Projektabwicklung in fünf Schritten
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- In klassischen, linearen Projektmanagementmethodiken werden Projekte meist in fünf einzelne Phasen unterteilt: Projektvorbereitung, Planung, Durchführung, Überwachung und Projektabschluss.
- Der erfolgreiche und fristgerechte Abschluss jeder dieser Phasen ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg und den ROI eines Projektes.
Das Project Management Institute (PMI) unterteilt den Lebenszyklus eines Projektes in fünf spezifische “Prozessgruppen”, die eine nach der anderen bearbeitet werden müssen. Die Best Practices der Branche legen fest, dass Projekte nur dann erfolgreich gesteuert und abgeschlossen werden können, wenn sie diese fünf Phasen (Projektvorbereitung, Planung, Durchführung, Überwachung und Projektabschluss) durchlaufen. Betrachten wir sie im Folgenden einmal genauer.
Projektvorbereitung
Als ersten Schritt auf dem Weg von der Projektidee zum fertigen Produkt, Service oder System definiert das PMI die Vorbereitungsphase. In dieser Phase müssen der Business Case ausgearbeitet und die Grundidee hinter dem Projekt, die Herausforderungen und Chancen, die damit einhergehen, die strategischen Vorgaben, denen es entspricht, seine Ziele, seine Inhalte, das geschätzte Budget und die Zeitplanung umfassend beschrieben werden. Die Ergebnisse werden in einem Projektauftrag zusammengefasst. Er erleichtert die Kommunikation mit den Beteiligten und Verantwortlichen, die das Projekt letztlich genehmigen müssen.
Teil der Projektvorbereitung ist auch die formale Benennung der Projektmanager und der wichtigsten Teammitglieder sowie ihrer jeweiligen Aufgaben. Dagegen werden in der Projektvorbereitung noch keine spezifischen, technischen Details zu Anforderungen oder Lieferobjekten festgelegt.
Projektplanung
In der Vorbereitungsphase wurde der Projektumfang grob umrissen. In der sich daran anschließenden Planungsphase werden die Details betrachtet. Projektmanager müssen die Projektinhalte, die Projektbeschreibung mit einer Zusammenfassung, die wichtigsten Meilensteine sowie Kostenkalkulationen und Zeitpläne ausarbeiten. Auf dieser Basis entsteht der Durchführungsplan, in dem Projektinhalte, Kosten- und Zeitpläne mit eindeutig beschriebenen Ausgangswerten festgelegt werden. Die Ausgangswerte dienen als Bezugspunkte für die Überwachung und Nachverfolgung der in den folgenden Phasen erzielten Fortschritte.
Alles zusammen ergibt eine Roadmap. Wichtig ist, dass diese Roadmap auch Vorkehrungen und Strategien für außerplanmäßige Ereignisse (also für Risiken) beinhaltet. Außerdem stellt sie ein Management-Framework für das Projekt bereit, mit Mechanismen für die Steuerung, Kommunikation, Reporting, Qualitätskontrolle und andere Aufgaben.
Zudem formalisieren Projektmanager in der Planungsphase den detaillierten Zeitplan bis zur Fertigstellung, eine Struktur zur Beschreibung einzelner Aufgaben, die Definition spezifischer, messbarer Ziele und eine Auflistung sämtlicher technischen Anforderungen.
Mit dem Abschluss der Planungsphase sollten Projektmanager und das Projektteam eine klare Vorstellung davon haben, welchen Erfolg sie anstreben und welche wesentlichen Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss erfüllt sein müssen. In den meisten Fällen ist die Projektplanungsphase die bei Weitem längste und schwierigste im gesamten Prozess.
Projektdurchführung
Vorbereitung und Planung sind zweifellos wichtige Phasen im Projektmanagement. Echte Ergebnisse liefern die Projektaktivitäten und Investitionen Ihres Unternehmens allerdings erst, nachdem die eigentliche Projektarbeit erledigt wurde! Dies geschieht in der Durchführungsphase. Basierend auf der Roadmap, dem Zeitplan und sämtlichen weiteren Plänen, die der Projektmanager zum Ende der Planungsphase kommuniziert hat, beginnen jetzt die verschiedenen Mitglieder des Projektteams mit ihrer Arbeit an den Lieferobjekten. Obwohl Projektmanager üblicherweise nicht selbst an der Produktion von Lieferobjekten mitwirken, spielen sie eine wesentliche Rolle in dieser Phase. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass der vorgegebene Weg zur Fertigstellung der Lieferobjekte eingehalten wird. Dazu müssen sie das Team managen, mögliche Missverständnisse oder Konflikte auflösen, eine die Zusammenarbeit fördernde Atmosphäre pflegen, das Engagement aller Beteiligten aufrechterhalten und effiziente Arbeitsabläufe gewährleisten. Eine der größten Herausforderungen für das Projektmanagement während der Durchführungsphase ist die Umsetzung von Änderungswünschen von Beteiligten – das können Projektträger, Kunden oder Projekteigner sein. Typischerweise verschlingt die Durchführungsphase den größten Teil des gesamten Projektbudgets.
Projektüberwachung und Controlling
Aber selbst wenn alle Mitglieder des Projektteams ihre Arbeit leisten, garantiert dies kein erfolgreiches Projekt. Projektmanager müssen dafür sorgen, dass die Initiative die gestellten Anforderungen erfüllt und den geforderten Nutzen für das Unternehmen erzielt.
Dafür überwachen Sie engmaschig die Fortschritte in der Durchführung, bewerten die Leistung und die Übereinstimmung mit den Zielen und Vorgaben und korrigieren den Kurs wo nötig.
Sie müssen dazu auch eine Reihe von Kennzahlen und wichtigen Leistungsindikatoren in verschiedenen Bereichen verfolgen: die tatsächlichen Kosten und die Nutzung von Ressourcen mit Kalkulationen und dem Budget abgleichen, die fristgerechte Erledigung von Aufgaben sicherstellen, darauf achten, dass Lieferobjekte für Qualitätsprüfungen und möglicherweise für Gate Reviews bereitstehen, Verbindungen zu anderen Projekt- oder Ressourcenmanagern aufnehmen, um die Auswirkungen von Verzögerungen in anderen, mit ihrem Projekt zusammenhängenden Initiativen frühzeitig zu erkennen, und vieles mehr.
Die Überwachungs- und Controlling-Phase läuft parallel zur Projektdurchführung.
Projektabschluss
Der Name sagt es: In dieser Phase geht es darum, das Projekt nach der Übergabe der Lieferobjekte und deren Abnahme durch den Kunden formal abzuschließen. Zu oft wird die Bedeutung dieses letzten Schritts unterschätzt. Das führt dazu, dass Unternehmen nicht alle Aufgaben korrekt zu Ende führen: Verträge mit externen Ressourcen werden nicht beendet, Daten werden nicht archiviert etc. In dieser Phase findet in der Regel auch ein formales Abschlussmeeting mit dem Team statt, bei dem der Projektverlauf und die erbrachte Leistung rückblickend analysiert und die gemachten Erfahrungen in einem Verzeichnis zusammengetragen und archiviert werden. Dieses Verzeichnis steht anderen Projektmanagern für neue Initiativen in der Zukunft zur Verfügung. Außerdem wird ein ausführlicher, zusammenfassender Bericht erstellt. Und, vielleicht das Wichtigste überhaupt: Vergessen Sie nicht, den Projektabschluss gebührend mit Ihrem Team zu feiern!
