen und -initiativen an.

PMO-Funktion Nr. 4: Programm- und Portfoliomanagement

Ein Projektmanagementbüro erweist sich normalerweise als äußerst nützlich, wenn es um Multi-Projektmanagement geht. Aufgrund der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen, Sachmitteln und Geräten sind die verschiedenen Projekte, die innerhalb eines Unternehmens durchgeführt werden, immer in gewisser Weise voneinander abhängig. Mit seiner abteilungsübergreifenden Sicht auf die Projektaktivität kann das Projektmanagementbüro sicherstellen, dass solche Abhängigkeiten und Einschränkungen rechtzeitig antizipiert, verstanden und verwaltet werden, um den Erfolg einzelner Projekte zu unterstützen und eine Gesamtoptimierung sicherzustellen.

PMOs sind auch perfekt positioniert, um das Management von Programmen — Sammlungen verwandter Projekte, die zur Maximierung der Effizienz gebündelt werden — und Projektportfolios zu verbessern. Im Gegensatz zu regulären Projektmanagern, die sich in der Regel auf ihre operativen Aufgaben konzentrieren müssen, hat ein PMO den Überblick und kann einen Schritt zurücktreten, um das Gleichgewicht und den Zustand der Unternehmensprogramme und -portfolios zu beurteilen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen oder zu empfehlen.

Programme und Portfolios zu managen beinhaltet das Treffen von Investitionsentscheidungen. Es geht darum sicherzustellen, dass die verfügbaren Mittel optimal eingesetzt werden, wobei eine Vielzahl von Parametern wie Risiko, Erfolgswahrscheinlichkeit, strategische Ergebnisse, Marktfaktoren, Überlegungen zur Implementierung usw. berücksichtigt werden. Das PMO hilft bei der Erfassung, Pflege und Analyse relevanter Daten über mehrere Geschäftsbereiche hinweg. Mit diesem Wissen ausgestattet, können erfahrene PMO-Leiter als wichtige Berater für Führungskräfte agieren. Sie können Einblicke gewähren, um Geschäftsführern dabei zu helfen, fundierte und kluge Investitionsentscheidungen in Bezug auf die Portfolios des Unternehmens zu treffen. Dies ist in der Tat eine Möglichkeit, mit denen Ihr Projektmanagementbüro der Führungsebene seine Nützlichkeit und seinen Wert demonstrieren kann.

PMO-Funktion Nr. 5: Strategisches Projektmanagement

Die Realisierung von Geschäftsvorteilen zu managen ist eine der wichtigsten Funktionen eines Projektmanagementbüros. Ihr PMO bewertet und ordnet die Projektideen anhand vorher festgelegter Kriterien ein, um eine strategische Auswahl potenzieller Projekte zu treffen. Es kann potenzielle Kandidatenprojekte analysieren, um die Ideen zu identifizieren, die am besten mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen, um solide, starke Business Cases mit überzeugenden Kosten-Nutzen-Verhältnissen zu erstellen und dann den Nutzen während des gesamten Projektzyklus zu verfolgen, um die Realisierung der erwarteten Ergebnisse sicherzustellen.

Um die Auswahl und Priorisierung von Projekten zu erleichtern und zu standardisieren, implementiert das Projektmanagementbüro spezielle Prozesse und Governance-Systeme. Es stellt sicher, dass Tools richtig eingesetzt werden, um Daten zu sammeln und den Projektfortschritt zu verfolgen, Standardkriterien und Auswahlverfahren festzulegen und zu pflegen sowie Mechanismen für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung zu definieren, um die Verantwortlichkeiten für Management und Kontrolle zwischen den Stakeholdern zu klären.

PMO-Funktion Nr. 6: Optimierung der Ressourcenzuweisung

Wenn Sie nicht das Glück haben, in einer Organisation mit grenzenlosen Ressourcen zu arbeiten, ist die Optimierung der Nutzung von begrenzten Talenten, finanziellen Mitteln und Produktionsmitteln wahrscheinlich ein alltägliches Problem für Ihr Unternehmen. Projektmanagementbüros helfen dabei, Ressourcen effektiver zu verwalten und den Prozess für die Zuteilung und Zuweisung von Ressourcen über alle Projekte hinweg zu verbessern. Durch die Transparenz von Zeitplänen, Budgets, Projektanforderungen, Ressourcenverfügbarkeit und Arbeitsbelastung können sie Prioritäten definieren und verwalten, um die richtigen Ressourcen für die richtigen Projekte zur richtigen Zeit bereitzustellen.

Dies ist besonders nützlich, wenn es um entscheidende Ressourcen geht —, ob Personal, Ausstattung oder Software — die projektübergreifend gemeinsam genutzt werden müssen. Das Projektmanagementbüro stellt deren Verfügbarkeit sicher und sorgt dafür, dass die Ressourcenspezifikationen für jedes einzelne Projekt eingehalten werden.

Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass der Ressourcenpool optimal ausgelastet ist, um finanzielle Verschwendung zu vermeiden und die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten. Computergestützte Simulationen und Was-wäre-wenn-Analysen ermöglichen es Ihrem Projektmanagementbüro, vorausschauend zu planen und sicherzustellen, dass die Zuteilung und Nutzung von Ressourcen im Laufe der Zeit optimiert wird.

