Wie funktioniert PPM-Software?

Wie sich Projektmanagementsoftware-Tools einsetzen lässt?

Vor nicht allzu langer Zeit planten und verwalteten Projekt- und Portfoliomanager ihre Projekte noch mit Papier und Bleistift. Später, mit dem Siegeszug der Informationstechnologie und der Verbreitung von Office-Programmen auf Computern, konnten sie deutlich einfacher kalkulieren. Daraus entstanden erste Ansätze einer Automatisierung im praktischen Projektmanagement. Die nächste Entwicklungsstufe brachte dedizierte Projektmanagement-Software zur Unterstützung der Projektmanager bei der Planung, Organisation und Verwaltung ihrer Projekte.

Heute bildet Projektportfoliomanagement-Software den vorläufigen Höhepunkt in der Entwicklung von Tools für Projektmanagementprofis. Mit solchen Lösungen lässt sich eine große Zahl ineinandergreifender Projekte, Programme, Pläne, Aufgaben und Ressourcen konsolidiert und konsistent verwalten - Projektmanagement auf einem neuen Level. Damit können PMOs und Portfoliomanager Projekte gut organisiert, akkurat und profitabel durchführen und die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Unternehmen sowie die Zufriedenheit von Kunden und Stakeholdern sichern. Projekt- und Portfoliomanager schaffen so beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung.

Wir stellen hier die grundsätzlichen Funktionsweisen von Projektmanagement- und Projektportfoliomanagement-Software vor und zeigen Ihnen, wie Sie von solchen Tools profitieren können.

Projektmanagement-Software: Technologie schafft neue Möglichkeiten für Projektmanager

Projektmanagement-Software-Tools sind technische Produkte, mit deren Hilfe Projektmanager und Projektteams eine ganze Palette von Steuerungsmaßnahmen in einzelnen Projekten vornehmen können. Sie vereinfachen die Projektplanung, das Nachverfolgen und die Überwachung, indem sie die Projektarbeit transparenter machen und Projektmanager darüber informieren, was wann durch wen und bis wann bearbeitet und fertiggestellt werden sollte.

Eingebaute Gantt-Diagramme, Kalender, Arbeitszeitnachweise und Budgetpläne unterstützen die Arbeit der Projektmanager während der gesamten Projektlaufzeit und erleichtern das tägliche Management und die Durchführung von Projekten.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Projektmanagement-Software-Tools zählt die intelligente Automatisierung der Planung, Terminierung und Nachverfolgung von Aufgaben. Automatische Tools und Features unterstützen die Erarbeitung und Festlegung von Meilensteinen und Lieferobjekten bereits in der Planungsphase. Anschließend misst eine automatische Tracking-Funktion den Projektfortschritt in Echtzeit und vergleicht ihn mit den Vorgaben. So können Projektmanager sicherstellen, dass alle Aktivitäten im Plan liegen und den Erwartungen gerecht werden. Einige dieser PM-Tools bieten auch Funktionen für das Ressourcenmanagement. Sie optimieren automatisch die Zuteilung von Ressourcen, erfassen Arbeitszeiten, oder steuern Budgets, die Zusammenarbeit und das Reporting.

Wichtige Funktionen und Vorteile von Projektmanagement-Software

Projektplanung

Zu den wichtigsten Aufgaben dedizierter Projektmanagement-Software zählt die Unterstützung der Projektmanagern bei der Schaffung einer soliden Grundlage für ihre Projekte. Die Software ersetzt dafür vage Annahmen bei der Erstellung von Projektplänen, Zeitplänen, Kostenvoranschlägen und Prognosen durch valide Daten. Intelligente Planungsfunktionen berücksichtigen die Auslastungspläne von Ressourcen ebenso wie Dokumentationen von Projekten aus der Vergangenheit. (Einige PM-Lösungen bieten vorausgefüllte Projektvorlagen auf der Basis von bereits abgeschlossenen Projekten, um das Wissen wiederzuverwenden). Sie helfen Projektmanagern, exakte und verlässliche Roadmaps für die erfolgreiche Fertigstellung ihrer Projekte zu erstellen. Die Software bietet Projektmanagern, die zahlreiche, parallellaufende Projekte verantwortlich bearbeiten, einen Überblick über sämtliche fertiggestellten, aktiven und geplanten Projekte und schafft mehr Transparenz über die gesamte Pipeline. Auf diese Weise lassen sich Probleme und Engpässe vermeiden, bevor sie auftreten.

