Standort
Frankreich
Aktivitätsbereich
Fertigung
Über Gravotech
BRANCHE: Hersteller
GRÜNDUNGSJAHR: 1938
UNTERNEHMENSSITZ: Frankreich, USA, China
KUNDEN: 60.000
WEBSEITE: www.gravotech.com
Als führender Hersteller entwickelt, produziert und vertreibt Gravotech innovative Lösungen zum Gravieren, Markieren und Schneiden verschiedenster Materialien. Das Unternehmen besetzt herausragende Positionen in internationalen Märkten für Identifikation und Rückverfolgung(beispielsweise durch das Aufbringen von Seriennummern in der Produktion), für industrielle und architektonische Beschilderung sowie für Personalisierung (u. a. für den Luxussektor).
Ausgangssituation
USofort nach seinem Eintritt bei Gravotech als Leiter R&D begannen Cédric Tuaillon und sein Team, neue Projektmanagementprozesse für die Produktentwicklung zu erarbeiten. Sie sollten die Effizienz und Planbarkeit verbessern. Dazu wurde auf R&D Abteilungsebene eine funktionsübergreifende Projektmanagementeinheit geschaffen, die von Projektmanagern wie Gabriel Kretzschmar geleitet wird.
Seither widmet sich das R&D Team der Optimierung von Projektmanagementprozessen, -methoden und -fähigkeiten.
Eine wichtige Komponente war dabei der konsequente Einsatz der Phase-Gate-Methodik. Sie erfordert allerdings eine deutlich genauere Planung und Überwachung. Excel erfüllt diese Anforderungen nicht und kann somit kein effizientes Projektmanagement gewährleisten. Benötigt wurde stattdessen ein geeignetes Projektmanagement-Tool, mit dem sich Ressourcen, Budgets, Lieferobjekte und Phase-Gates zentral verwalten und die Effizienz steigern lassen.
Implementierung der Lösung von Sciforma
Seit der Implementierung auf R&D Abteilungsebene Anfang Juli 2021 plant und managt Gravotech Projekte in der Produktentwicklung mit Sciforma. Ebenso wird das Tool für die Planung und Überwachung von Arbeitszeiten genutzt, die R&D Teams für Aktivitäten außerhalb ihres Projektportfolios aufwenden (Innovation, Überwachung, Support etc.).
Wichtigste Vorteile
Eine substanzielle Effizienzsteigerung für Projektmanager
Der neu eingeführte Phase-Gate-Managementprozess zwingt Gravotech zu einer systematischen Herangehensweise an die Planung und Überwachung von Projekten und Einsatzzeiten von Ressourcen. Projektzeitpläne, die technische Performance sowie Ist- und Planzahlen bei Budgets werden jetzt an jedem Gate kontrolliert.
Früher mussten Projektmanager diese gesammelten Informationen aus in Excel vorgehaltenen Daten manuell konsolidieren, eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe. Standard-Projekttemplates mit vorausgefüllten Ressourcen-, Kosten- und Lieferobjektplänen in Sciforma vereinfachen die Planung jetzt erheblich. Anhand der auf einer gemeinsamen Plattform konsolidierten Kostenprognosen und Ressourcenbedarfe lässt sich zudem die Rentabilität von Projekten, die bei Gate-Reviews regelmäßig überprüft wird, sehr viel einfacher abschätzen.
“Wir konnten den Zeitaufwand für die Vorbereitung unserer Review Meetings um zwei Drittel reduzieren. Damit arbeiten wir nicht nur effizienter, wir können die Meetings zudem sehr kurzfristig vorbereiten und dafür aktuellste Daten nutzen.”
Gabriel Kretzschmar
Projektmanager, Gravotech
Informationen als Grundlage für Phase-Gate-Entscheidungen
Projektmanager können jetzt ohne Aufwand verlässliche und umfassende Informationen für Entscheidungsträger in Unternehmen bereitstellen. Damit versetzen sie sie in die Lage, Produktentwicklungen je nach verfügbaren Kapazitäten ihrer Ressourcen anzustoßen oder abzulehnen.
Cédric Tuaillon nutzt die Daten aus Sciforma als Grundlage für seinen zweimonatlichen alle zwei Monate durchgeführten Abgleich der Ressourcenbedarfe der kommenden drei Monate mit den freien Kapazitäten und für die Konsolidierung der R&D Budgetprognosen für die nächsten drei Jahre.
“Zum ersten Mal haben wir eine konsolidierte, abgestimmte Sicht aller Beteiligten auf die Auslastung und Verfügbarkeit von Ressourcen, für jedes einzelne Team und nicht nur für einzelne Projekte. Das erleichtert die Steuerung und erlaubt es uns, Entscheidungen auf der Grundlage harter Daten zu treffen. Den wichtigsten Vorteil sehe ich darin, dass alle Teams direkt auf Zeitpläne und Fristen zugreifen können: Alle sind auf demselben Stand.”
Cédric Tuaillon
Leiter Research and Development, Gravotech
Nächste Schritte
Nachdem Gravotech dank Sciforma seine Projektplanung und -überwachung sowie sein Ressourcenmanagement optimiert hat, plant das Unternehmen jetzt, die Fähigkeiten des Tools für agiles Management zu implementieren.
Damit sollen dann R&D Projekte für die Gravursoftware von Gravotech verwaltet werden. Eine von mehreren, laufenden Initiativen zielt darauf ab, “Actions” in Sciforma auch zur Formalisierung von Workflows zu nutzen. Projektmanager können dazu Action-Listen erstellen, in denen spezifische Aufgaben wie beispielsweise die Minimierung von Risiken oder die Umsetzung von Änderungsanforderungen aufgelistet werden, die Einzelne oder Gruppen übernehmen sollen.
So lassen sich konkrete Probleme im Betrieb bearbeiten, ohne die Projektpläne übermäßig aufzublähen. Derzeit nutzen die Teamleiter und Projektmanager bei Gravotech Action-Boards, für das Ressourcenmanagement. In Zukunft sollen diese Boards auch Teammitgliedern zur Verfügung stehen, die damit einen besseren Überblick über anstehende Arbeiten gewinnen.
