Was ist ein PPM-Tool?

Alles was Sie über Projektportfoliomanagement-Software müssen

Wichtige Erkenntnisse:

  • Während Projektmanagement-Tools und kollaborative Arbeitsmanagement-Plattformen gezielt Schwachstellen lösen und das Management von Aufgaben und Projekten verbessern können, hilft die Projektportfoliomanagement-Software Unternehmen und PMOs dabei, Verbesserungen auf der Ebene des Portfolios voranzutreiben.
  • Tools für das Projektportfoliomanagement unterstützen Sie bei der Optimierung der organisationsweiten Projektauswahl, des Ressourcen- und Budgetmanagements, der Planung und Verfolgung von Aktivitäten, der Teamkommunikation und -zusammenarbeit und mehr.
  • Was genau ist ein PPM-Tool? Grundsätzlich wird ein Projektportfoliomanagement-Tool als eine Software definiert, mit der ein oder mehrere Aspekte des Projektmanagements verwaltet werden können. Aber was bedeutet das für Sie? Kommen wir zu dem, was für Sie wirklich wichtig ist: Welche Arten von PPM-Plattformen stehen Ihnen zur Verfügung, was können sie für Ihr PMO oder Ihre Organisation tun, wie funktionieren sie und wie können Sie Ihr Tool optimal nutzen?

Der Unterschied zwischen Projektmanagement-, Arbeitsmanagement- und Projektportfoliomanagement-Software

Projektmanagement-Tools

PM-Lösungen sind Softwares, mit der Projektmanager und ihre Teams einzelne Projekte verwalten können. Sie erleichtern die Verwaltung und Ausführung einer ganzen Reihe verschiedener Aktivitäten, z. B. Projektplanung, Fortschrittsverfolgung und Berichterstellung oder Aktivitätsüberwachung.

Wie? Erstens durch Zentralisierung und Konsolidierung projektbezogener Daten, um den Projektmanagern einen Überblick über den Projektstatus und den Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt zu geben. Zweitens durch die Automatisierung von Aufgaben mit Intelligenz. Planungs- und Verfolgungsaufgaben werden maschinengestützt oder sogar automatisiert. Mitarbeiter sparen so viel wertvolle Zeit und gleichzeitig wird das Fehlerrisiko minimiert. Schließlich bieten die Projektmanagement-Tools Standardvorlagen für Dokumente, Diagramme und Auswertungen, mit denen die Konsistenz von einem Projekt zum nächsten verbessert werden kann.

Kollaborative Arbeitsmanagement-Plattformen

Wie Gartner es ausdrückt: „Der Markt für kollaboratives Arbeitsmanagement besteht aus Anbietern, die vorgangsgesteuerte Arbeitsbereiche anbieten, die Geschäftsbenutzer bei der Arbeitsplanung und -ausführung unterstützen. Sie kombinieren Aufgaben-, Projekt-, Workflow- und Automatisierungsfunktionen mit Konversationen, Veröffentlichung von Inhalten, Berichten, Analysen und Dashboards.“

Diese Art von Software bietet normalerweise gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche und Funktionen für die gemeinsame Problemlösung und Entscheidungsfindung, die die Qualität der Interaktionen und die Leistung der Projektteams erheblich verbessern können. Insgesamt können Arbeitsmanagement-Plattformen die Teamproduktivität erheblich steigern und sind in der Regel leicht zugänglich (sowohl hinsichtlich der Preisgestaltung als auch der Benutzerfreundlichkeit für technisch weniger versierte Benutzer).

Projektportfoliomanagement-Lösungen

Die Projektportfoliomanagement-Software vereint normalerweise die projektorientierten Funktionen von Projektmanagement-Tools mit den kollaborativen Funktionen von kollaborativen Plattformen… und es geht noch viel weiter.

Projektmanagementbüros stoßen normalerweise auf die Einschränkungen von PM-Tools, wenn eine erhöhte Aktivität und Komplexität eine übergeordnete Koordination und Konsolidierung erfordern. Projektmanagement-Software kann einen großen Beitrag zur Optimierung der Bereitstellung einzelner Projekte leisten, hat jedoch Probleme, wenn es darum geht, mehrere Projekte mit gegenseitigen Abhängigkeiten zu koordinieren. Die Tools für die kollaborative Arbeit enthalten möglicherweise einige grundlegende projektübergreifende Funktionen zur Ressourcen- und Budgetverwaltung sowie Analysefunktionen auf Programmebene. Sie sind jedoch auch nicht für die effektive Verwaltung ganzer Projektportfolios ausgelegt.

