Wie PMOs die Effektivität unterstützen und steigern?

Richten Sie ein Projektmanagementbüro ein, um die Effektivität eines Unternehmens zu verbessern!

Das Arbeiten auf höchstem Niveau ist ein zentrales Anliegen für alle Organisationen – sowohl Unternehmen als auch gemeinnützige Organisationen. Da unsere Umgebungen und Märkte immer wettbewerbsintensiver werden und das Personal immer mehr beansprucht wird, kann es sich niemand mehr leisten, Zeit und Energie zu verschwenden oder einfach nur nach dem Wind zu pfeifen.

In der Praxis kann es jedoch eine Herausforderung sein, herauszufinden, wo man anfangen sollte, um die Effektivität der Organisation zu unterstützen und zu steigern. Dies erfordert die Optimierung jedes Aspekts auf jeder Ebene des Unternehmens und die Sicherstellung, dass alle Teile zusammenpassen und gut zusammenarbeiten.

Die Notwendigkeit eines Mikro- und Makrofokus erfordert eine vielseitige, funktionsübergreifende Rolle. Und das ist nur die Definition eines Projektmanagementbüros. Ein PMO fungiert als Drehscheibe für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit den Initiativen, Projekten und Portfolios einer Organisation. In dieser Funktion kann es eine Vielzahl von Faktoren optimieren, die die Gesamteffektivität eines Unternehmens bestimmen. Lassen Sie uns die vielen Gründe erforschen, warum ein PMO für projektorientierte Unternehmen, die die organisatorische Effektivität verbessern wollen, ein Schlüsselelement darstellt.

Definition der Effektivität einer Organisation

Organisatorische Effektivität: Der Begriff ist so weit gefasst, dass er schwer greifbar sein kann. Betrachten wir eine grundlegende Definition: „Organisatorische Effektivität beschreibt das Konzept, wie effektiv eine Organisation die Ergebnisse erreicht, die die Organisation erzielen möchte.“

Das kann bedeuten, die angestrebten Ziele zu erreichen, die gewünschten finanziellen Ergebnisse zu erzielen, schnell und effizient zu produzieren, Verschwendung zu begrenzen, die Geschäftsstrategie erfolgreich umzusetzen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, das Überleben des Unternehmens zu sichern und es für die Zukunft zu positionieren, Aktivitäten zu unterstützen, die sowohl für Kunden und Aktionäre Wert schaffen, und so weiter.

Um Effektivität zu erreichen, muss man also an vielen verschiedenen Fronten arbeiten.

Die Bestandteile von Effektivität

Versuchen wir, dieses Konzept der Effektivität aufzuschlüsseln, um es leichter zu verstehen. Wie können Sie als Organisation die Chancen maximieren, Ihre Ziele zu erreichen?

  • Einer gut funktionierenden Organisation liegt in erster Linie ein ordentlicher Haushalt zugrunde, in dem alles am richtigen Ort ist und in dem die verschiedenen Bereiche des Geschäfts gut aufeinander abgestimmt sind — das nennen wir organisatorische Ausrichtung.
  • Eine effektive Organisation zeigt eine hohe Leistung bei der Erreichung ihrer Ziele. Ein starkes Betriebsmodell sollte über Mechanismen verfügen, mit denen die Qualität und Leistung von Arbeiten und Prozessen bewertet, überarbeitet und korrigiert werden können.
  • Effizienz ist die Voraussetzung für Effektivität. Organisationen bemühen sich, die begrenzten finanziellen, technischen und personellen Ressourcen bestmöglich zu nutzen und deren Potenziale voll auszuschöpfen. Wie wir sehen werden, sind Daten zu einem weiteren wichtigen Vermögenswert für heutige Unternehmen geworden und sollten auch richtig genutzt werden.
  • In einer Welt, in der sich von Tag zu Tag alles ändert, sollte Effektivität als dynamischer Begriff angesehen werden. Eine Organisation muss in der Lage sein, schnell zu wachsen, zu reifen und sich anzupassen, um den Überblick zu behalten und an der Spitze zu bleiben — das bedeutet organisatorische Agilität.

Ein PMO kann tatsächlich einen großen Beitrag zum Erreichen von organisatorischer Ausrichtung, Leistung, Effizienz und Agilität leisten. Aus diesem Grund kann und wird ein Projektmanagementbüro die organisatorische Effektivität aus jeder Perspektive maximieren.

Ein PMO fördert die organisatorische Ausrichtung

Standardisierung für eine verbesserte Koordination

Zu den Aufgaben des PMOs gehört es, die Organisation so zu gestalten, dass sie effektiv ist. Ein Projektmanagementbüro strukturiert Arbeiten und Prozesse im gesamten Unternehmen und definiert die optimalen Bedingungen dafür, wie, wo und wann die Projektarbeit erledigt wird.