PMO-Funktion Nr. 7: Kollaborationsfördernde Arbeitsumgebungen

Das PMO verbessert nicht nur die Verteilung der Ressourcen auf die Aktivitäten, sondern stellt auch die Qualität des Arbeitsumfelds sicher und fördert die Zusammenarbeit. Es verbreitet eine gemeinsame Kultur, Sprache und Denkweise unter den Mitarbeitern und Abteilungen des Unternehmens, um die Arbeitspraktiken zu harmonisieren und die Kollaboration zu erleichtern. Gemeinsame KPIs und Metriken, Tools für die Kollaboration, gemeinsame Prozesse und Best Practices für die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Projekten verbessern die Synchronisation und Produktivität. Verstärkte Interaktionen zwischen verschiedenen Teams fördern auch die Kreativität und Vielseitigkeit — da das Personal voneinander lernen kann — und verbessern tendenziell die Mitarbeitererfahrung. Die Bemühungen des Projektmanagementbüros sollten dazu beitragen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das von einer Kultur des Vertrauens und des konstruktiven Feedbacks geprägt ist.

Die Bedeutung der Kommunikation im Zusammenhang mit Projektaktivitäten wird häufig unterschätzt. Da Unternehmen in der Regel ähnliche Projekte durchführen, können Teams von den Erfahrungen ihrer Kollegen aus anderen Geschäftsbereichen profitieren. Ein Projektmanagementbüro leistet einen großen Beitrag zur Steigerung und Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens, indem es eine Reihe von Kommunikationswerkzeugen und -kanälen nutzt: Projektmanagement-Tools mit kommunikations- und kollaborationsorientierten Funktionen, Community-Foren usw. Das PMO kann auch sehr nützlich sein, um Missverständnisse oder widersprüchliche Kommunikationen zwischen Teams zu verhindern.

Nicht zuletzt kann das PMO die Lücke zwischen strategischen Entscheidungsträgern und dem operativen Geschäft schließen, indem es die Entscheidungen und Orientierungen der Führungsebene an die Projektmanagementteams weitergibt.

PMO-Funktion Nr. 8: Informationen und Training zur institutionellen Verbesserung

Die Projektmanagementbüros bieten des Weiteren fortlaufende Kommunikation für Teams und Mitarbeiter, um sie über Best Practices der Branche, neue Methoden oder Managementtechniken zu informieren. Das PMO ist verpflichtet, sich über projektmanagementbezogene Innovationen und neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Durch die Teilnahme an Messen, Fachkonferenzen und Veranstaltungen kann es neue Ideen kennenlernen oder sich von den Erfahrungen anderer Organisationen inspirieren lassen. Dann wird es dieses Wissen weitergeben und sicherstellen, dass es im Unternehmen aufgenommen und in die Praxis umgesetzt wird.

Projektmanagementbüros bieten auch Training für Projektmanager und Projektteams an, um sicherzustellen, dass ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand sind und bleiben. Um das Fitnesslevel des Personals zu optimieren, können sie Schlüsselpersonen dazu ermutigen, an bestimmten Zertifizierungsprogrammen für Projektportfolio-Management wie beispielsweise dem des Project Management Institute teilzunehmen. PMOs organisieren regelmäßig Workshops, Konferenzen oder andere Lernmodule und bieten den Teams fortlaufend Unterstützung und Coaching. Die Betreuung und Schulung sollte idealerweise über die Projektteams hinausgehen und auch die Projektverantwortlichen und Senior-Stakeholder einbeziehen, die sich der Anforderungen der Projektmanagement-Tätigkeit nicht immer vollständig bewusst sind.

Generell spielt ein Projektmanagementbüro eine Schlüsselrolle beim institutionellen Lernen. Es erfasst und verbreitet die Lessons Learned aus der Vergangenheit, indem es die gesamte Dokumentation zu abgeschlossenen Projekten archiviert und analysiert, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen sichergestellt werden kann, dass das Unternehmen nicht denselben wiederkehrenden Fehler immer wieder und wieder macht.

Die oben skizzierten Funktionen und Aufgaben können als die Kernaktivitäten eines Großteils der PMOs bezeichnet werden. Jedes Projektmanagementbüro ist jedoch anders. Die Größe, die Form, der Tätigkeitsbereich Ihres Unternehmens, Ihre Unternehmenskultur und Ihr Führungsstil sind einige der Faktoren, die zusammen den Platz und die Rolle definieren, die Ihr PMO haben sollte, um seinen Wert für Ihr Unternehmen zu maximieren.

 

Wichtige Schlussfolgerungen

  • Ein Projektmanagementbüro ist eine Mehrzweck-Organisationseinheit, die eine Vielzahl von Rollen und Funktionen in einer Organisation übernehmen kann.
  • Zu den häufigsten PMO-Funktionen gehören: die Sicherstellung der Überwachung und Steuerung der Projektabwicklung; die Entwicklung von Projektmanagementmethoden; die Implementierung professioneller PPM-Tools; die Koordinierung des Programm- und Portfoliomanagements; die Vereinfachung und Verbesserung des strategischen Projektmanagements; die Optimierung der Ressourcenzuteilung und Maximierung der Ressourcenauslastung; das Erschaffen und die Pflege von kollaborationsfördernden Arbeitsumgebungen; und die Bereitstellung von Informationen und Training zur institutionellen Verbesserung.
  • Diese Liste der Kernfunktionen sollte nicht als umfassend angesehen werden. Letztendlich sollten die Funktionen Ihres PMO auf die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

 

Lesen Sie die folgenden Blog-Posts, um mehr über die Rolle eines PMO zu erfahren:

Camélia Docquin

Camélia ist Sciforma's Marketing Manager für Europa und lernt gerne verschiedene Perspektiven des aktuellen Geschäftsumfelds und der Projektmanagement-Herausforderungen kennen, denen Unternehmen täglich gegenüberstehen. Zu ihren Hauptinteressen gehören: Innovation, digitale Transformation und Strategieumsetzung.