Ressourcenmanagement

Viele Projektmanagement-Tools enthalten Funktionen speziell für die Optimierung der Ressourcenzuteilung. Sie sollen Projektmanagern helfen, sicherzustellen, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben bearbeiten. Ressourcenplanung ist von entscheidender Bedeutung im Projektmanagement. Projektmanager müssen in allen ihren Projekten die Mobilisierung der richtigen Ressourcen für jede Projektphase gewährleisten. Features der Software wie beispielsweise Ressourcen-Heatmaps liefern Informationen zum internen Ressourcenbedarf und zu den verfügbaren Kapazitäten. So werden Probleme und Engpässe frühzeitig erkennbar, Bedarf und Kapazitäten lassen sich leichter aufeinander abstimmen. Projektmanager können so nicht nur die Ressourcenzuteilung vereinfachen und beschleunigen. Dank der umfassenden Transparenz können sie auch drohende Defizite vorhersehen und Entscheidungen zur Personalausstattung von Projekten rechtzeitig vorab treffen.

Budgetmanagement

Mit Hilfe von PM-Tools können Projektmanager Projekte auch leichter im Rahmen des zugewiesenen Budgets erfolgreich durchführen. Projektmanagement-Software unterstützt sie bei der Steuerung und Verwaltung von Projektbudgets vom ersten Angebot bis zur Abschlussrechnung. Funktionen zur Budgetplanung ermöglichen Projektmanagern, zukünftige Kosten abzuschätzen und zu prognostizieren und verschiedene ROI-Berechnungen durchzuführen. Gleichzeitig helfen Echtzeit-Budgetmanagement und Funktionen für die Arbeitszeiterfassung, die Kosten für Personal und technische Ressourcen in allen Ausführungsphasen unter Kontrolle zu halten.

Überwachung und Reporting

Dedizierte Projektmanagement-Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Überwachung der Arbeitsfortschritte in verschiedenen Projektphasen. Sie bietet wertvolle Einblicke in den Status von Projekten und zeigt, ob sie im Plan liegen. Geleistete Arbeitszeit und das Budget werden anhand von in Echtzeit konsolidierten Daten exakt nachverfolgt. Damit können Projektmanager die Entwicklung der angefallenen Zeiten und Kosten überwachen, überprüfen, ob Vorhaben nach Plan umgesetzt werden und gegebenenfalls notwendige Maßnahmen ergreifen. Die Tools erstellen außerdem automatisch aktuellste Reports und Dashboards, aus denen wiederum Berichte zum Projektfortschritt an die Geschäftsleitung erzeugt werden können.

Projektkommunikation

Projektmanagement-Software stellt Kommunikationswege und -kanäle für Projektteams zur Verfügung. Über zentral gespeicherte Dateien, die Anforderungen und Spezifikationen für Aufgaben und Projekte dokumentieren, können alle Beteiligten jederzeit auf umfassende Informationen zugreifen. Und eingebaute Messaging- und Kommentarsysteme erleichtern die direkte Kommunikation in den Teams.

Projektmanagement-Software kann auch Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern Zugang zum System gewähren. Sie können so spezifische, für sie relevante Projektinformationen einsehen und direkt kommentieren. Damit verbessern diese Systeme auch die externe Kommunikation.