Zu diesem Zweck richten PMOs ein Governance-System ein und definieren die Verantwortlichkeiten zwischen den Stakeholdern. Sie rationalisieren und standardisieren Prozesse anhand von Best Practices. Sie erstellen und verbreiten Vorschriften, die jedes Team und jede Abteilung befolgen muss. Des Weiteren setzen sie diese gemeinsamen Standards im gesamten Unternehmen durch und stellen gleichzeitig sicher, dass der Betrieb nach Plan verläuft.

Organisationsübergreifende Transparenz

Ausrichtung und Konsistenz über die vielen beweglichen Teile hinweg, die eine Organisation ausmachen, können nur erreicht werden, wenn jedes Team und jeder Mitarbeiter sich seiner Rolle und seiner Verantwortung in Bezug auf das Gesamtbild voll bewusst ist.

Ein PMO fördert die Transparenz, vermeidet oder bricht Silos auf und stellt sicher, dass verschiedene Teams aus verschiedenen Bereichen an einem Strang ziehen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Da das PMO jedem Team zeigen und erklären kann, wie dessen Bemühungen zum Erreichen des Unternehmenswertes beiträgt, kann es das Engagement des Teams steigern und den Mitarbeitern ein Gefühl von Zweck und Leistung vermitteln.

Zu wissen, welche Art von Arbeit ausgeführt wird, wie und von wem sie ausgeführt wird, fördert auch die Rückverfolgbarkeit und Verantwortlichkeit und öffnet die Tür für die kontinuierliche Verbesserung von Modellen, Prozessen und dem gesamten Betrieb.

Strategieausrichtung

Kehren wir zu unserer Definition für organisatorische Effektivität zurück: „Erreichen der Ergebnisse, die die Organisation erzielen möchte“. Das bedeutet, dass die besten Arbeitssysteme und Lieferprozesse nichts nützen, wenn es eine Diskrepanz zwischen Strategie und Ausführung gibt.

Projektmanagementbüros bemühen sich, die strategisch am besten geeigneten Projekte und Initiativen auszuwählen und zu priorisieren. Sie stellen sicher, dass alle Anstrengungen aktiv diesen hochwertigen Initiativen dienen.

Sie können die Unternehmensorientierungen beleuchten und als Kommunikations- und Informationskanal zwischen Entscheidungsträgern und Betrieb fungieren. Sie sorgen dafür, dass Entscheidungen zeitnah weiter kommuniziert werden und dass das „Warum“, das „Was“ und das „Wie“ kommuniziert und verstanden werden, damit die Teams hervorragende Leistungen erbringen können.

Ein PMO für mehr Geschäftsleistung

Ausführung mit maximaler Effektivität

Ein Projektmanagementbüro hat die Aufgabe sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft, dass die Projekte innerhalb der Frist, des Budgets und des Umfangs bleiben. Dies beinhaltet Anpassungen und Kurskorrekturen, wann immer diese erforderlich sind, um sich an unvorhergesehene Umstände anzupassen.

Ein Projektmanagementbüro ist insbesondere bemüht, die Geschwindigkeit der Ausführung und Lieferung zu verbessern. Die Dienstleistungen oder Produkte, die Ihr Unternehmen entwickelt, schaffen nur dann Wert, wenn sie den Markt, die Kunden oder Endbenutzer erreichen, für die sie bestimmt waren. Dabei ist der Zeitfaktor im Geschäftsleben zunehmend von entscheidender Bedeutung. Da sich alles beschleunigt, erwarten die Verbraucher ständig neuere, bessere, intelligentere und modernere Produkte. Und dafür wollen sie nicht 6 Monate warten – Sie wollen alles sofort. Die Bemühungen des PMO, den Ausführungsprozess einfacher und klarer zu gestalten, können die Arbeit dramatisch beschleunigen, während die Institutionalisierung von Erfolgsmetriken, die auf Geschwindigkeit ausgerichtet sind, zur Schaffung einer Kultur der Schnelligkeit beiträgt.

PMOs überwachen gleichermaßen den Arbeitsfortschritt während des gesamten Projektlebenszyklus und ergreifen Maßnahmen, um die Qualität der Ergebnisse zu verbessern. Zum Beispiel werden Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um das Fehlerrisiko zu minimieren und sicherzustellen, dass jedes Projekt und jedes Ergebnis alle Anforderungen erfüllt.