Dies ist der Grund, warum sich die meisten Projektmanagementbüros letztendlich ausgereiften PPM-Lösungen zuwenden. Diese Mehrzweckverwaltungsplattformen bieten eine leistungsstarke Datenbank für alle Arten von projektbezogenen Daten und Informationen im gesamten Unternehmen und bieten umfassende Funktionen, um die Verwaltung jedes Schritts in jeder Phase des Projektlebenszyklus zu erleichtern. Noch wichtiger ist, dass sie Ihnen bei der Durchführung des eigentlichen Managements auf Portfolioebene helfen, indem sie die Punkte verbinden. PPM-Plattformen sollen projekt- und funktionsübergreifende Abhängigkeiten und Verknüpfungen sichtbar machen und ein ganzheitliches Management der Projektaktivitäten ermöglichen. Sie ermöglichen PMOs auch, die Auswirkungen von Projekten auf die strategische Leistung der Organisation zu erkennen und zu verwalten.

Wie Tools für das Projektportfoliomanagement die Projektauswahl verbessern

Das Management von Projektideen und -anforderungen ist zweifellos eine der kritischsten Phasen des PPM-Prozesses. Es ist der Schlüssel, um es richtig zu machen, da Investitionen in die falschen Projekte gleichbedeutend mit einer Verschwendung wertvoller Zeit und Ressourcen sind. In dieser Hinsicht kann ein solides PPM-Tool mit Funktionen zum Verwalten von Projektideen und -anforderungen wirklich dazu beitragen, den Wert und die Rendite von Projektinvestitionen zu maximieren.

Die PPM-Software konsolidiert alle Projektideen und -anforderungen im gesamten Unternehmen an einem einzigen Ort und stellt sie nebeneinander. Dabei werden gemeinsame Beschreibungsformate und Bewertungssysteme verwendet, um dem PMO dabei zu helfen, die vielversprechendsten zu erkennen. Die Bewertungskriterien sind vollständig anpassbar, damit Sie das System an das anpassen können, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist.

Wenn die Projektanforderungen zentralisiert, bewertet und eingestuft werden und mögliche Abhängigkeiten und Einschränkungen zwischen ihnen materialisiert werden, wird es für das PMO und andere relevante Stakeholder viel einfacher, die vorgeschlagenen Ideen zu überprüfen und die besten auszuwählen. Der gleiche objektive, faktenbasierte Ansatz kann dann dazu beitragen, zu bestimmen, welche Projektanträge und Initiativen Vorrang haben sollten.

Wichtig ist, dass bei der Bewertung des potenziellen Werts von Projekten und Portfolios immer auch Risikoüberlegungen berücksichtigt werden. Und PPM-Tools unterstützen das auch. Mithilfe von Risikomanagementfunktionen können mögliche Risiken, die mit einer Projektidee oder einem Geschäftsfall verbunden sind, von Anfang an erkannt und anschließend während der Ausführungs- und Bereitstellungsphase neu bewertet werden. Für Projektmanager und PMO-Teams bedeutet dies, dass es möglich wird, Strategien zur Risikoprävention und -minderung zu entwickeln und umzusetzen. Die Risikobewertung und das Risikomanagement können auch auf Portfolioebene durchgeführt werden, um das Gesamtrisikoprofil zu optimieren.

Eine gute Projektportfoliomanagement-Lösung sollte n-zu-n-Verbindungen zwischen Ideen, Projektanträgen und Projekten herstellen, damit Sie sich ein umfassendes Bild über den Lebenszyklus des Projektportfolios machen können. Darüber hinaus ermöglichen PPM-Tools die Neubewertung und Priorisierung aktiver Projekte während der Ausführungsphase, um Änderungen in der Marktlandschaft, der strategischen Ausrichtung oder der organisatorischen Situation Rechnung zu tragen. Oder einfach um bei unerwarteten Ereignissen Kurskorrekturen vorzunehmen!

Ein Projektportfoliomanagement-Tool zum Planen, Verfolgen und Berichten auf Portfolioebene verwenden

Die PPM-Software bietet PMOs eine zentrale Plattform, um eine Sammlung von Projekten unter Berücksichtigung ihrer wechselseitigen Beziehungen zu planen. Durch eine ordnungsgemäße Planung und Terminierung können PMOs ein solides Fundament für ihre Projekte schaffen. Intelligente Planungsfunktionen können die beste Option empfehlen, wobei Erfahrungen aus früheren Projekten sowie Prognosen zur Ressourcenkapazität (einschließlich des geplanten Ressourcenverbrauchs für andere Projekte) berücksichtigt werden. Ziel ist es, Projekt- und Portfoliomanagern einen umfassenden Überblick über die gesamte Projektpipeline zu geben, bei der Erstellung realistischer und zuverlässiger Roadmaps zu helfen und Konflikte und Engpässe auf Programm- oder Portfolioebene oder sogar programm- und portfolioübergreifend zu vermeiden.