Zusammenarbeit im Team

Da Projektmanagement-Anwendungen mehr Transparenz schaffen und die Kommunikation verbessern, fördern sie auch die Zusammenarbeit innerhalb von Projektteams. Projekte lassen sich so leichter in kleinere, individuelle Aufgaben unterteilen, die von ausgewählten Teammitgliedern bearbeitet werden. So helfen beispielsweise Kanban-Ansichten oder Boards, alle Teammitglieder jederzeit über den Projektfortschritt und zugeteilte Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise kann sich jeder Einzelne frühzeitig und auf einen Blick über die Aufgaben und Funktionen der anderen Teammitglieder und über den aktuellen Stand ihrer Arbeiten informieren.

Insgesamt bieten die Tools eine Plattform, auf der die Mitglieder von Projektteams interagieren, zusammenarbeiten und darüber diskutieren können, auf welche Weise sie das gemeinsame Ziel am besten erreichen. Das stärkt den Zusammenhalt und steigert die Arbeitseffizienz aller Beteiligten.

Wenn Projektmanagement nicht mehr ausreicht

Keine Frage, einfache Projektmanagement-Software kann die Bearbeitung einzelner Projekte erheblich vereinfachen. Sie optimiert Arbeitsabläufe für Projektmanager und bildet einen sinnvollen Rahmen für die Planung und Überwachung von Projekten. Wenn sich Ihr Unternehmen und Ihr Projektmanagementprozess jedoch weiterentwickeln will, wird Ihr Projektmanagementbüro oder eine andere, damit betraute Organisationseinheit mehrere und größere Projekte betreuen müssen. Tools, die sich vorrangig für das Management einzelner Vorhaben eignen, sind möglicherweise ab diesem Punkt überfordert. Mit ihnen ist es kaum möglich, eine Vielzahl gleichzeitig zu bearbeitender Projekte ebenso erfolgreich und effizient zu überwachen.

Projekt- oder Portfoliomanagement in einem solchen, größeren Maßstab erfordert ein Verständnis der Zusammenhänge, Verbindungen und wechselseitigen Abhängigkeiten der Projekte in verschiedenen Unternehmensbereichen. Um ein ganzes Bündel von Projekten bearbeiten zu können, müssen Projektmanager und PMOs wissen, welche Vorhaben Priorität genießen bzw. wo die Kapazitäten, Ressourcen und finanziellen Mittel des Unternehmens investiert werden sollten, um maximalen Nutzen zu erzielen. Sie müssen den Wert und die strategische Bedeutung verschiedener Projekte für das Unternehmen einschätzen können. Mit einem detaillierten Verständnis aller Aspekte der Projekte können sie auch deren Erfolgschancen maximieren. Und schließlich bringen größere Projekte auch mehr Komplexität und größere Herausforderungen mit sich.

Früher oder später erreichen projektbasiert arbeitende Unternehmen so ein Entwicklungsstadium, in dem sie mehr als ein einfaches Projektmanagement-Tool benötigen, um eine größere Anzahl wichtiger Projekte durchzuführen.

Der Schritt von Projektmanagement- zu Projektportfoliomanagement-Software

An dieser Stelle kommt Projektportfoliomanagement-Software ins Spiel. PPM-Software wurde als Unternehmenslösung entwickelt, um eine Sammlung von Projekten als Ganzes zu managen. Mit solchen Anwendungen können Unternehmen Projektpools, Programme, Produkte und Portfolios steuern und dabei auch deren Beziehungen untereinander und ihren Beitrag zum Erreichen der jeweiligen Unternehmensziele im Blick behalten. Die Lösungen stellen Nutzern eine zentrale Plattform für die Überwachung und Steuerung aller Aktivitäten zur Verfügung. Sie erlauben es den Verantwortlichen in PMO und PPM, das Management aller Projekte zu überblicken und aus einer übergeordneten Perspektive eine vollständige Übersicht und ein besseres Verständnis der Zeitpläne, Ressourcen und Unternehmensziele zu gewinnen.

Solche Plattformen bieten mehr Einblick in die Qualität der Projektarbeit, den Status laufender Projekte und erzielte Fortschritte. Sie zeigen Ressourcenbedarf in Echtzeit und mit der Möglichkeit, ihn mit Kalkulationen abzugleichen. Sie konsolidieren Informationen sowohl aus laufenden wie auch aus bevorstehenden Projekten und zeigen die Abhängigkeiten der verschiedenen Vorhaben untereinander und vom Rest des Unternehmens. Führungskräfte im Projektmanagement erhalten so einen Überblick über das gesamte Bild.

