Plattformen für kollaboratives Arbeitsmanagement (Collaborative Work Management-Plattformen) wurden in den letzten Jahren zu unverzichtbaren Tools für PMOs, die verschiedene Teams perfekt koordinieren wollen. CWM-Lösungen steigern nicht nur die Produktivität, sie ermöglichen auch eine wesentlich agilere Verfolgung und Umsetzung von Projekten. Sehen wir uns an, wie Unternehmen mithilfe einer Collaborative Work-Plattform die Projekt- und Aufgabenverfolgung agiler gestalten und für das gesamte Unternehmen enormen Mehrwert schaffen können.
Was sind Collaborative Work Management-Plattformen?
Kollaboratives Arbeitsmanagement (Collaborative Work Management) zielt darauf ab, dass Teammitglieder effektiver kommunizieren, schneller auf Informationen zugreifen und erfolgreich zusammenarbeiten können.
Laut Gartner, bieten Collaborative Work Management-Produkte “aufgabenspezifische Arbeitsbereiche, mit denen Endanwender ihre Arbeit planen, koordinieren und automatisieren können”.
Diese Softwarelösungen fördern die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglichen eine rasche Entscheidungsfindung und mehr Flexibilität in der Projektarbeit. Durch die Konsolidierung von Aufgaben, Zeitplänen und Ressourcen in einem zentralisierten Bereich können Unternehmen Silos aufbrechen und die Arbeiten zur Umsetzung von Projekten aufeinander abstimmen. Das versetzt die Teams in die Lage, sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
Eine CWM-Plattform bringt mehr Agilität
Für Projektorganisationen bedeutet die Einführung von CWM in der Regel einen entscheidenden Schritt hin zu mehr Agilität. Collaborative Work Management-Plattformen optimieren die Bearbeitung von Aufgaben und schaffen mehr Transparenz. Damit ermöglichen sie des den Teams, komplexe Aufgaben agil zu bewältigen. Sie fördern adaptive und dynamische Workflows für eine agile Aufgaben- und Projektverfolgung und reduzieren so die Bearbeitungszeiten von Projekten.
Mit solchen Kollaborationsplattformen schaffen Unternehmen auch eine Umgebung, in der Teams proaktiv Strategien anpassen, Ressourcen zuweisen und Prozesse optimieren können. Längerfristig fördert CWM eine Kultur des funktionsübergreifenden Engagements – ein entscheidender Faktor für beschleunigte Entscheidungsprozesse und die Anpassungsfähigkeit. Collaborative Work Management-Plattformen fördern ein auf kontinuierliche Verbesserung und Lernen ausgerichtetes Mindset im Unternehmen. Indem sie für Transparenz sorgen und eine offene Kommunikation fördern, begünstigen sie Rahmenbedingungen, die es erlauben, aus einem Projekt gewonnene Erkenntnisse in Folgeprojekten zu nutzen. Da CWM auf kontinuierliche Verbesserung abzielt, eignet es sich auch ideal zur Förderung von Innovation und einer Kultur des Experimentierens. Diese Anpassungsfähigkeit ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg in unserem derzeitigen wirtschaftlichen Umfeld, in dem die Ungewissheit als einzige Konstante erscheint.
Ein weiterer, entscheidender Vorteil von Collaborative Work Management-Plattformen ist die größere Flexibilität in der Aufgaben- und Projektverfolgung. Diese Agilität schafft die Voraussetzungen für in Echtzeit verfügbare Erkenntnisse zu erzielten Fortschritten in der Projektbearbeitung und zu Dynamiken in Projekten – exakt das, was Entscheidungsträger benötigen. Außer mehr Transparenz in der Verfolgung einzelner Aufgaben gewährleistet das agile Tracking auch, dass Meilensteine in Projekten so festgelegt werden, dass sie den übergeordneten Zielen des Unternehmens gerecht werden.
Wichtige Colaborative Work Management-Funktionen für das agile Verfolgen von Projekten und Aufgaben
Damit sie das Versprechen einer flexibleren Projekt- und Aufgabenverfolgung einlösen können, sollten Plattformen für kollaboratives Arbeitsmanagement folgende Funktionen bieten:
- Zentralisierung aller projektbezogenen Informationen in einem digitalen Bereich;
- integrierte Automatisierungs- und Produktivitätsfunktionen zur Beschleunigung der Arbeit;
- Erfassen, Verwalten und Nutzen von Informationen über sämtliche Business Cases, Projekte, Programme, Portfolios, Arbeitsaufgaben etc. hinweg;
- Unterstützung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams an unterschiedlichen Standorten ohne Zeitverzögerungen;
- Bereitstellung dedizierter Arbeits- und Kollaborationsbereiche mit Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten;
- Verwalten von Arbeitselementen und Aufgaben aus verschiedenen Perspektiven (z. B. Auftraggeber vs. Beauftragter, Projektmanager vs. Ressourcenmanager);
- alle Berechtigten können Projekte, Aufgaben, Änderungen, Probleme, Ereignisse, Feature Requests etc. verfolgen;
- Möglichkeiten zur schnellen und flexiblen Anpassung von Projekten und Aufgaben.
Außerdem empfiehlt es sich, eine Plattform zu wählen, die verschiedene Projektportfoliomanagement-Frameworks unterstützt, einschließlich Agile. Eine Partnerschaft mit einem Softwareanbieter ist ein langfristiges Unterfangen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Anforderungen erfüllt werden!
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