In der Regel automatisiert ein Projektmanagementbüro administrative Aufgaben durch die Implementierung professioneller Software-Tools für das Projektportfolio-Management. Dies beschleunigt sowohl die Arbeit als auch die Lieferung und erhöht die Konsistenz und Qualität. PPM- und PMO-Tools bieten auch Projektvorlagen, mit denen die Organisation die in früheren Projekten geleistete Arbeit wiederverwenden kann, was den Teams weitere Zeit und Energie spart.

Solide Planung

Die Qualität der Projektdurchführung und -abwicklung hängt in hohem Maße davon ab, wie solide die Vorplanung erfolgt. Wurden die Projektanforderungen richtig eingeschätzt? Wurden die richtigen Mittel und Ressourcen bereitgestellt, um die Initiative abzuschließen? Wurde eine fundierte Risikoanalyse durchgeführt? Ist das zugewiesene Budget realistisch? Gefährden Abhängigkeiten oder Konflikte die Fähigkeit des Projekts, planmäßig zu verlaufen? Kann man aus den Erfahrungen vergangener Projekte lernen, um abzuschätzen, wie sich dieses Projekt entwickeln könnte?

Dies sind einige der Punkte, bei denen ein Projektmanagementbüro helfen kann, sie zu adressieren und zu optimieren. Die Unterstützung durch geeignete Tools ermöglicht Ihrem PMO eine perfekte Übersicht aller Parameter, die sich auf die Projektlaufzeit auswirken können, und die Erkennung schwacher Signale, um Probleme vorherzusehen, bevor sie entstehen.

Ein PMO für eine verbesserte Effizienz der Organisation

Effiziente Ressourcennutzung

Die meisten Organisationen stehen vor der Notwendigkeit, mit weniger mehr zu erreichen. Dies beinhaltet die Zuweisung der verfügbaren Ressourcen auf eine Weise, die die Wertschöpfung für das Unternehmen maximiert. Es geht darum sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen mit maximaler Kapazität genutzt werden. Ungenutztes oder müßiges Personal bedeutet nichts anderes als eine Geldverschwendung. Darüber hinaus kann eine Unterauslastung dazu führen, dass wertvolle Ressourcen ein Gefühl der Entmutigung verspüren und ihr Engagement verringern. Andererseits kann eine Überlastung kritischer Ressourcen die Produktivität beeinträchtigen und gefährdet auch die Mitarbeiterbindung. Mit einem klaren Verständnis von allem, was mit Projekten zu tun hat, ist ein PMO in der Lage, Arbeitsanforderungen und Ressourcenkapazitäten auszugleichen, um das Optimum zu finden.

Bei der effizienten Ressourcennutzung geht es weiterhin darum, die wertvollsten Fähigkeiten für die vielversprechendsten Projekte einzusetzen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Top-Developer oder Business Analysten an den wichtigsten Initiativen arbeiten, die Ihr Unternehmen weiter differenzieren und strategische Vorteile gewinnen können. Ihr Projektmanagementbüro tut auch das: Durch die Pflege einer Datenbank werden alle ressourcenbezogenen Informationen, einschließlich Details zu ihren Rollen und Fähigkeiten, kann es die Zuweisung wichtiger Ressourcen mit größerer Granularität unterstützen.

PMOs steigern die effiziente Ressourcennutzung, indem sie die Arbeit von Teams erleichtern und den Projektgemeinschaften Unterstützung, Ideen und Anleitungen bieten. Die vom PMO implementierten Management-Tools sind von unschätzbarem Wert, um die Produktivität des Teams zu steigern. Schließlich verbessert Ihr Projektmanagementbüro die Effektivität der Gruppenarbeit, indem es dafür sorgt, dass eine positive Teamdynamik eine gute Zusammenarbeit ermöglicht.

Kosteneffizienz und Rentabilität

Das Konzept der Effektivität wird häufig mit quantitativen und finanziellen Leistungskennzahlen gleichgesetzt. Dies ist zwar nicht alles, aber Finanz- und Budgetangelegenheiten sind in der Tat wichtige Aspekte der organisatorischen Effektivität.

Projektmanagementbüros können äußerst nützlich sein, um Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung voranzutreiben. Da sie die Arbeitsproduktivität steigern und sicherstellen, dass alle Ressourcen effizient genutzt werden, können sie die projektbezogene finanzielle Verschwendung erheblich reduzieren. Da sie bei der Projektplanung eine eingehende Risiko- und Anforderungsanalyse durchführen, begrenzen sie die Wahrscheinlichkeit, dass unerwartete Ereignisse das Vorhaben zum Scheitern bringen und zusätzliche Kosten verursachen.

