Die alten Hasen erinnern sich vielleicht noch an die Zeiten, in denen eine informelle E-Mail an die Kollegen, den Projektstart markierte. In den meisten Organisationen geht es jedoch ab einer gewissen Reife nicht mehr so locker zu. Sobald Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, sind durchdachte Systeme gefragt, die weit über die E-Mail-Ketten aus den guten alten Zeiten hinausgehen. Wichtige Komponenten dieser Systeme sind insbesondere Rahmenbedingungen für die Bewertung, Auswahl und Durchführung von Projekten. Das trägt auch dazu bei, dass Ihr Unternehmen agil und effizient bleibt, ohne die langfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren. Ob dazu ein klassisches Projektportfoliomanagement (PPM) ausreicht oder schon Enterprise-PPM (EPPM) notwendig ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab.
Klassisches PPM – Definition
Projektportfoliomanagement verschafft Project-Management-Offices (PMOs) einen übergeordneten Überblick darüber, wie sich einzelne Projekte auf eine Abteilung oder kleine Organisation auswirken. PPM-Tools und PPM-Software unterstützen PMO-Mitarbeiter bei der Auswahl, Umsetzung und Analyse parallel laufender Projekte. PPM-Verantwortliche stellen auch sicher, dass Projekt- und Abteilungsleiter über die notwendigen Ressourcen, Zeit und Kooperationsmöglichkeiten verfügen.
Enterprise-PPM für Unternehmen
Wenn Unternehmen wachsen, entstehen typischerweise unterschiedliche Abteilungen zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz. Während diese Abteilungsstruktur den notwendigen Fokus bietet und Know-how an den gewünschten Stellen zusammenbringt, können sich diese Bereiche unbeabsichtigt zu isolierten Silos entwickeln. Wahre organisatorische Stärke entsteht allerdings aus funktionsübergreifender Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Eine häufige Herausforderung beim Unternehmenswachstum besteht außerdem darin, Projekte effizient und im Einklang mit den Unternehmenszielen zu halten. In solchen Fällen benötigen Sie mehr als nur PPM-Teams – Sie brauchen einen Portfoliomanager für alle Projektportfolios. Genauer gesagt benötigen Sie Enterprise-PPM für eine fundierte Projektanalyse und Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass jedes Projekt dem übergeordneten Ziel folgt.
Enterprise-PPM vs. PPM für kleine Teams
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Enterprise-PPM und PPM für kleinere Teams liegt in den technologischen Anforderungen. Beispielsweise können Ressourcenmanager den Bedarf eines Projekts schnell ermitteln, wenn nur eine bestimmte Abteilung involviert ist. Enterprise-PPM-Software ist in diesem Kontext zwar praktisch, wird aber erst so richtig essenziell, wenn mehrere Abteilungen und C-Level-Führungskräfte beteiligt sind. Ohne Software wird eine klare und präzise Kommunikation oder auch der Datenabruf zunehmend schwieriger.
Mit dem Unternehmen wächst demnach auch die Bedeutung klar definierter Rollen für jedes Teammitglied. Projektmanager benötigen Klarheit darüber, wann sie mit Projektportfoliomanagern interagieren müssen, die wiederum Klarheit darüber brauchen, was Enterprise-PPM-Verantwortliche von ihnen erwarten. Ohne eine durchdachte Aufteilung von Mitarbeitern und Abteilungen in sinnvolle Rollen, riskieren Sie, einzelne Mitarbeiter zu überlasten, während andere nicht ausgelastet sind. Außerdem könnten funktionale Redundanzen entstehen, die der Effizienz abträglich sind.
EPPM & PPM teilen Ziele und Methoden
Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein Projektmanagementbüro verfügt, sind Sie auf dem besten Weg zur Implementierung eines EPMOs. Sie haben wahrscheinlich bereits Kompetenzen in der Auswahl sinnvoller Projekte, der Priorisierung dringender Vorhaben, der effizienten Ressourcenallokation und der Sammlung wichtiger Daten entwickelt.
Die Skalierung Ihrer PPM-Abteilung auf Enterprise-Niveau erfordert die richtigen Enterprise-PPM-Tools und den passenden Ansatz. Behalten Sie bewährte Prozesse bei, stellen Sie aber sicher, dass diese auch nach der Skalierung noch sinnvoll sind. Sprechen Sie mit Ihren Projektportfoliomanagern und Abteilungsleitern über den Austausch wichtiger Informationen, um Transparenz zu gewährleisten. Vor allem sollten Sie den Ton für die Zukunft des Unternehmens setzen. Kultur ist erlerntes Verhalten.
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