Die Software für das Projektportfoliomanagement spielt auch eine wichtige Rolle bei der Überwachung des Fortschritts in den verschiedenen Projektphasen. Sie enthält Echtzeitaktualisierungen zum Projektzustand und -status sowie wertvolle Erkenntnisse, um die Durchführung zu verstehen, zu analysieren und zu verwalten. Da Projektfachleute wissen, ob ihre Initiativen auf dem richtigen Weg für einen erfolgreichen Abschluss sind, können sie sich auf die Projekte konzentrieren, die besondere Anstrengungen und Maßnahmen erfordern.

Schließlich bietet ein PPM-Tool konsolidierte Dashboard- und Berichtsvorlagen, mit denen PMOs den Führungskräften wichtige Zusammenfassungen des Projektfortschritts sowie KPIs und wichtige finanzielle oder strategische Kennzahlen zur besseren Verbindung der Daten mit den Prioritäten des Unternehmens zur Verfügung stellen können.

Optimierung der Zuweisung und Nutzung finanzieller und produktiver Ressourcen dank einer Projektportfoliomanagement-Lösung

PPM-Plattformen verfügen über Funktionen und Fähigkeiten, mit denen das Personalmanagement verbessert werden soll. Diese Funktionen wurden speziell entwickelt, um sowohl Projektmanagern als auch Ressourcenmanagern eine bessere Verteilung, Zuweisung und Zuteilung der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zu ermöglichen, um auf Portfolioebene einen maximalen Wert zu erzielen. Alle Ressourceninformationen sind in der Plattform zentralisiert, was die Möglichkeit bietet, nach Attributen (Rolle, Kompetenzen und Qualifikationen, Kostenstelle usw.) zu sortieren und zu filtern und alle geplanten Zuteilungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen auf einen Blick zu erkennen. Dank dieser konsolidierten Sicht auf Attribute und Kapazität wird es möglich, die richtige Ressource mit den richtigen Aufgaben und den richtigen Projekten abzustimmen, um sie an den Prioritäten des Portfolios auszurichten. Die PPM-Funktionen erkennen auch eine Über- und Unterzuteilung von Schlüsselressourcen und ermöglichen es den Ressourcenmanagern, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um die bestmögliche Ressourcenauslastung sicherzustellen.

In ähnlicher Weise helfen die von den Projektportfoliomanagement-Plattformen bereitgestellten Funktionen für das Budget- und Kostenmanagement den Projekt- und Portfoliomanagern, ihre Projektbudgets optimal zu nutzen. Die Möglichkeit, Kosten und Ausgaben in Echtzeit anhand der Budgetbasispläne zu verfolgen, Überschreitungen zu antizipieren, bevor sie auftreten, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen und bei Bedarf anzupassen, ermöglicht es, finanziell gesunde Projektportfolios aufzubauen und zu pflegen. Da eine PPM-Plattform bei der Analyse und Berechnung des potenziellen ROI und Werts einzelner Projekte und Portfolios hilft, kann das PMO sicherstellen, dass die Verteilung der Mittel auf Projekte und Initiativen den Wert für das Unternehmen maximiert.

Eine Plattform für das Projektportfoliomanagement, um die projektübergreifende Kommunikation zu erleichtern und die Zusammenarbeit im Team zu fördern

Wie die oben beschriebenen Plattformen für das kollaborative Arbeitsmanagement bietet auch die Projektportfoliomanagement-Software Kommunikationskanäle und Mechanismen für den Informationsaustausch, um Projektteams und andere Stakeholder bei der effektiven Zusammenarbeit zu unterstützen. Gemeinsame Arbeitsbereiche, „soziale“ Funktionen, mit denen Projektmanager und Teammitglieder Kommentare und Notizen zu Arbeitselementen hinzufügen und Benachrichtigungen und Erinnerungen senden können, öffnen die Tür für sofortige, nahtlose Interaktionen. Neben der Zeiteinsparung (Reduzierung der Anzahl der Meetings, die vermieden werden könnten, Reduzierung des Zeitaufwands für die Kontaktaufnahme mit Personen, die herkömmliche Kanäle nutzen, um bestimmte Informationen zu erhalten, weniger E-Mail-Threads), verbessert die Fähigkeit zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Tool die Qualität und Relevanz von Interaktionen. Es geht wirklich darum, Menschen zu befähigen, sich an kollektiven Ideen zu beteiligen und gemeinsam Probleme zu lösen - mit anderen Worten, die kollektive Intelligenz zu nutzen. Und dies trägt wirklich zur Bildung hochwirksamer Projekt- und Portfolioteams bei. Insbesondere Agile managementorientierte Funktionen wie Kanban-Ansichten und Boards bieten einen Rahmen für die sprintbasierte Arbeit in kleinen, befähigten Teams, die häufig zu hervorragenden Ergebnissen führen.