Zusätzlich zu dieser Sicht von oben nach unten stellt PPM-Software auch Tools bereit, die PMOs helfen, Projekte und Ressourcen im gesamten Unternehmen zu koordinieren. Oder, kurz gesagt: PPM-Lösungen sollen sicherstellen, dass alle Projekte im Unternehmen fristgerecht und innerhalb des geplanten Budgets fertiggestellt werden und dass sie die vom Unternehmen vorgegebenen Ziele erreichen. Sie liefern die Fakten und Informationen, die die Unternehmensleitung benötigt, um zu entscheiden, wo Kapazitäten, finanzielle Mittel und Ressourcen eingesetzt werden sollten, um maximalen Mehrwert zu erzielen.

Werden verschiedene Tools und Desktop-Software eingesetzt, um Projekte zu managen, steigt das Risiko, dass Duplikate, Redundanzen oder unvollständige Dokumentationen erzeugt werden. Demgegenüber liefert ein einheitliches, im gesamten Unternehmen genutztes System, in dem alle Aktivitäten und Daten aus dem Projektmanagement zentral gespeichert werden, einheitliche und konsistente Informationen für alle Projektportfolios. Projektportfoliomanagement-Software kann meist an andere Enterprise-Systeme wie beispielsweise ERPs angebunden werden und auf diese Weise relevante Projektdaten sammeln und kumulieren.

Da PPM-Tools Klarheit für Projektmanager und Entscheidungsträger schaffen, werden sie im derzeit turbulenten, sich permanent verändernden Geschäftsumfeld immer mehr nachgefragt. So prognostiziert eine Studie des französischen Technologie- und Forschungsunternehmens ReportLinker ein Wachstum des weltweiten Marktes für Projektportfoliomanagement (PPM) von 4,2 Milliarden USD im Jahr 2020 auf 5,6 Milliarden USD bis 2025. Das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Steigerungsrate von 6%.

Wichtige Funktionen von PPM-Software

Von der Risikoabschätzung bis zur Ressourcenzuteilung - professionelle Projektportfoliomanagement-Software bietet eine breite Palette von Features und Fähigkeiten, die Projektportfolios vollständig, von der Planung bis zur Fertigstellung der Projekte, abdecken. Im Folgenden beschreiben wir einige der wichtigsten Managementfunktionen, die PPM-Software meist mitbringt.

Ressourcenzuteilung

Features für das Ressourcenmanagement erlauben es Projekt- und Ressourcenmanagern, finanzielle und technische Ressourcen und Personal zuzuteilen, um den Gesamtnutzen auf Portfolioebene zu maximieren und die Ressourcen effizienter auszulasten. Sie helfen sicherzustellen, dass alle Ressourcen mit optimaler Kapazität arbeiten und dass die wertvollsten, kritischen Ressourcen den Vorhaben mit dem größten zu erwartenden Nutzen zugeordnet werden.

Risikomanagement

Projektportfoliomanagement-Software hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und sie zu entschärfen. Dank automatisierte Risikoidentifikation und -analyse lässt sich die Wahrscheinlichkeit prognostizieren, mit der sich Planungen für Projektportfolios realisieren lassen. Diese Bewertungen liefern wiederum hilfreiche Informationen für Entscheidungen über Ressourcenzuteilungen. Portfoliomanager können mit diesen Erkenntnissen Best Practices durchsetzen und Schritte unternehmen, um Risiken auf gesamte Projektportfolios zu verteilen.

Finanzmanagement

Finanz- und Budgetmanagement-Features zeigen die prognostizierte Amortisation und den finanziellen Nutzen von Projekten und Portfolios in Relation zu den Zielen des Unternehmens. Mit ihrer Hilfe lässt sich ein- und ausgehender Cash Flow vorhersagen und die Entwicklung von Kosten und Erlösen der Projekte in Echtzeit überwachen. Sie liefern außerdem eine Reihe von nützlichen Kennzahlen und Analysewerten, die helfen, den finanziellen Beitrag auf Portfolio-Ebene vorherzusagen und zu steuern.

Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie

Geschäftsdaten, die Projektportfoliomanagement-Software für die Unternehmensleitung bereitstellt, unterstützen Entscheidungsträger bei der Auswahl und Priorisierung von Investitionen, die den größten Beitrag dazu leisten, dass Unternehmen ihre Ziele erreichen und ihre Strategie umsetzen können.

Weil PPM-Systeme Informationen über die Effizienz und den Ressourcenbedarf aktiver Projekte und über den Einfluss zukünftiger Vorhaben liefern und Zusammenhänge und Abhängigkeiten aufzeigen, können Portfoliomanager und PMOs den tatsächlichen Projektfortschritt in Echtzeit mit ihren strategischen Plänen und Zielen abgleichen.

Alle diese Features können auch Funktionen enthalten, mit denen sich Was-wäre-wenn-Szenarien für das Portfolio darstellen lassen.

Wie wählt man die richtige Projektportfoliomanagement-Software aus?

Heute finden kleine und große Unternehmen ein breites Angebot an PM- und PPM-Software auf dem Markt. Eine so große Auswahl kann Unternehmen oder PMOs überfordern, die nach dem richtigen Tool Ausschau halten. Einige, auf einzelne Branchen spezialisierte PPM-Anbieter bieten sogar auf bestimmte Marktsegmente angepasste Nischenlösungen wie beispielsweise für das Gesundheitswesen, produzierende Betriebe, Bildung, staatliche Institutionen, das Bauwesen etc.

Welche Software sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, hängt von seiner Größe, von Ihren Unternehmenszielen und von Ihren spezifischen PPM-Anforderungen ab. Die müssen Sie analysieren, um festlegen zu können, welche Kernfunktionen und spezifischen Integrationen Sie benötigen, damit Ihr PPM-System Ihre Vorgaben erfüllt.

Ergänzend können Sie beim Vergleich von Projektportfoliomanagement-Software die folgenden Kriterien berücksichtigen. Sie helfen Ihnen bei der Bewertung der verschiedenen Plattformen.

Anwenderfreundlichkeit

Software sollte als Unterstützung wahrgenommen werden, nicht als Hemmnis. Es ist entscheidend, dass Sie ein Tool mit einem anwenderfreundlichen Interface und klarer, motivierender Gestaltung wählen, mit dem Sie Aktionen auf Knopfdruck ausführen können. Eine intuitive, nutzerfreundliche Lösung sollte die Akzeptanz der Anwender deutlich befördern. Zudem sollten Ihre Admins die PPM-Lösung idealerweise leicht implementieren und warten können, damit Sie schnell Ihren ROI erzielen.

Methodik

Traditionelle, lineare Durchführungsmethoden aus der Industrie überwogen in der Vergangenheit. Heute bekommen Sie jedoch immer mehr Konkurrenz. Mehr und mehr Unternehmen nutzen agile Modelle oder konzipieren ihre eigenen, hybriden Methodiken. Unternehmen sollten heute sicherstellen, dass sie über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um ihren Projektmanagementprozess in Zukunft verändern oder anpassen zu können. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass Ihnen Ihr Tool keine spezifische Methodik aufzwingt. Bevorzugen Sie Lösungen, die flexibel genug sind, um verschiedene Methoden und Prozesse zu unterstützen.

Datensicherheit

Cloudbasierte Projektportfoliomanagement-Softwarelösungen haben in den vergangenen zehn Jahren eine immer größere Rolle gespielt und sind heute die meistgenutzte Option. Sie bieten den Anwendern mehr Flexibilität und erlauben es virtuellen Teams, zu jeder Zeit, an jedem Ort über jedes Endgerät auf gespeicherte Informationen zuzugreifen. Und sie setzen keine Anschaffung von Servern, Datenbanken oder Firewalls voraus.