Doch das sind nicht die einzigen Vorteile. Da PMOs die Projektzykluszeiten verkürzen, beschleunigen sie auch die Amortisation, was sich positiv auf eine ganze Reihe von Finanzkennzahlen auswirkt. Da sie die Verlässlichkeit der Budgetplanung erhöhen, erleichtern sie es dem Unternehmen, seine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen und die Nachhaltigkeit seiner Portfolios zu bewerten. Kurz gesagt, wenn es um Geld geht, stellt ein PMO keine Kostenstelle dar, sondern ein Wertschöpfungszentrum.

Dateneffizienz

Oft heißt es, dass „Daten das neue Öl sind“. Die Fähigkeit, Datenintelligenz zu nutzen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, ist für Unternehmen zunehmend ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal. Leider sitzen viele Unternehmen immer noch auf Bergen von unschätzbaren, aber ungenutzten Daten. PMOs haben bevorzugten Zugriff auf alle Arten von projekt- und ressourcenbezogenen Informationen. Sie erleichtern die Verwaltung und Verwendung solcher Daten, machen diese allen betroffenen Stakeholdern leicht zugänglich und entwickeln Metriken und Analysen, um die Daten zum Leben zu erwecken.

Durch die Nutzung der Daten kann das Projektmanagementbüro auch die Effektivität und Relevanz von Prozessen sowie die Leistung von Teams und Systemen verstehen. Die Fähigkeit zu messen und zu analysieren hilft dabei, Leistungstrends zu identifizieren und herauszufinden, was das Unternehmen gut macht und wo es sich verbessern könnte. Denn, wie Gartner es formuliert: „Ein effektives PMO überprüft kontinuierlich seine Prozesse und Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechen.“

In einer sich schnell verändernden Welt erfordert organisatorische Effektivität organisatorische Beweglichkeit

Organisatorisches Lernen & Verbesserung

Unser Geschäftsumfeld befindet sich in ständigem Wandel. Ein PMO ermöglicht es Ihren Mitarbeitern und Ihrer Organisation, sich kontinuierlich zu verbessern, um sich an die sich ändernde Dynamik anzupassen. Projektmanagementbüros fördern und erleichtern das institutionelle Lernen, indem sie Ressourcen- und Wissensdatenbanken zusammenstellen, in denen bewährte Verfahren, nützliche Informationen und Modelle zusammengefasst werden, um das Personal des Unternehmens zu inspirieren und zu stärken. PMOs schlagen außerdem proaktiv verschiedene Schulungs- und Sensibilisierungsaktivitäten vor, um die Projektkultur und -kompetenz im gesamten Unternehmen zu verbreiten. Sie sorgen dafür, dass die Fähigkeiten aller Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben, damit die Teams ihr Bestes geben können.

Organisatorische Anpassung

Die Organisationen, die in einer Welt von Umbrüchen gedeihen, haben alle ein gemeinsames Merkmal: Sie sind agil und anpassungsfähig, sie zeigen eine enorme Fähigkeit auf, sich schnell zu verändern und angesichts unvorhergesehener Herausforderungen ihren Kurs anzupassen. Sie wissen, wie sie sich schnell auf Faktoren wie sich ändernde Kundenbedürfnisse oder neue Markttrends einstellen können. Sie sind in der Lage, Hindernisse zu überwinden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen auf dem richtigen Weg bleibt, um kritische Ergebnisse zu erzielen.

Da Ihr PMO der Knotenpunkt für Projekte und Initiativen ist, verfügt es über diese wichtige Fähigkeit, die entsprechenden Änderungen im Lichte der Entwicklung des Geschäftsumfelds voranzutreiben. Die Fülle an Daten und Analysen ermöglicht es dem Projektmanagementbüro, neue Chancen und aufkommende Risiken in der Geschäftslandschaft zu erkennen und entsprechend zu reagieren. Es wird schnelle Entscheidungen treffen oder erleichtern, um das Unternehmen bei der Anpassung zu unterstützen und diese Entscheidungen im gesamten Unternehmen zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie richtig umgesetzt werden. So kann die Organisation nachhaltige Effektivität und langfristigen Geschäftswert erzielen.

 

Wichtige Schlussfolgerungen

  • Mit seiner funktionsübergreifenden Rolle ist das PMO in der besten Lage, um die organisatorische Effektivität zu unterstützen und zu verbessern.
  • Ein Projektmanagementbüro kann die organisatorische Ausrichtung, Leistung, Effizienz und Agilität verbessern, was zu einer kurz- und langfristigen organisatorischen Effektivität führt.

 

Empfohlene Lektüre

Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.