Kurz gesagt, die Projektportfoliomanagement-Tools bieten eine Reihe von Funktionen, mit denen das PMO und die Projektteams einen umfassenden Überblick über alle Informationen, Prozesse und Aktivitäten auf der Ebene des Portfolios erhalten, einschließlich Verknüpfungen und Abhängigkeiten zwischen Projekten. Das ultimative Ziel solcher unternehmensweiter Systeme besteht darin, Entscheidungsträgern dabei zu helfen, zu bestimmen, wo Zeit, Budget und Ressourcen des Unternehmens investiert werden müssen, um die Rendite zu maximieren und anvisierte Geschäftsziele zu erreichen. Schließlich kann moderne Projektportfoliomanagement-Software an andere Unternehmenssystemen (z. B. ERPs) angebunden werden, um die Datenerfassung und -aggregation zu erleichtern.

Best Practices, um das Beste aus einem Projektportfoliomanagement-Tool herauszuholen

Stellen Sie sicher, dass Sie das beste Projektportfoliomanagement-Tool für Ihr Unternehmen auswählen. Die Lösung Ihrer Wahl sollte die spezifischen Herausforderungen Ihres PMO erfüllen und Kernfunktionen bereitstellen, die auf Ihre dringendsten PPM- und Geschäftsanforderungen abgestimmt sind.

Wenn Sie noch kein Project Management Office (PMO) haben, sollten Sie eines einrichten, um die Verwaltung von Projekt und Portfolio zu konsolidieren und zu standardisieren. Mit Vogelperspektive auf projektbezogene Aktivitäten und einem soliden Verständnis der Geschäftsstrategie und -prioritäten ist ein PMO mit Unterstützung Ihres neuen PPM-Tools eine enorme Hilfe bei der Optimierung des Managements auf Portfolioebene.

Formulieren Sie eine solide Change-Management-Strategie: Die Einführung eines Projektportfoliomanagement-Tools in Ihrem Unternehmen wird die tägliche Arbeit der Teams in gewissem Maße stören. Dies wird wahrscheinlich eine Reihe von Fragen aufwerfen. Sie müssen sicherstellen, dass Projektmanager, Teammitglieder und alle Beteiligte einfachen Zugriff auf Support und Ressourcen haben, um den Übergang zu erleichtern. Dies vereinfacht und beschleunigt die Einführung Ihres neuen Tools und ermöglicht Ihren Mitarbeitern, es so effektiv wie möglich zu nutzen.

Entwickeln und erweitern Sie Ihr PPM-Tool im Laufe der Zeit: Aktivieren Sie neue Funktionen, um sie an die Entwicklung der PPM-Reife im gesamten Unternehmen anzupassen oder um neue Bereiche zu optimieren. Erweitern Sie die Verwendung Ihres Tools nach Bedarf auf neue Abteilungen und Einheiten. Dazu ist es wichtig, eine skalierbare und flexible PPM-Plattform auszuwählen, die Sie auf Ihrem Weg unterstützen kann.

Eine Projektportfoliomanagement-Software wird speziell entwickelt, um Portfoliomanagern und PMOs alles zu bieten, was sie benötigen, um das Management von Aktivitäten zu optimieren und den Mehrwert von Projektportfolios auf Unternehmensebene zu maximieren. Während Projektmanagement-Tools dabei helfen, die Projekte richtig zu machen, gehen PPM-Lösungen noch einen Schritt weiter und bieten Ihnen die Möglichkeit, die richtigen Projekte zu realisieren - und sie trotzdem richtig zu machen.

Sie müssen jedoch wirklich dafür sorgen, dass das von Ihnen ausgewählte, erworbene und implementierte Projektportfoliomanagement zu Ihrer Organisation passt, um alle Vorteile nutzen zu können.

 

Weitere Ressourcen zur Projektportfoliomanagement-Software:

 

Die Rolle des PMOs

 

Isabelle Bouscatie

Mit vielen Jahren Erfahrung als EMEA Marketing Managerin ist Isabelle derzeit verantwortlich für Sciformas Kundenmarketing und globale Veranstaltungen. Sie fühlt sich in der dynamischen, schnelllebigen digitalen Umgebung von Sciforma wohl und genießt Ihre Arbeit im direkten Kontakt mit Kunden, was ihr dabei hilft, mit den PPM-Herausforderungen in Unternehmen Schritt zu halten.