Allerdings sollten SaaS (Software-as-a-Service)-Anbieter nachweisen, dass sie die Datensicherheit sicherstellen. Dazu zählt auch der Schutz persönlicher und sensibler Daten. Es empfiehlt sich, einen Anbieter auszuwählen, der über ein von einer weltweit anerkannten Zertifizierungsstelle erteiltes Datensicherheitszertifikat - beispielsweise ISO 27001 – verfügt.

Mobiler Zugang

Der Aufstieg der SaaS-Projektmanagement-Tools und die zunehmende Verbreitung neuer Anwendungsmuster hat die Nachfrage nach mobilen PPM-Apps befeuert. Es wird erwartet, dass dieser Trend mit dem Eintritt jüngerer Generationen in die Arbeitswelt anhalten wird.

Support

Die erstmalige Einführung eines PPM-Tools in einem Unternehmen oder der Umstieg auf ein neues System können eine Reihe von technischen und organisatorischen Fragen und Herausforderungen aufwerfen. Dafür müssen Sie auf verlässlichen Support durch einen Anbieter mit nachweislich erfolgreichen Implementierungen zugreifen können. Ihr Technologiepartner sollte sowohl professionelle Services und Support bei der Bereitstellung, als auch reaktionsschnellen, laufenden Support bei später auftretenden Anfragen oder Problemen garantieren. Beachten Sie außerdem die Optionen für Admin- und Anwendertraining und den Zeitplan für Releases mit neuen Features.

Projektmanagement-Tools zentralisieren Daten und automatisieren Aktivitäten auf der Projektebene. Sie ergänzen damit die Fähigkeiten von Projektmanagern und Projektteams. Einige dieser Lösungen decken alle Aktivitäten im Projektmanagement ab – inhaltliche und Zeitplanung, Zeitmanagement, Kosten- und Budgetmanagement, Ressourcenzuteilung, Kommunikation und Zusammenarbeit, Bedarfsmanagement, Qualitätsmanagement und so weiter. Letztlich bieten sie verschiedenste Vorteile bei der Bearbeitung und Fertigstellung individueller Projekte.

Sobald Unternehmen diese Art der Unterstützung noch weiter entwickeln wollen, sollten sie allerdings die Einführung einer Projektportfoliomanagement-Software prüfen. Dank der konsolidierten Sicht auf das Projektportfolio und der umfassenden, hochentwickelten Managementfähigkeiten, die solche Software bietet, wird Ihr PMO mit einem soliden PPM-Tool mehr Vorhaben parallel betreuen und damit die Wettbewerbsfähigkeit und die Profitabilität Ihres Unternehmens stärken können.

Zusammenfassung der wesentlichen Punkte

  • Jedes projektbasiert arbeitende Unternehmen wird von der Einführung eines Projektmanagement-Tools profitieren. Es hilft Projektmanagern, einzelne Projekte effizienter zu bearbeiten.
  • Je umfangreicher Projektaktivitäten werden, umso mehr wird sich die Einführung einer Projektportfoliomanagement-Lösung lohnen. Sie liefert einen Überblick und Detailinformationen zu sämtlichen Projekten des Unternehmens und ermöglicht ein integriertes Portfoliomanagement.
  • Die Entscheidung für eine bestimmte Software sollten Sie anhand verschiedener Kriterien treffen. Dazu zählen die Größe und das Geschäftsfeld Ihres Unternehmens, ihre spezifischen PPM-Ziele und Anforderungen und die Erwartungen Ihrer Anwender und Admins.

Wenn Sie mehr über PPM-Tools erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen folgende weiterführenden Informationen:

Shi Jackson

Shi Jackson ist als Digital Marketing Manager für Sciforma in Deutschland zuständig. Ihre tägliche Arbeit ist durch operative Marketing-Tätigkeiten und das Optimieren der Strategie dahinter geprägt. Shis Hauptinteresse liegt in der Prozessoptimierung, digitalen Transformation und effektiven Kollaboration.